Circular 109 de 2011

CIRCULAR 109 DE 2011 (Diciembre 05) | Para: | Secretarios/as de Despacho, Directores/as de Departamentos Administrativos de Unidades Administrativas Especiales, con y sin Personería Jurídica; Gerentes/as, Presidentes/as y Directores/as de Establecimientos Públicos, de Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios incluidas las Oficiales y Mixtas; de Empresas Sociales del Estado, de Sociedades de Economía Mixta, de Empresas Industriales y Comerciales, Sociedades Públicas; Rector/a de Ente Universitario Autónomo, Alcaldes/as Locales y Responsables de servicio al Ciudadano o Atención al Usuario. ---|--- De: | Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. Asunto: | Instrucciones para la adecuada operatividad del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones.

Como es de su conocimiento, el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones es una herramienta gerencial y de control que permite conocer las inquietudes de la ciudadanía con respecto a los servicios prestados por las diferentes entidades y organismos distritales.

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá ha destinado recursos tendientes a fortalecer el aplicativo SDQS, a fin que a través del mismo se gestionen las solicitudes ciudadanas desde su recepción hasta la emisión y publicación de la respectiva respuesta.

Asimismo, desde la creación del mencionado sistema se cuenta con el módulo "ampliación" el cual permite que la respectiva entidad u organismo distrital solicite al ciudadano requirente datos adicionales a los allegados en la petición (solicitud de información, queja, reclamo y sugerencia), en el evento que la información por él suministrada no sea suficiente para atenderla.

Por lo anterior, y dado que en reiteradas oportunidades se han evidenciado falencias en la adecuada operatividad del sistema por parte de los responsables de su manejo, se solicita atender las instrucciones que a continuación se describen: a. Realizar el registro del requerimiento ciudadano en el aplicativo SDQS dentro del término establecido en la parametrización de cada entidad. b. Realizar el traslado de las solicitudes ciudadanas que no se encuentren enmarcadas en las competencias legales y funcionales de la entidad. de conformidad con el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, el cual puede efectuarse por medio escrito y a través del aplicativo antes referido, informando sobre este trámite al ciudadano interesado. c. Realizar cierres definitivos en el Sistema únicamente cuando se registre una respuesta de fondo a las solicitudes. Por ello, no procederá dicho cierre en los casos que para atender la petición ciudadana se requiera complementar la información suministrada, a través del módulo ampliación. d. Abstenerse de remitir a esta Secretaría copias de las respuestas a los requerimientos ciudadanos, toda vez que éstas deben ser publicadas en el aplicativo SDQS por la entidad que generó la respectiva respuesta al requerimiento ciudadano. e. En el caso que las respuestas enviadas con copia a esta Secretaría no se hayan registrado en el SDQS, se solicita efectuar la publicación en el citado Sistema con miras a que las mismas puedan ser visualizadas por el ciudadano requirente.

Cordialmente, YURI CHILLÁN REYES Secretario General C.C. N.A Anexos: N.A Proyectó: Maritza ortega _I_ Vladimir Serna Revisó: Mónica Arévalo Rey _I_ Amparo León Salcedo Aprobó: Héctor Díaz Moreno / Juan Carlos Molano Kishel