Circular 030 de 2014

CIRCULAR 030 DE 2014 (Febrero 19) | Para: | SECRETARIOS/AS DE DESPACHO DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA Y EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, VEEDORA DISTRITAL, PERSONERO DISTRITAL, CONTRALOR DE BOGOTÁ PRESIDENTE DEL CONCEJO ---|--- De: | SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C. Asunto: | Cuarto lineamiento Sistema Integrado de Gestión -SIG-, control de registros (cuadro de caracterización documental como listado maestro de registros)

Con base en las facultades otorgadas por el Artículo [7](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25506#7) del Decreto 267 de 2007, le corresponde a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, entre otras funciones, _“formular, orientar y coordinar las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa distrital y su modernización, a través de las estrategias de_ _información y comunicación, de la utilización de los recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos, de desarrollo de las funciones de organización,__dirección, control y seguimiento”, “Formular, orientar y coordinar las políticas, planes_ _y programas para el desarrollo administrativo e institucional, a través de estrategias_ _de educación virtual de los servidores (as) del Distrito, de construcción y_ _consolidación de los sistemas de gestión de calidad, de fortalecimiento de la cultura de la ética y el servicio, de información y comunicación, de la utilización de los_ _recursos físicos, financieros, tecnológicos e informáticos; así como el monitoreo y_ _seguimiento de la gestión pública distrital”_ y _“Formular la política de gestión documental y archivos, organizar el Sistema Distrital de Archivos, conservar, proteger y difundir la memoria institucional e histórica del Distrito”_.

En este sentido, le corresponde a la Dirección Archivo de Bogotá como archivo general territorial, y ente rector del Sistema de Archivos de la Administración Distrital, según lo establece el Decreto Nacional [2578](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875#0) de 2012, la formulación, orientación y divulgación de la política y estándares de gestión documental y archivos, la organización del sistema, y la conservación, protección y difusión de la memoria institucional e histórica del Distrito Capital; y a la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, de conformidad con el Decreto Distrital 651 de 2011, apoyar las acciones de articulación para la implementación de las políticas, estrategias, planes y programas del Sistema Integrado de Gestión Distrital.

Adicional a lo anterior, el Decreto Distrital [651](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45211#0) de 2011 crea el Sistema Integrado de Gestión como una herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permitan garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las entidades distritales; y el Decreto Distirtal (Sic) [652](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45212#0) de 2011 adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las entidades y organismos distritales NTD-SIG 001:2011, la cual determina las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestión en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.

En este marco de acción, la Dirección Archivo de Bogotá, como coordinadora del proceso de conformación e implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA), y la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional - DDDI-, como coordinadora del Subsistema de Gestión de Calidad, conformaron una mesa técnica con el fin de integrar los Subsistemas de Gestión de la Calidad (SGC) e Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) del Sistema Integrado de Gestión (SIG), para, en una primera etapa, aunar esfuerzos en la construcción del listado maestro de registros exigido por la NTD-SIG 001:2011, y del cuadro de caracterización documental como un insumo para la elaboración y actualización de la tabla de retención documental requerida por la Ley [594](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#0) de 2000, Ley General de Archivos, y la guía elaborada para tal fin por la Dirección Archivo de Bogotá.

En este sentido, el cuadro de caracterización documental se constituye en una herramienta que permite identificar, entre otros aspectos, el origen funcional y procedimental de los documentos de archivo (registros) en cumplimiento de lo estipulado por la norma técnica NTC-ISO 15489-1 y su correspondiente Guía Técnica GTC-ISO 15489-2, así como los primeros metadatos que identifican los documentos y establecen las relaciones entre el documento, su productor y su contexto de origen con el Sistema Integrado de Gestión de conformidad con lo exigido por el Decreto [2609](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958#0) de 2012.

Como resultado de las deliberaciones de dicha mesa técnica, se presenta el lineamiento que homologa el listado maestro de registros por el cuadro de caracterización documental, en el entendido de que estos dos instrumentos cumplen el mismo objetivo de identificar y controlar la producción documental en la Entidad.

Con el objetivo de socializar el lineamiento en cuestión, se realizarán talleres en las aulas 2 y 3 del Archivo de Bogotá, ubicado en la calle 6 B No. 5 - 75 (se adjunta programación), en los cuales se dará participación con cinco cupos a cada entidad, distribuidos así: uno para el líder operativo del Subsistema de Gestión de Calidad, uno para un miembro del equipo operativo del Subsistema de Gestión de Calidad, uno para el líder operativo del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos y dos para archivistas de la entidad (para el caso de los hospitales es importante contar con un representante de los estándares de gerencia de la información).

Esperamos contar con su valiosa asistencia.

Cordialmente,

MARÍA SUSANA MUHAMAD GONZÁLEZ

SECRETARIA GENERAL

Anexo: dos (2)(Sic) folios.

Proyectó: William Patarroyo / Norha Carrasco R.

Revisó: Julio Parra / Martha Elmy(Sic) Niño Gustavo A. Ramírez A.(Sic) / Ramón E. Villamizar Maldonado