Resolución 275 de 2013

** RESOLUCIÓN 275 DE 2013 (Diciembre 24) POR LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE POLITICAS CONTABLES PARA EL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ LA GERENTE DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTÁ, D. C., En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el artículo segundo del Acuerdo No. 28 de 1992; y, el Acuerdo 03 de 2007 de la Junta Directiva del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., y,

CONSIDERANDO:

Que el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., es un establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente, adscrito a la Secretaría Distrital de Gobierno.

Que el objeto del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, D. C., es la adquisición de bienes y servicios que las autoridades competentes requieran para garantizar la seguridad y la protección de todos los habitantes del Distrito Capital.

Que mediante la Resolución [119](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=20746#0) de 2006 expedida por la Contaduría General de la Nación, se adoptó el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, como el mecanismo idóneo para garantizar la razonabilidad de las cifras depuradas y a través de la Resolución [357](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=32142#0) del 23 de julio de 2008 del mismo organismo antes citado, se adoptaron procedimientos de control interno contable para reflejar la realidad económica, financiera, social y ambiental y adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en informes, reportes contables de tal forma que cumpla con las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de la Contabilidad Pública.

Que en el numeral 3.2 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, contenido en la Resolución 357 del23 (sic) de julio de 2008, se establece: "Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones Deben documentarse las políticas y demás prácticas contables que se han implementado en el ente público y que están en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible. De conformidad con el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, las políticas y prácticas contables se refieren a la aplicación del Régimen de Contabilidad Publica en cuanto a sus principios, normas técnicas y procedimientos, así como los métodos de carácter específico adoptados por la entidad contable pública para el reconocimiento de las transacciones, hechos y operaciones, y para preparar y presentar sus estados contables básicos. Entre otras, con prácticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparación de información definitiva, métodos de depreciación aplicados, vidas útiles aplicables, periodos de amortización, métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, períodos de actualización de valores, forma de conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la contaduría General de la Nación –CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a la Contaduría General de la Nación. También deben elaborarse manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes públicos, así como la correspondiente asignación de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propósito de informar adecuadamente a sus usuarios directos. En ningún caso las políticas internas y demás prácticas contables de las entidades públicas estarán en contravía de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública" Las políticas internas y demás prácticas contables de las entidades públicas, como métodos de provisión, porcentajes de provisión, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicación o exhibición de información contable, periodos de actualización de valores, forma de conservar los libros y demás soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentación de información contable a la contaduría General de la Nación –CGN, criterios de identificación, clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración y análisis e interpretación de los estados contables y demás informes, así como la respuesta a las consultas formuladas a la Contaduría General de la Nación; todo lo anterior tal como lo establece la Resolución No.357 de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación. En virtud de lo establecido en el numeral 3.2 de la resolución antes mencionada, al referirse se busca que se condensen en un documento todas las políticas y prácticas contables que ha implementado el ente público en procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible. Por lo que se requiere de un documento que compile y defina las políticas que en materia contable deban aplicarse y tenerse en cuenta en el desarrollo del proceso contable del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Que la política contable tiene como elemento esencial la adopción de criterios homogéneos orientados al establecimiento y desarrollo de procedimientos dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información contable que le permitan al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, generar información y reportes confiables y oportunos que puedan ser utilizados como herramienta en la toma de decisiones. En mérito de lo expuesto, **

RESUELVE:

Artículo primero.

Adóptese en el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, a partir de la fecha de publicación de este documento el Manual de Políticas Contables que hace parte integral de la presente resolución en (36) folios, atendiendo la recomendación de los miembros del Comité de Sostenibilidad Contable conforme a lo consignado en el acta de la reunión No. 04 de 2013, la cual hace parte integral de la presente, el cual será de obligatorio cumplimiento para todos los funcionarios y personas de contrato de prestación de servicios personales que deban reportar información al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Artículo segundo.

Corresponde a la Oficina Asesora de Planeación la divulgación a través de la página WEB de la Entidad del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá.

Artículo tercero.

Corresponde a La Oficina Asesora de Control Interno hacer el seguimiento al cumplimiento del Manual de Políticas Contables por parte de todas las dependencias del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá que deban reportar información a la Subgerencia Administrativa y Financiera y a los órganos de control.

Artículo cuarto.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE. Se expide en Bogotá, D. C., a los 24 días del mes de diciembre del año 2013. NELLY MOGOLLÓN MONTAÑEZ Gerente ACTA No. 004 DE 2013 - REUNION ORDINARIA- COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE PUBLICO DEL FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOTA D.C. El día 11 de Diciembre de 2013, siendo las 2:30 P.M. se da inicio a la Cuarta reunión de carácter ordinario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. CITACION De acuerdo a citación efectuada por el Secretario Técnico del Comité mediante correo electrónico el día 06 de Diciembre de 2013. ASISTENTES CONVOCADOS Se cuenta con la asistencia de los siguientes miembros e invitados: Miembros • Doctora Maria Margarita Arbeláez Villegas – Subgerente Administrativa y Financiera – Presidente del Comité. • Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa – Profesional Especializado Contador del FVS -Secretario Técnico. • Doctora Rusby Elena Sánchez – Profesional Universitario Almacenista. • Doctora Angélica Maria Ardila Felacio. – Profesional Universitaria responsable de Inventarios. • Doctora Sandra Boada - Profesional Especializado Tesorera. • Doctor Jaime Rojas Córdoba – Profesional Especializado responsable de Presupuesto. Invitados • Doctor Jorge Posada Lara– Subgerente Técnico. • Doctor Omar Barón Avendaño–Jefe Oficina Asesora Jurídica. • Doctora Fraccidia Herrera – Profesional Universitaria Contabilidad. • Doctora Maria Sarmiento Jaramillo – Contratista Oficina Asesora de Control Interno. ORDEN DEL DIA El orden del día es el siguiente: 1- Verificación del quórum. 2- Lectura del acta anterior (acta reunión de carácter ordinaria No.3 de 2013 realizada el 25 de Septiembre/2013). 3-Aprobación del proyecto del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. 4-.Analisis, revisión y aprobación de la ficha de sostenibilidad del sistema contable Publico del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá No. 004 del año 2013, sobre el (Rubro Contable 142402- Recursos entregados en administración del Convenio Interadministrativo No. 888/2005 firmado entre el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y el Fondo Rotatorio de la Policía (FORPO), solicitando concepto jurídico sobre el saneamiento de esta partida y liquidación de dicho Convenio. 5-Seguimiento partidas pendientes de depuración a través de Sostenibilidad Contable, de acuerdo a la siguiente información: • Situación jurídica sobre la Motocicleta Yamaha XT-350, del Vehículo FIAT MIRAFIORI Placas AO-2897, de los Bienes y Derechos en Investigación Administrativa de Industrias Metálicas Bolívar S.A. y la conciliación prejudicial de la Procuraduría 56 Judicial II Administrativa, según acta de Conciliación Extrajudicial No.046-2010 suscrita entre LIBERTY SEGUROS S.A y el F.V.S del 29 de Enero de 2010. 6-Proposiciones y varios. 1.-Verificación de quórum: El Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa, Profesional Especializado, Contador General del FVS y Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., realiza la verificación del quórum al Primer Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. de carácter ordinario de la vigencia 2013, manifestando que están presentes todos los Miembros excepto el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Doctor Omar Barón Avendaño, quien delegó al Funcionario José Alirio Barreto Ovalle, la Doctora Maria Sarmiento Jaramillo – Contratista Oficina Asesora de Control Interno y la Doctora Sandra Boada - Profesional Especializado Tesorera, motivo por el cual el Quórum De liberatorio quedo conformado así: Quórum De liberatorio • Doctora Maria Margarita Arbeláez Villegas – Subgerente Administrativa y Financiera – Presidente del Comité. • Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa – Profesional Especializado Contador del FVS -Secretario Técnico. • Doctor Jaime Rojas Córdoba – Profesional Especializado responsable de Presupuesto. • Doctora Angélica Maria Ardila Felacio. – Profesional Universitaria responsable de Inventarios. • Doctora Rusby Elena Sánchez Profesional Universitario Almacenista. • Doctor Jorge Posada Lara– Subgerente Técnico. • Doctora Fraccidia Herrera – Profesional Universitaria Contabilidad. • Doctor José Barreto - Profesional Especializado Oficina Asesora Jurídica. Quórum Decisorio Se verificó la asistencia de los Miembros con voz y voto de este quórum: • Doctora Maria Margarita Arbeláez Villegas – Subgerente Administrativa y Financiera. • Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa – Profesional Especializado Contador del FVS -Secretario Técnico. • Doctora Ruby Elena Sánchez – Almacenista. • Doctora Angélica Maria Ardila Felacio. – Profesional Universitaria responsable de Inventarios encargado de Inventarios. • Doctor Jaime Rojas Córdoba – Profesional Especializado responsable de Presupuesto. 2.- Lectura del acta anterior ((acta reunión de carácter ordinaria No.3 de 2013 realizada el 25 de Septiembre/2013) El Doctor Fredy Alexander Mancera Tolosa, Profesional Especializado, Contador General del FVS y Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C., informa a los asistentes que el acta No. 003 de 2013 (reunión de carácter ordinario) realizada el 25 de Septiembre de 2013, se encuentra debidamente suscrita por los Miembros e Invitados a la misma; y reposa en el archivo del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable Público del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D.C. 3- Aprobación del proyecto del Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. El Comité Técnico de Sostenibilidad contable aprueba por unanimidad adoptar el Manual de Políticas Contables del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, el cual hace parte integral de la presente acta a (36) folios y recomienda a la Representante Legal del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, para que emita un Acto Administrativo para su adopción y su obligatorio cumplimiento por todas las áreas de la Entidad. Por recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad contable, este manual es dinámico y debe ser actualizado en forma permanente de acuerdo al avance en los planes de acción en cada procedimiento de las áreas del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. 4-.Analisis, revisión y aprobación de la ficha de sostenibilidad del sistema contable Publico del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá No. 004 del año 2013, sobre el (Rubro Contable 142402- Recursos entregados en administración del Convenio Interadministrativo No. 888/2005 firmado entre el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá y el Fondo Rotatorio de la Policía (FORPO), solicitando concepto jurídico sobre el saneamiento de esta partida y liquidación de dicho Convenio. Mediante memorando con radicado 2013IE8575 del 25/10/2013 enviado por el Dr. José Luis Moreno Lozano (Jefe Oficina Asesora Jurídica de la época) a la Dra. Maria Nohemí Perdomo Ramírez (Subgerente Administrativa y Financiera de la época), de acuerdo con la solicitud formulada dentro del Comité de Sostenibilidad Contable Público del FVS, expedido en acta No 3 de 2013 con referencia al saneamiento de la partida y liquidación del convenio interadministrativo No 888 de 2005 suscrito entre el FVS y FORPO, para poder conseguir la devolución del saldo por reintegrar a favor del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá, me permito manifestarle respetuosamente los siguientes aspectos: 1º Dentro del convenio No 888 de 2005, fue suscrito por el FVS el 1 de Julio de 2005 con la Dirección General del Fondo Rotatorio de la Policía Nacional, cuyo objeto era que "Por medio del presente contrato interadministrativo el Fondo Rotatorio de la Policía Nacional se obliga para con el Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá D. C., a realizar los trámites necesarios para adquirir los bienes con las especificaciones técnicas, cantidad, calidad y modalidad de contratación, descritos en el anexo del contrato equipo y repuestos aeronáuticos, que forman parte integral del mismo, y entregarlos a la Policía Nacional a cancelar la suma de ciento setenta y cuatro millones setenta y cinco mil pesos ($174.075.000) M/cte. y a entregar la información necesaria para adelantar los trámites de importación, nacionalización y demás que se requieran para la adquisición y entrega de equipos", con un plazo de tres meses contados a partir de la suscripción de la correspondiente acta de inicio, que tuvo lugar el 31 de Agosto de 2005, el cual fue prorrogado en varias ocasiones, con una duración final de 16 meses, terminado el mismo el 30 de Noviembre de 2006. 2º Terminado el convenio pactado que suscribió el FVS, deviene el procedimiento de liquidación final-definitiva, con la participación de las partes, en donde éstas, examinan el estado económico de dicha relación (pagos pendientes, reconocimientos, ajustes, revisiones, actualizaciones y acuerdos anteriores, etc.) respecto de las obligaciones y derechos recíprocos a que hubiere lugar, siguiendo lo preceptuado en los artículos [60](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#60 ) y [61](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#61 ) de la Ley 80 de 1993, artículo [32](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#32 ) de la Ley 1150 de 2007 y artículo 217 del Decreto 0019 de 2012. A la diligencia de liquidación de los convenios deben concurrir las partes contratantes o por conducto de sus representantes y los interventores (en los contratos donde se hayan desempeñado) o el servidor público, con la finalidad primordial de verificar y hacer constar la forma como fueron ejecutadas las obligaciones por las partes. Dentro del desarrollo normativo se estableció en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, que disponía para la liquidación de los contratos y los convenios administrativos por estar en el mismo rango regulado por la contratación administrativa, se regula que " de común acuerdo por las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o, en su defecto, a más tardar antes del vencimiento de los cuatro (4) meses siguientes a su finalización del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordena la terminación, o la fecha del acuerdo que lo disponga". La jurisprudencia de lo contencioso administrativo, fijó la posición jurídica, que los contratos (incluido los convenios interadministrativos) a liquidarse de conformidad con el artículo [60](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304#60 ) de la Ley 80 de 1993, se podían estos liquidar dentro de los 2 años siguientes a la terminación del plazo y obligaciones contractuales, situación que surgió en consonancia a los términos en que se podía acudir ante la jurisdicción contenciosa cuando surgieran divergencias entre las partes. Con los cambios fijados por el artículo [11](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#11 ) de la Ley 1150 de 2007, modificó el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, indicando que, "Del plazo de liquidación de los contratos: La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 C. C. A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C.C.A. Con la situación actual existente dentro del interior del FVS con el convenio, que no ha sido liquidado, surge las presentes situaciones: a) El convenio que no se encuentra liquidado, por lo tanto la administración perdió la competencia legal para liquidarlos, ante el hecho que el plazo de terminación del mismo ocurrió el 30 de Noviembre de 2006. b) En este caso, ninguna de las partes podría exigir su liquidación ni tendría facultades legales para ejercer dicho requerimiento. c) Por lo tanto, el saldo que se debe reintegrar a favor del FVS por parte de FORPO por la ejecución del Convenio interadministrativo No 888 de 2005, no se puede hacer, sea por la liquidación del convenio de común acuerdo entre las partes o a través de una conciliación prejudicial, porque se perdieron las facultades legales para actuar. d) Desde el punto de vista contable, deben efectuarse los ajustes respectivos por la imposibilidad jurídica de tramitar dicho reintegro de saldo del convenio interadministrativo No 888-2005 a favor del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. De acuerdo a lo anterior el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable realiza la recomendación a la Representante Legal para que emita un Acto Administrativo de depuración contable de dichas partidas así: | ** CODIGO ---