Circular 139 de 2014

CIRCULAR 139 DE 2014

(Noviembre 07)

| Para: | Dependencias de la Secretaría General.

---|--- De: | Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Asunto: | Aplicación de la Circular No. 112 de 2014

En concordancia con la Circular No [112 ](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59351#112)de 2014, del 9 de septiembre de 2014, emitida por esta Secretaría, mediante la cual se establece el trámite y requisitos de los proyectos de actos administrativos que deben ser suscritos por el/la Alcalde/sa Mayor y/o el/la Secretario/a General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.,este Despacho reitera el deber de acatar los requisitos que deben cumplir los actos administrativos (Decretos, Resoluciones y autos) en su articulado, para su respectivo trámite ante la Subdirección de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., así:

1. Cuando el acto administrativo sea de notificación y/o comunicación, deberá indicarse de forma clara y expresa la/s persona/s a quien/es deberá/n notificarse y/o comunicarse el mismo.

2. El acto administrativo deberá indicar la dirección de notificación, cuando se trate de persona/s natural/es o jurídica/s de carácter particular.

3. Cuando el acto administrativo sea de publicación, deberá estar acompañado del medio magnético con su respectivo archivo en texto (Word), para su posterior envío a la Subdirección de Imprenta Distrital, para su publicación en el Registro Distrital.

4. Cuando el acto administrativo cumpla con los requisitos establecidos en los numerales anteriores, con las firmas respectivas y los demás establecidos por la Ley, deberá ser entregado en la Subdirección de Gestión Documental de la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., junto con el formato "2211600-FT-559", para proceder a su numeración, fechado y posterior notificación, comunicación y/o publicación.

Lo anterior, para dar cumplimiento a las observaciones hechas por la doctora Diana Victoria Cantor López, abogada comisionada por la Procuraduría Segunda Distrital de la Procuraduría General de la Nación, en visita administrativa realizada el 20 de agosto de 2014 a la Subdirección de Gestión Documental, quien solicitó: “(...) _se_ _hace necesario tomar las medidas que sean del caso en las áreas que requieren de_ _sus servicios, de aclarar_ a _quiénes se debe notificar_ o _comunicar las respectivas_ _decisiones, informaciones_ o _simples comunicaciones, en aras de establecer_ _funcionalmente_ y _efectivamente el procedimiento, toda vez que esta área cumple con_ _lo ordenado en los diferentes actos administrativos, los cuales pueden ser_ _incompletos en la falta de información pudiendo incurrir en posibles nulidades por_ _falta de éstos, al no ser concretos en las decisiones del resuelve frente_ a _lo_ _mencionado. Tomar en consideración dejar claro en los actos administrativos_ _nombres_ y _direcciones de quiénes deben ser notificados_ o _comunicados, actuación_ _que hace parte del respectivo proceso que_ se _está surtiendo, razón por la que no_ se _vulneraría reserva alguna_ o _intimidad que pueda alegarse(...)"._

__ Agradezco la socialización que de la presente circular se realice al interior de las dependencias, lo cual redundará en la eficiencia y la _economía_ de tiempo, en la notificación, comunicación y publicación de los actos administrativos, a través de la Subdirección de Gestión Documental.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Proyectó: Luís Gabriel Torres Granados Revisó: Sandra Sánchez Waldrón Aprobó: Carlos Hugo Medina Meza