Circular 157 de 2013

CIRCULAR 157 DE 2013 (Diciembre 18) | Para: | SECRETARIOS DE DESPACHO; DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS; GERENTES Y DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO DEL ORDEN DISTRITAL; RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS Y VEEDORA DISTRITAL. ---|--- De: | SECRETARIA GENERAL Asunto: | PLAN DE ACCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Decreto 176 de 2010, define los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades del Distrito Capital y asigna unas funciones, con el objetivo de definir la responsabilidad frente a la construcción conceptual de los componentes de dicho sistema, de tal manera que cada líder de subsistema aporte lo que corresponda en el proceso de conformación del Sistema Integrado de Gestión. Este proceso estará coordinado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, sin perjuicio de la autonomía, independencia y responsabilidad de los líderes frente al cumplimiento del propósito de cada subsistema.

En aplicación de la mencionada normatividad, se expidió el Decreto 651 de 2011, mediante el cual se crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD-. Adicionalmente, se establece que para la implementación del Sistema Integrado de Gestión Distrital se deberá construir un Plan de Acción anual liderado por la respectiva instancia de coordinación, teniendo en cuenta los lineamientos contenidos en la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión, la cual se adoptó mediante el Decreto 652 de 2011.

En la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001-2011, se determinan las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales y agentes obligados, por lo que se constituye en el marco de referencia para la implementación del SIG.

De otra parte, en el Artículo 2° del Decreto Distrital 334 de 2013, se establece que el/la Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades y organismos distritales, deberá presentar informes sobre las evaluaciones y seguimiento de la entidad u organismo de la cual fue designado/a frente a los resultados del avance de la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, entre otros.

En este orden de ideas, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., a través de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, actúa como instancia coordinadora para la elaboración y expedición de directrices, metodologías e instrumentos que orienten la construcción del Sistema Integrado de Gestión para el Distrito Capital y para el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las entidades distritales que lo requieran durante la estructuración e implementación de su respectivo Sistema Integrado de Gestión, a través de las entidades líderes de cada uno de los subsistemas.

Tomando como referencia lo anteriormente señalado, se definió que para la implementación del Sistema Integrado de Gestión se tendrán en cuenta los elementos que a continuación se mencionan.

1. Implementación: La NTD-SIG 01-2011, está estructurada de tal manera que responde al ciclo de mejora continua que comprende las fases del Planear, Hacer, Verificar y Actuar. En este sentido se realizó un trabajo conjunto con las entidades, en el que se identificaron los productos que se requieren para cumplir con los requisitos planteados en la norma.

El resultado de este trabajo fue la identificación de 35 productos, los cuales están siendo trabajados en las mesas técnicas1 para establecer lineamientos, metodologías e instrumentos que permitan apoyar a las entidades y organismos distritales en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. --- Para cumplir con una de las metas asociadas al Artículo 43 “Fortalecimiento de la Función Administrativa y Desarrollo Institucional” del actual Plan de Desarrollo 2012 – 2016 Bogotá Humana, en donde la administración se compromete a implementar en el ciento por ciento de entidades el Sistema Integrado de Gestión, se ha definido un Plan de trabajo 2013 – 2015, en el que se especifican los plazos obligatorios frente al desarrollo de todos los productos identificados. Este Plan de trabajo se encuentra en el Anexo N°1.

2. Seguimiento y evaluación: Las entidades deben definir los mecanismos que les permitan medir, monitorear, hacer seguimiento y evaluar los resultados obtenidos en términos de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión. Así mismo, las Oficinas de Control Interno deben llevar a cabo auditorias que permitan asegurar que el Sistema Integrado de Gestión este funcionando conforme a las políticas, objetivos y directrices definidas, en la norma técnica.

De otra parte desde la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, se hará el seguimiento y evaluación en términos del cumplimiento de los plazos y características de los productos identificados para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

Para realizar esta evaluación, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, definirá los mecanismos de reporte y evaluación, que serán responsabilidad en cada entidad u hospital del representante de la alta dirección en su papel de líder en la implementación del sistema y los Jefes de Control Interno en el marco del cumplimiento de sus funciones.

En todos los casos, los resultados del seguimiento y evaluación del Sistema Integrado de Gestión que se reporten, serán tenidos en cuenta para los fines que correspondan en el Índice de Desarrollo Institucional Distrital –IDID2\- y en el Programa de Reconocimientos y Estímulos.

Cordialmente,

MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ

SECRETARIA GENERAL

Anexo: 10 (Sic) folios

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

1 Equipos de trabajo no permanentes, avalados por la Comisión Intersectorial del SIG, que surgen como instancias de discusión, análisis y definición de directrices específicas para la implementación del Sistema Integrado de Gestión a nivel Distrital.

2 Instrumento de medición y seguimiento del desarrollo institucional de las entidades, organismos, alcaldías locales y hospitales del Distrito Capital, cuyo propósito es identificar las fortalezas y oportunidades de mejora en materia de fortalecimiento institucional.

Proyectó: Alexandra Arévalo Cuervo Revisó: Ramón Eduardo Villamizar Maldonado Aprobó: Ramón Eduardo Villamizar Maldonado