Resolución 375 de 2013

RESOLUCIÓN 375 DE 2013 (Agosto 30) “Por la cual se modifican las Resoluciones: 078 del 31 de Julio de 2000, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”. EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”, en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 278 de Julio de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo 4 de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo 1º de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo 002 de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que la Oficina Asesora de Planeación solicitó con los memorandos internos 931, 932, 933, 934, 935, 936, 937, 938, 1070. 4100, 4101, 4102, 4103, 4104, 4105, 4107 del año 2012 la actualización de los Documentos Oficiales del Sistema Integrado de Gestión ajustándolos al nuevo Mapa de Procesos, a las nuevas responsabilidades funcionales y a la nueva planta de personal.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la entidad, con el objeto de ajustarlo a las nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo de la entidad y del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la entidad y a los actores que intervienen en la Operación.

Que en mérito de lo expuesto, [Ver Resolución Transmilenio S.A. 62 de 2015](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61017#0), [Ver Resolución Transmilenio 63 de 2015](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61018#0), [Ver Resolución Transmilenio 206 de 2013](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53666#0).

RESUELVE:

Artículo primero.

Modificar la resolución 078 del 31 de Julio de 2000 en lo que corresponde a: I. La incorporación de los siguientes Procedimientos: | Código | Versión | Nombre ---|---|--- P-SE-008 | 0 | Pago a Terceros

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás procedimientos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los treinta (30) días del mes de agosto de dos mil trece (2013).

SERGIO PARÍS MENDOZA

Jefe Oficina Asesora de Planeación (E.)

| TÍTULO PAGO A TERCEROS | ---|---|--- Código P.SE - 008 | Vesrión 0 | Fecha Agosto 30 de 2013 TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO A TERCEROS

8. TABLA DE FORMATOS

9. ANEXOS

1. OBJETO

Efectuar de manera ágil y oportuna el pago de las obligaciones a cargo de TRANSMILENIO S.A., atendiendo a las normas legales vigentes

2. ALCANCE

Este documento es para conocimiento y aplicación del Subgerente Económico, Tesorero General, Profesionales y Técnico de Tesorería, y para conocimiento de los demás funcionarios asociados a los diferentes Procesos de TRANSMILENIO S.A.

La revisión y/o actualización de este procedimiento deberá realizarse al menos una vez al año

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración de este documento es el Tesorero General y por su estricto cumplimiento, implementación y mantenimiento velará el Subgerente Económico.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

El presente documento considera el siguiente marco normativo y conceptual:

Ley 489 de 1998 “Estatuto básico de la administración pública”

Ley 734 de 2002 “Código disciplinario único”

Ley 819 de 2003 “Responsabilidad y transparencia fiscal”

Ley 828 de 2003 “Normas para el control a la evasión del sistema de seguridad social Ley 1150 de 2007 “Estatuto general de contratación pública” y decretos reglamentarios Ley 1474 de 2011 “Estatuto anticorrupción”

Decreto 1537 de 2001 “Sistema de control interno”

Decreto 1421 de 1993 “Régimen especial para el distrito capital”

Decreto 2150 de 1995 “Supresión de procedimientos o trámites”

Decreto 195 de 2005 “Proceso presupuestal empresas distritales”

Decreto 1703 de 2002 “Medidas para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el sistema de general de seguridad social en salud”

Resolución 660 de 2011 “Manual de programación, ejecución y cierre presupuestal del Distrito Capital

5. DEFINICIONES

GIRO PRESUPUESTAL: Registro final del proceso presupuestal de gastos que se realiza para cancelar los valores o sumas pactadas una vez se reciban a satisfacción los bienes o servicios contratados. Aquí se genera la cuenta por pagar al proveedor u orden de pago.

El giro presupuestal es la autorización dada por el ordenador de gasto o en quien esté delegada esta función, al responsable de presupuesto y al tesorero para que mediante la elaboración del acto administrativo, correspondiente (orden de pago, relación de autorización, entre otros), se relacen los correspondientes pagos de las obligaciones adquiridas conforme a la normatividad vigente.

El responsable de presupuesto verificará previamente que el CRP corresponda al compromiso para el cual fue expedido y que exista saldo suficiente que permita cubrir el giro. (Resolución 00660 De 2011 – Secretaria de Hacienda Distrital).

PAGO: La ordenación del pago es el mecanismo mediante el cual el cumplimiento a satisfacción se los compromisos adquiridos y, en consecuencia, se procede a transferir los recursos al contratante bajo la modalidad de pago establecida en el contrato; en este sentido, una vez verificados los requisitos previstos y forma de pago pactada en el acto administrativo o contrato, liquidadas las deducciones de ley y/o contractuales, la tesorería desembolsa al particular el monto de las obligaciones conforme a la disponibilidad de recursos y al PAC programado. (Resolución 00660 De 2011 – Secretaria de Hacienda Distrital).

RELACIONES DE AUTORIZACIÓN: Es el documento utilizado para el pago de la nómina quincenal o mensual para el personal de planta, de los contratistas, para las nóminas adicionales, así como para los pagos de los aportes patronales correspondientes, de acuerdo con la liquidación de los diferentes conceptos que aparecen liquidados en la nómina; dicho documento debe estar firmado por el representante de presupuesto y el ordenador de gasto. (Resolución 00660 de 2011 – Secretaria de Hacienda Distrital).

SISTEMA ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO (SIAF): Sistema en línea que integra las áreas administrativa (recursos humanos y físicos) y financiera (presupuesto, contabilidad y tesorería) conformando una herramienta que permite mantener actualizada la información, garantizar la calidad de la misma, facilitar la toma de decisiones y eliminar la duplicidad de datos con esquemas de seguridad definidos.

6. CONDICIONES GENERALES (POLÍTICAS DE OPERACIÓN)

* Para el caso de pagos a cargo de TRANSMILENIO S.A. establecidos en el marco de la celebración de convenios interadministrativos con otras entidades o pagos diferentes a los descritos en el presente procedimiento, se definirá una metodología especial de acuerdo con su finalidad.

* De conformidad con lo previsto en el Decreto 195 de 2007, en su artículo 42, además de la responsabilidad penal a que haya lugar, serán fiscalmente responsables: a) Los Ordenadores del Gasto y cualquier otro funcionario que contraiga a nombre de las Empresas, obligaciones no autorizadas en el Presupuesto Anual o que autoricen giros para el pago de las mismas o en exceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras sin contar con las autorizaciones requeridas. b) Los funcionarios de las Empresas que contabilicen obligaciones contraídas contra expresa prohibición o emitan giros para el pago de las mismas. c) Los Ordenadores del Gasto que soliciten la expedición de registros presupuestales para el pago de obligaciones contraídas contra expresa prohibición legal. d) Los Ordenadores del Gasto que autoricen pagos, cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Decreto y otras disposiciones legales. e) Los Ordenadores del Gasto que no presenten oportunamente a las entidades competentes, los informes que les sean requeridos. f) Los Ordenadores del Gasto y los Responsables del Presupuesto que incorporen en el inventario de Cuentas por Pagar compromisos u obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que éstos se hubiesen adquirido en debida forma; o cuando en la ejecución de las Cuentas por Pagar, no se cumpla con el compromiso para el cual fueron constituidas. g) Los ordenadores del gasto y los responsables del presupuesto que ordenen o efectúen el pago de obligaciones en exceso del saldo disponible en el Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC). h) Los ordenadores del gasto y los responsables del presupuesto que no adopten las acciones establecidas en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, cuando las apropiaciones de gasto sean superiores al recaudo efectivo de los ingresos. i) Los Ordenadores, Tesoreros y Pagadores serán responsables del perjuicio que ocasionen cuando estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos, demoren sin justa causa su cancelación o pago. j) Los Ordenadores, Tesoreros y Pagadores serán solidariamente responsables de los pagos que se efectúen sin el lleno de los requisitos legales.

Para los pagos en que se requiera abono en cuenta, por seguridad en la transacción, se requiere la autorización de dos (2) personas con clave asignada para realizar los abonos a cuenta.

Una vez radicados los documentos soportes para el trámite del pago, TRANSMILENIO S.A. dispondrá de 30 días calendario, contados a partir del cumplimiento de la totalidad de los requisitos requeridos.

Para los pagos correspondientes a los Convenios Administrativos suscritos por TMSA, el plazo para efectuar el giro o abono en cuenta, será el contenido en los respectivos actos administrativos de reconocimiento y pago de la obligación.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGOS A TERCEROS

ETAPA | ACTIVIDAD | RESPONSABLE ---|---|--- 10 | INICIO | 20 | Recibir documentación1 enviada desde el Subproceso de Administración de la Información Contable y Tributaria, Incluir información en la base de datos de control. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 30 | Revisar que los soportes estén completos y correspondan al tipo de pago a realizar y que sea concordante con la información de la certificación del interventor. Nota: Para los pagos derivados del convenio 020 de 2001, suscrito entre IDU y TRANSMILENIO S.A, se deberá verificar adicional a lo anterior, la inclusión de la clave en el original de autorización de pago. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿15? | ¿La documentación remitida desde el Subproceso de Administración de la Información Contable y Tributaria está completa?

Si: Ir a etapa 50 No: Ir a etapa 40 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 40 | Devolver documentación al Subproceso de Administración de la Información Contable y Tributaria IR A ETAPA 270 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 50 | Generar e imprimir la orden de pago y anexar los documentos soportes | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿25? | ¿Coincide la imputación contable con el documento soporte? Si: Ir a etapa 60 No: Ir a etapa 40 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 60 | Revisar que los soportes correspondan al contenido de la certificación del interventor y de la orden de pago. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿35? | ¿Los soportes, anexos a la documentación, corresponden a lo dispuesto en la orden de pago? Si: Ir a etapa 70 No: Ir a etapa 40 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 70 | Revisar los soportes e información contenida en la orden de pago, tomar el formato de vinculación bancaria y actualizar esta información en el archivo Excel de pagos.2 | Tesorero General 80 | Firmar la orden de pago y entregar al funcionario encargado | Tesorero General 90 | Separar las órdenes de pago en cheque de aquellas que se tramitan con abono a cuenta bancaria | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿45? | ¿Qué modalidad de pago es? Cheque: Ir a etapa 180 Abono en Cuenta: Ir a etapa 100 Cheque para Depósitos Judiciales: Ir a etapa 210 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 100 | Elaborar la relación de pagos que incluye la información de Banco, número de cuenta y tipo en la base de datos de pagos.

Elaborar el archivo de pagos y enviar al Tesorero General vía correo electrónico. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 110 | Verificar la información del archivo magnético frente a la orden de Pago3 | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 120 | Elaborar el archivo plano con destino al sistema de pagos del banco | Tesorero General 130 | Realizar el abono en cuenta a través del sistema bancario4 | Tesorero General o Profesional Universitario Grado 04 Finanzas Corporativas Tesorería 140 | Confirmar e imprimir por intermedio del sistema bancario la aplicación del abono en cuenta | Tesorero General o Profesional Universitario Grado 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿55? | ¿Se ha realizado el abono a cuenta exitosamente? Si: Ir a etapa 160 No: Ir a etapa 150 | Tesorero General o Profesional Universitario Grado 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 150 | Determinar la causa del rechazo | Tesorero General o Profesional Universitario Grado 04 de Finanzas Corporativas Tesorería ¿65? | ¿Qué tipo de erro se presenta: error en la base de datos: Ir a etapa 70 Otro tipo de error: Determinar e informar al área responsable para subsanarlo el trámite. Una vez subsanado IR A ETAPA 100 | Profesional Universitario Grado 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 160 | Generar el egreso una vez confirmado por el banco el abono en la cuenta y firmar. | Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 170 | Verificar que el egreso corresponda con la orden de pago y firma. IR A ETAPA 240 | Tesorero General 180 | Elaborar el cheque en el Sistema Administrativo y Financiero, colocar sello seco, protectógrafo y cruce restrictivo. Remitir para firmas autorizadas | Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 190 | Informar telefónicamente a la dependencia responsable y/o en casos especiales al beneficiario del cheque para que sea retirado y consignado. | Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 200 | Entregar el cheque a la dependencia responsable, quien firma el desprendible del cheque, lo entrega o consigna. IR A ETAPA 240 | Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 210 | Elaborar el cheque en el Sistema Administrativo y Financiero, colocar sello seco, protectógrafo y cruce restrictivo. Remitir para firmas autorizadas. | Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 220 | Consignar el cheque en el Banco Agrario de acuerdo con lo dispuesto para Depósitos Judiciales y lo contenido en el acto administrativo de reconocimiento y pago de la obligación. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 230 | Elaborar una comunicación remisoria adjuntando copia de la consignación a las dependencias y/o entidades interesadas. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería o Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 240 | Devolver el comprobante de egreso firmado, que refleje el recibido del cheque | Dependencia Responsable 250 | Incluir la fecha de pago en la base de datos de control | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas - Tesorería 260 | Archivar el original junto con los anexos en los archivos de Tesorería. | Técnico Administrativo Grado 02 Finanzas Corporativas – Tesorería ó Profesional Universitario Grado 03 ó 04 de Finanzas Corporativas Tesorería 270 | FIN |

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO | NOMBRE DEL FORMATO | UBICACIÓN | RESPONSABLE ---|---|---|--- No Aplica | Orden de Pago - Egreso | Tesorería General | Tesorero General

9. ANEXOS

9.1 Documentos Soporte para Pagos TRANSMILENIO S.A.

ITEM | DOCUMENTOS SOPORTE SEGÚN TIPO DE OBLIGACIÓN (APLICA PARA CONTRATACION SIN FORMALIDADES PLENAS Y CON FORMALIDADES PLENAS) | ORDENES DE COMPRA | OREDENS DE SERVICIO | SERVICIOS PUBLICOS | REEMBOLSOS CAJA MENOR | PAGO DE IMPUESTOS ---|---|---|---|---|---|--- 1 | Copia Certificado de Registro Presupuestal (Para el Caso del Primer pago) | X | X | X | X | X 2 | Copia del Contrato (Para el Caso del Primer pago) | X | X | | | 3 | Copia del Formulario de Declaración del Impuesto | | | | | X 4 | Original ó duplicado de factura de servicio público | | | X | | 5 | Original Factura y/o Cuenta de Cobro (Ver Nota 1) | X | X | | | 6 | Original del Certificado de Cumplimiento Expedido por el interventor (Ver Nota 2) | X | X | | | 7 | Comprobante de Saldos de Contabilidad | | | | X | 8 | Resumen de Gastos por Rubro | | | | X | 9 | Comprobantes de Entrada a Almacén y/o Certificados de Bienes no Devolutivos | X | | | | Nota 1: Las Facturas deben cumplir los siguientes requisitos:

* Denominarse expresamente “FACTURA DE VENTA”

* Apellidos y Nombres o Razón y NIT del vendedor o quien presta el servicio * Apellidos y Nombres o Razón y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado * Numeración Consecutiva * Fecha de Expedición * Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados * Valor Total de la Operación * Nombres o Razón y NIT del Impresor de la Factura * Calidad del agente retenedor del IVA * Resolución vigente de la DIAN Nota 2: El Interventor deberá certificar el pago de aportes a seguridad social por parte del contratista, que existe acta de inicio y que las pólizas se encuentran aprobadas de acuerdo con el Manual de Contratación y/o Manual de Interventoría y/o Supervisión. Cuando hay cambio o ausencia temporal (vacaciones, incapacidad, comisiones, retiro, etc.) del interventor o supervisor, se debe anexar la comunicación por parte del ordenador del gasto estipulado la Designación de la Interventoría y/o Supervisión.

9.2 Documentos Soporte para Pagos Derivados de Convenios Interadministrativos suscritos por TRANSMILENIO S.A.

NOTA: Publicado en el Registro Distrital 5205 de septiembre 23 de 2013