Circular Externa 100-000004 de 2010

CIRCULAR EXTERNA 100-000004 DE 2010 (Noviembre 4) Señores REPRESENTANTES LEGALES REVISORES FISCALES CONTADORES PÚBLICOS **Sociedades Comerciales, Sucursales de Sociedades Extranjeras y Empresas Unipersonales.

Referencia: Solicitud de información financiera y de prácticas empresariales (gobierno corporativo y responsabilidad social empresarial) año 2010. De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995, artículo 2° del Decreto 1080 de junio 19 de 1996, en el Decreto 4350 del 4 de diciembre de 2006 y en el Decreto 2300 del 25 de junio del 2008, corresponde a la Superintendencia de Sociedades ejercer la inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en los términos establecidos en las mencionadas disposiciones, estando facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable y administrativa en la forma y términos que considere procedentes, por lo cual a través de este acto administrativo se señalarán, entre otros aspectos, las fechas para el envío de la información financiera correspondiente al ejercicio de 2010. Los estados financieros requeridos, al igual que en años anteriores, nos permiten entregar información oportuna y validada tanto al sistema empresarial como al gobierno y a sus agentes de interés, respetando la reserva que ordena la ley, a través del Sistema de Información y Riesgo Empresarial (Sirem), que ha puesto en funcionamiento la Superintendencia de Sociedades, para suministrar información con valor agregado y capacidad de proceso, la cual puede ser consultada de manera gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través de nuestro Portal Web. La información contenida en el informe 31 prácticas empresariales, nos permite efectuar un diagnóstico del estado actual de las prácticas relacionadas con el gobierno corporativo y la responsabilidad social, establecer la forma en que son gobernadas las empresas colombianas y establecer el número de empresas familiares, esto con el fin de entregar a los empresarios herramientas que les permitan aumentar su sostenibilidad mediante la cultura del desarrollo sostenible y competitivo con la adopción de prácticas de Responsabilidad Social, Buen Gobierno Corporativo y Protocolos de Familia. 1. OBLIGATORIEDAD PARA EL DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA La información financiera debe ser enviada por las sociedades comerciales vigiladas y/o controladas, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales vigiladas y/o controladas por esta Superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial. Así mismo, están obligadas a remitir la información requerida las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo. En este último evento, quedarán exceptuadas de presentar la información del asunto, las sociedades, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras que actualmente adelanten procedimiento de liquidación voluntaria, quienes en tal circunstancia quedan obligadas e suministrar el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva cámara de comercio en donde conste la inscripción del trámite de liquidación voluntaria, documento que deberá presentarse a más tardar dentro de los mismos plazos estipulados en el numeral cuarto (4°) de esta circular. 2. DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LAS PRÁCTICAS EMPRESARIALES El informe de prácticas empresariales es una herramienta que facilita al empresario familiarizarse con las adecuadas prácticas que debe adelantar para identificar y poder administrar los riesgos societarios, uno de ellos el de conflictos entre socios. Dicho informe debe ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales vigiladas o controladas por esta Superintendencia, aun cuando estén en concordato, en acuerdo de reestructuración o de reorganización empresarial. Así mismo, deben remitir el informe de prácticas empresariales las sociedades comerciales y empresas unipersonales a quienes de manera particular, y en ejercicio de la atribución de inspección contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, les es remitido el requerimiento respectivo. La responsabilidad del contenido y del diligenciamiento del Informe de Prácticas Empresariales (Informe número 31 en el aplicativo Storm), y de la veracidad de la información, recae en los administradores de las sociedades requeridas, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada, teniendo en cuenta los deberes establecidos en el artículo 23 de la Ley 222 y la responsabilidad establecida en los artículos 24 y 43 de la Ley 222 de 1995 Nota: El informe 31 Prácticas Empresariales NO debe ser remitido por sucursales de sociedades extranjeras NI por sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, voluntaria o judicial. 3. REGISTRO Y ACCESO A LOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES La Superintendencia de Sociedades en su portal www.supersociedades.gov.co tiene disponible la sección Servicios Electrónicos, para el registro de sociedades nuevas, la creación de la contraseña y descarga del certificado digital para los representantes legales, contadores y/o revisores fiscales de las sociedades Vigiladas y/o Controladas. Para las sociedades ya registradas en la misma sección podrán recuperar contraseña, cambiar correo electrónico registrado y descargar el certificado digital si así lo requiere. La sección de Informes Electrónicos permite a las sociedades registradas enviar, consultar y descargar los archivos de información financiera requerida por la Superintendencia de Sociedades. | SECCIÓN ** ---