Circular 028 de 2013

CIRCULAR 028 DE 2013 (Marzo 6) | Para: | SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, DIRECTORES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES CON Y SIN PERSONERÍA JURÍDICA; ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRITALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, ALCALDES (AS) LOCALES, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, CONTRALOR DISTRITAL, VEEDORA DISTRITAL Y PERSONERO DISTRITAL. ---|--- De: | SECRETARIO GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. Asunto: | INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS BUZONES ELECTRÓNICOS Y LOS REQUERIMIENTOS FORMULADOS POR LOS DESPACHOS JUDICIALES.

[Ver Circular Sec. General 051 de 2015](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=61238#0).

La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. mediante Circular [086](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=48862#0) del 14 de agosto de 2012, dio a conocer a las Entidades y Organismos del Distrito Capital un documento proferido por el Consejo Superior de la Judicatura en donde se trazaron algunos lineamientos relacionados con la implementación del buzón electrónico, a fin de dar efectivo cumplimiento con lo dispuesto en las Leyes [1437](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#0) de 2011 y [1564](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=48425#0) de 2012, para este fin, se implemento la dirección _notificacionesjudiciales@alcaldiabogota.gov.co_.

Ahora bien, con el fin de obtener una comunicación efectiva y la adecuada defensa técnica de los intereses de Bogotá D.C. se solicitó a los Organismos del sector central la creación de un buzón institucional para que la Secretaria General hiciera llegar de igual forma las notificaciones electrónicas remitidas por los despachos judiciales, de los procesos que de conformidad con lo preceptuado en los Decretos [654](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45159#0) y [655](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45187#0) de 2011, deben estar a su cargo.

No obstante lo anterior, la comunicación por medios electrónicos ha presentado diversas dificultades, por lo que la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. considera indispensable precisar y puntualizar la adopción de algunos aspectos técnicos que permitan estandarizar y garantizar el adecuado funcionamiento del buzón electrónico.

Teniendo en cuenta lo anterior, las entidades del nivel central que deben informar a esta Secretaría el dominio electrónico con el nombre de la Entidad u Organismo según corresponda, creado para la recepción exclusiva de las notificaciones judiciales que sean remitidas desde la Secretaria General, y el cual bajo ninguna circunstancia debe ser suministrado oficialmente a los despachos judiciales, son:

\- Secretaría Distrital de Gobierno de la cual dependen las alcaldías locales.

\- Secretaría Distrital de Hacienda.

\- Secretaría Distrital de Planeación.

\- Secretaría Distrital de Salud \- Secretaría Distrital de educación \- Secretaría Distrital de Hábitat \- Secretaría Distrital de Desarrollo Económico \- Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

\- Secretaría Distrital de Integración Social.

\- Secretaría Distrital de Movilidad \- Secretaría Distrital de Ambiente.

\- Secretaría Distrital de la Mujer.

\- Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital \- Unidad Administrativa Especial del Cuerpo Oficial de Bomberos \- Concejo de Bogotá Por otra parte, las Entidades del nivel descentralizado, esto es; los Establecimientos Públicos, Empresas Industriales y Comerciales del Distrito, Sociedades Públicas, Sociedades de Economía Mixta, Entes Autónomos Universitarios, Unidades Administrativas Especiales con Personería Jurídica; y Órganos de Control, deben implementar su propio Buzón Electrónico para ser notificadas directamente por los despachos judiciales, salvo el Concejo de Bogotá Así las cosas, se requiere por parte de todas las Entidades y Organismos Distritales verificar y adoptar las siguientes instrucciones:

1. Informar a esta Secretaría el dominio electrónico con el nombre de la Entidad u Organismo según corresponda, que fue creado para la recepción exclusiva de notificaciones judiciales.

2. Garantizar tecnológicamente la capacidad y espacio adecuados para la recepción de los correos electrónicos que le sean remitidos con sus archivos adjuntos, independientemente del proveedor seleccionado o contratado para prestar este servicio.

3. Cada Entidad u Organismo debe designar a uno o varios funcionarios responsables de la revisión permanente del buzón electrónico a fin de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información.

4. Habilitar una opción de configuración que confirme al emisor de los correos electrónicos su recibo por parte de la Entidad u Organismo destinatario.

Por último, se solicita prestar especial atención a los requerimientos judiciales, los cuales deben ser respondidos directamente ante el despacho judicial, dentro del término que este otorgue para ello, lo anterior, sin perjuicio del medio a través del cual sen notificados.

Lo requerido en los cuatro puntos anteriormente señalados deberá informarse de manera clara y concisa a la Dirección Jurídica Distrital de esta Secretaría antes del Doce (12) de marzo de 2013.

Cordialmente,

JOSÉ ORLANDO RODRÍGUEZ GUERRERO

Secretario General (E)

Proyectó: Paola Andrea Gómez Vélez Revisó: Luis Ernesto Espejo Monsalve Aprobó: Jairo Augusto Macías Sierra/Luis Euardo Sandoval Isdith