Circular 002 de 2010

CIRCULAR 002 DE 2010 (Septiembre 6) | Para: | PRESIDENTE DEL CONCEJO DISTRITAL, SECRETARIOS y SECRETARIAS DE DESPACHO, DIRECTORES Y DIRECTORAS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS, GERENTES Y GERENTAS, DIRECTORES y DIRECTORAS, DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS; UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES. EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES; EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO; EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO; SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA; RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, VEEDURÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DE BOGOTÁ Y ALCALDES LOCALES. ---|--- De: | DIRECTOR ARCHIVO DE BOGOTÁ. Asunto: | "CUMPLIMIENTO DE LA LEY 594 DE 2004, ORGANIZACIÓN, E IMPLEMENTACIÓN DE ARCHIVOS Y FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS".

De acuerdo con lo establecido en el artículo 241 de la Ley 594 de 2000, el artículo 21 del Decreto Distrital 514 de 2006 y el artículo 1 del Decreto Distrilal 545 de 2009, es obligatorio para las entidades del orden distrital, la adecuada gestión de sus archivos y eliminación de sus fondos documentales Acumulados.

En tal sentido, durante los últimos dos años, la Dirección _Archivo_ de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., ha realizado el acompañamiento a las entidades, producto del cual se han recibido transferencias documentales para salvaguardar e incrementar el patrimonio documental de la ciudad.

Igualmente, siendo la instancia rectora del Sistema Distrital de Archivos, es pertinente recordar el plazo establecido por el señor Alcalde Mayor en el Decreto Distrital 545 de 2009, para que al final de la vigencia 2010, estén efectivamente organizados los archivos de las Entidades del Distrito Capital.

Reiteramos, que de acuerdo con lo establecido en las disposiciones legales y reglamentarias sobre la materia, es indispensable aprobar las tablas de retención documental, e implementar el Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos -SIGA -, que permita planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para una adecuada Gestión Documental.

Así mismo, dado que en la tercera semana del mes de octubre, será convocado el Consejo Distrital de Archivos, instancia encargada de orientar la función archivística en el Distrito y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá, se precisa la remisión de las tablas de retención documental que produzca cada entidad y apruebe el respectivo Comité Interno, para la revisión previa que debe realizar esta Dirección. Dicha información debe ser remitida a más tardar el próximo 30 de septiembre.

Recalcamos la importancia de la aplicación de los Decretos ya mencionados, así como de la Circular 035 de 2010 y el oficio de alcance, que sobre la materia emitió la Procuraduría General de la Nación.

Cordialmente, FRANCISCO JAVIER OSUNA CURREA Director Archivo de Bogotá Anexo: seis (6 folios)

Proyecto: María Paola Suárez y Margoth Guerrero Revisó: María Paola Suárez Aprobó: Francisco Javier Osuna Correa ** NOTAS DE PIE DE PAGINA:

** 1 "Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental"