Resolución 710 de 2015

RESOLUCIÓN 710 DE 2015

(Noviembre 17)

“Por la cual se modifica la Resolución 378 del 10 de Julio de 2014, con el fin de actualizar el Manual de Procedimientos de la Empresa de Transporte del Tercer Milenio TRANSMILENIO S.A”.

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO “TRANSMILENIO S.A.”,

en ejercicio de sus facultades delegadas mediante la Resolución 271 de Junio de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con lo señalado en el artículo segundo del Acuerdo [4](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=892#0) de 1999, corresponde a TRANSMILENIO S.A., la gestión, organización y planeación del servicio de transporte público masivo urbano de pasajeros en el Distrito Capital y su área de influencia, bajo la modalidad de transporte terrestre automotor.

Que cumpliendo con lo ordenado en el parágrafo único del artículo [1º](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=300#1) de la Ley 87 de 1993, se adoptó el Manual de Procedimientos de TRANSMILENIO S.A., según Resolución 078 de 2000.

Que mediante Acuerdo [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43143#0) de 2011 de la Junta Directiva de la EMPRESA DE TRANSPORTE DEL TERCER MILENIO – “TRANSMILENIO S.A.” se determinaron las funciones de las dependencias.

Que una vez presentado, discutido y ajustado, fue aprobado en sesión del Comité de Calidad y Control Interno del 10 de Agosto de 2012, el nuevo Mapa de Procesos de la Entidad, atendiendo el nuevo rol institucional como ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público.

Que siendo TRANSMILENIO S.A., el ente gestor del Sistema Integrado de Transporte Público, considera necesario actualizar el Manual de Procedimientos de la Entidad, con el objeto de ajustarlo a los nuevos parámetros documentales, necesidades y desarrollo del Sistema TransMilenio y fijar las directrices y lineamientos al personal de la Entidad y a los actores que intervienen en la Operación. En concordancia con los Contratos de concesión para la explotación preferencial y no exclusiva para la prestación del servicio público de transporte de pasajeros dentro del esquema del SITP para las trece (13) zonas, suscrito entre la Empresa de Transporte del Tercer Milenio S.A. TRANSMILENIO S.A. y los Concesionarios de Operación Zonal.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.

Modificar la Resolución 378 del 10 de Julio de 2014 en lo que corresponde a la actualización del documento a la versión registrada en el siguiente cuadro: | Código | Versión | **Nombre ---|---|--- P-DB-008 | 1 | PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE REPORTES DE KILOMETRAJE PARA EL COMPONENTE ZONAL DEL SITP

Artículo segundo.

La presente Resolución rige a partir de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga en su totalidad los procedimientos que le sean contrarios. Los demás documentos no modificados con la presente resolución continúan vigentes.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, a los 17 días del mes de noviembre de 2015.

ANDRÉS ARBOLEDA SALAZAR

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

| T Í T U LO: GENERACION DE REPORTES DE KILOMETRAJE PARA EL COMPONENTE ZONAL DEL SITP | A LCALDÍA M AYOR DE B OGO TA ---|---|--- C ódigo:

P-DB-008 | V e rsión:

1 | F ec ha:

Septiembre 2015 | | | |

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. RESPONSABLE

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

5. DEFINICIONES

6. CONDICIONES GENERALES

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

8. TABLA DE FORMATOS

TABLA DE MODIFICACIONES

VERSION | FECHA | CAMBIO | SOLICITO ---|---|---|--- 0 | 10-06-2014 | Primera versión del procedimiento para la generación de reportes de kilometraje para el componente zonal | Director Técnico de Buses 1 | 21-07-2015 | Actualización de las actividades e inclusión del anexo: protocolo para generar el reporte de kilometraje | Director Técnico de Buses

1. OBJETO

El objeto de este procedimiento es describir las actividades necesarias para la determinación del kilometraje y la generación del reporte respectivo de los kilómetros efectivamente recorridos por los vehículos del componente zonal del SITP (sin incluir alimentación) para la remuneración de los Agentes del Sistema, con las herramientas tecnológicas disponibles a la fecha.

2. ALCANCE

Este procedimiento es de conocimiento y aplicación del personal involucrado de la Dirección Técnica de Buses, la Subgerencia Económica y los Concesionarios zonales, que intervengan en todas las acciones relacionadas con la programación, operación y novedades diarias de cada servicio.

Este procedimiento inicia con la información de los servicios programados para el periodo del reporte suministrada por el área de programación de la Dirección Técnica de Buses y termina con el reporte de kilometraje diario efectivamente recorrido, con corte semanal de lunes a domingo por tipología de bus, concesionario, zona de operación y ruta.

3. RESPONSABLE

El responsable por la elaboración y actualización de este procedimiento el Profesional Especializado grado (06) encargado de la Supervisión y Control de la Operación, de su ejecución los profesionales y técnicos de la Dirección Técnica de Buses a quienes les sea encargada esta función y por su estricto cumplimiento velará el Director Técnico de Buses.

Este procedimiento debe revisarse según sea requerido, por el Profesional Especializado grado (6) de de la Supervisión y Control de la Operación de la Dirección Técnica de Buses para analizar su pertinencia y actualización.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

* Manual de Operaciones del componente zonal del SITP.

* Manual de Funciones * Manual del GESTSAE y SaeOperador.

* Contrato de interventoría vigente para la fecha de consulta y aplicación.

* Contratos de concesión para la explotación preferencial y no exclusiva para la prestación del servicio público de transporte de pasajeros dentro del esquema del SITP para las trece (13) zonas, suscrito entre la Empresa de Transporte del Tercer Milenio S.A. TransMilenio S.A. y los Concesionarios de Operación Zonal.

5. DEFINICIONES

* Agentes del Sistema: Aquellas empresas y/o entidades que ejecutan algún tipo de actividad dentro del Sistema, para el adecuado funcionamiento del mismo en cualquiera de sus aspectos operativos.

* Centro de Control: Lugar especialmente acondicionado que integra los equipos, software, datos y personal, para la localización, seguimiento, coordinación y demás actividades de control de la flota del Sistema Integrado de Transporte Publico, en el que se ejercen las funciones de Supervisión de la operación y verificación del cumplimiento de los parámetros operacionales y las programaciones de los servicios de los distintos concesionarios de operación zonal (rutas Urbanas, Complementarias y Especiales).

* Centro de Control Zonal: Lugar especialmente acondicionado en las instalaciones de cada uno de los operadores zonales en el cual se encuentra el software y hardware diseñado y suministrado por el Concesionario del SIRCI, para que el Concesionario pueda ejercer sus funciones de programación, control de la operación y gestión de las rutas zonales.

* Código T: Código alfanumérico que se utiliza en el sistema de comunicaciones para el manejo de la operación del Sistema Integrado de Transporte Publico.

* Conductor: Funcionario vinculado a cada empresa operadora, encargado de operar los buses en las rutas urbanas, complementarias y especiales.

* GestSAE:(Gestión del Sistema de Ayuda a la Explotación), aplicación Web diseñada para realizar la bitácora del SAEOPERADOR, la cual, es la base de datos para registrar todas las situaciones que se originan en el transcurso de la operación del Sistema Integrado de Transporte Publico. Mediante su uso se puede consultar todas las novedades operaciones que se generan en el transcurso de la operación.

* ReportSAE: (Reportes del sistema de ayuda a la explotación), aplicación Web diseñada para generar los reportes que muestran la información de la explotación de la operación de las rutas del Sistema Integrado de transporte público, registrada en las bases de datos del subsistema de control de flota.

* Línea: Unidad de servicio para el transporte de pasajeros, con un recorrido definido y conocido por los usuarios de transporte, y que forma una unidad de control y regulación para todos los vehículos asignados a ella.

* Móvil: Bus zonal que opera en las rutas urbanas, complementarias y especiales.

* Nueva Nota: Es la opción que nos permite ingresar al GESTSAE (Bitácora), para registrar las situaciones que ocurren en el transcurso de la operación; mediante los Tipos, Subtipos y Subsubtipos.

* Nueva Novedad: Es la opción que nos permite ingresar al GESTSAE (Novedades), para registrar los incumplimientos que ocurren en el transcurso de la operación; mediante los tipos de incumplimientos, los cuales son supervisados por los funcionarios encargados de la operación.

* Protocolos: Conjunto de normas y/o procedimientos para la transmisión de datos que ha de ser observado por los dos extremos de un proceso comunicacional (emisor – receptor).

* Programa de Servicios de Operación No Troncal (PSONT): El Programa de Servicios de Operación plasmará la planeación operativa del funcionamiento de una ruta especifica conteniendo la información necesaria para realizar la programación de los móviles en nodos tipo cabecera o cualquier otro nodo que permita la incorporación de móviles en ruta, la información necesaria para el desempeño operacional de la ruta y la oferta del servicio de transporte zonal, elaborado por parte del Concesionario y avalado por TRANSMILENIO S:A.

* SAEoperador: (Sistema de Ayuda a la Explotación) Es el Software utilizado por el Centro de Control Maestro de TRANSMILENIO S.A. y los Centros de Controles Zonales, para realizar la gestión y control de la operación de los Buses Zonales.

* Servicio: Es el recorrido regular y rutinario de un grupo de Buses Zonales en determinados corredores viales, caracterizados por un origen, un destino, una frecuencia y unos paraderos establecidos por TRANSMILENIO SA, en las cuales, los vehículos se detienen a recoger y dejar pasajeros.

* Tabla: Es el número de identificación de una serie de eventos, asociado a un servicio específico, cada tabla está formada por una cantidad determinada de viajes programados en intervalos horarios definidos que debe realizar un vehículo.

* Ticket: Registro generado por la empresa encargada del SIRCI asociado a las novedades que se presentan con las diferentes herramientas tecnológicas (SAEOPERADOR, Unidades lógicas, comunicaciones, elementos de recaudos etc.) para su respectivo seguimiento y soporte técnico.

* Tipos de Notas: Conceptos en los que se encuentra dividida la bitácora del GestSae, las cuales son utilizados para describir cada una de las situaciones que ocurren en el día a día de la operación, así como las personas que se encuentran involucradas. Se dividen en tipos, subtipos y subsubtipos.

* Tipo: Clase de eventos que reúne las características principales, en términos generales.

* Subtipo: Clase de evento que reúne características específicas dentro del Tipo.

* SubSubTipo: Clase de evento que describe con exactitud el Subtipo.

* Viaje: Recorrido realizado por un vehículo entre cabecera y cabecera, correspondiente a un trayecto que tiene asociado, un sentido y una distancia. Desde la programación, un viaje equivale a una expedición.

* Vuelta: Es el recorrido de un ciclo completo de viaje que debe realizar un vehículo, el cual, de acuerdo al diseño de la ruta, está conformado por dos viajes en los casos en que hay dos cabeceras, ó equivale a un viaje en las rutas de una sola cabecera, o dependiendo de caso especiales, según programación existen rutas de una sola cabecera con dos viajes.

* Ruta de Programación: Código definido desde la programación con el cual se identifica el trayecto, sentido y la distancia que se recorre en un viaje.

* Tipología de Bus: Determinada por la capacidad de pasajeros a transportar en un vehículo. Para el componente zonal, se determinaron cuatro clases: Padrón (80 pasajeros), Busetón (50 pasajeros), Buseta (40 pasajeros) y Microbuses (19 pasajeros)

6. CONDICIONES GENERALES

TRANSMILENIO S.A. utilizará la información arrojada por el sistema de control SAE (Sistema Ayuda a la Explotación) y sus herramientas ReportSAE (Reportes del sistema de ayuda a la explotación) y GestSAE (Gestión del sistema de ayuda la explotación) para determinar la cantidad de kilómetros a liquidar para la semana correspondiente.

En el caso en que TRANSMILENIO S.A. evidencie desvíos realizados por la Empresa Operadora sin autorización y/o recorridos no realizados total o parcialmente y que no hayan sido eliminados por el Técnico de Control Zonal, reportará sólo los kilómetros efectivamente recorridos dentro de la ruta establecida, para ello se realizaran análisis de las diferentes bases de datos e informes con los que se cuentan en el Subsistema de Control de Flota.

De igual manera para casos específicos, en los cuales por razones técnico-operativas se requieran realizar cambios a la tipología o al tamaño de flota de una ruta, los operadores zonales deben surtir satisfactoriamente los siguientes pasos:

6.1. Para rutas zonales en operación (sin incluir alimentación):

Cualquier modificación a la tipología aprobada inicialmente debe surtir los siguientes pasos:

1. Revisión por parte la Dirección Técnica de Buses de la tipología y tamaño de la flota de la ruta que se va a modificar.

2. Aprobación de la Subgerencia Técnica y de Servicios de la tipología y tamaño de la flota de la ruta que se va a modificar,

3. Documento de aprobación mediante acta suscrita con Firma del Director Técnico de Buses y del Subgerente Técnico y de Servicios, especificando el periodo de vigencia de la autorización

4. Presentación del Programa de Servicios de Operación No Troncal (PSONT) con los cambios requeridos.

5. Los cambios entran a operar con el cambio en la programación correspondiente.

6. No se aceptan cambios que no estén programados.

7. Indicar los cambios o autorizaciones de operación que se realicen especificando:

* Empresa(s) que la opera(n)

* Tipo de ruta: “Circular ida” ó “Ida y Vuelta”

* Distancias de cada “Ruta de Programación” que la conforman.

* Tipología(s) de Bus que la debe(n) operar * Cantidad de flota a utilizar por cada Tipología de Bus * Forma de pago aplicable a la remuneración por vehículos.

* Forma de pago aplicable a la remuneración por kilómetros.

6.2 Para rutas zonales nuevas (sin incluir alimentación) y/o que no han entrado aún en operación:

Las modificaciones a las tipologías son definidas por la Subgerencia Técnica y de Servicios con la participación de la Dirección Técnica de Buses, y en caso de ser requeridos cambios frente al plan de implementación, la Subgerencia informará las modificaciones requeridas mediante Memorando.

Para cualquier autorización de cambio de tipologías, por regla general, éstos se deben remunerar por concepto de tipo de bus y por concepto de valor de kilómetros, de acuerdo con el tipo de flota que efectivamente se va a operar y de acuerdo con los valores contractuales, en los que se paga exactamente el tipo de bus que está operando.

Para aprobaciones de muy corto tiempo (un día o periodos menores a una semana, que no implican cambiar los PSONT, estas se surtirán gestionando autorización desde los Centros de Control Zonal en los que solicitan hacer uso de flota de tipología diferente a la programada, por eventos fortuitos, condiciones propias de la operación y que se originan en situaciones contingentes que no pueden ser controladas por TRANSMILENIO S.A., en estas situaciones los Técnicos de Supervisión asignados al Centro de Control Maestro, revisan el requerimiento y aprobarán de acuerdo con las condiciones de demanda, intervalos y brecha que presente la operación para el momento de la solicitud, de manera que se garantice la prestación total y eficiente del servicio.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ETAPA | ACTIVIDAD | RESPONSABLE ---|---|--- 10 | Inicio | 20 | Planificar las actividades necesarias a la generación de reportes de kilometraje para el componente zonal del SITP asignando los recursos humanos y técnicos requeridos para su desarrollo. | Profesional Especializado 6 de Programación de la Dirección Técnica de Buses TMSA 30 | Definir, mantener actualizado y socializar el diseño de operación de cada ruta. Las actualizaciones y/o cambios deben ser comunicadas por la Subgerencia Técnica y de Servicios y/o del área de programación de la Dirección Técnica de Buses, según proceda. | Profesional Especializado 6 de Planeación del Transporte de la Subgerencia Técnica y de Servicios TMSA y Profesional Especializado 6 de Programación de la Dirección Técnica de Buses TMSA 40 | Publicar y comunicar los Programas de Servicios de Operación No Troncal (PSONT) de las Empresas Operadoras para las respectivas jornadas. | Profesional Especializado 6 de Programación de la Dirección Técnica de Buses TMSA 50 | Registrar, mantener actualizado y entregar el registro actualizado de la base de datos de la flota regular y de reserva vinculada por cada Empresa Operadora, indicando la distribución de tipologías utilizadas en cada ruta y la autorización de pago aplicable para cada caso. | Profesional Especializado 6 de Vehículos de la Dirección Técnica de Buses TMSA / Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 60 | Controlar, supervisar y analizar el desarrollo de la operación de las rutas del componente zonal de acuerdo a las programas de Servicios de Operación No Troncal (PSONT) establecidos para las respectivas jornadas, identificando y autorizando las acciones a aplicar para la regulación y control de la operación a través del aplicativo SAEOperador, en condiciones de normalidad y contingencias. | Profesionales Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA / Técnico de Control Zonal del Concesionario/ y Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 70 | Identificar las novedades que se presenten en el desarrollo de la operación con respecto de los programas de Servicios de Operación No Troncal (PSONT), dejando los respectivos registros de las mismas en la bitácora de la herramienta GestSAE. | Profesionales Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA / Técnico de Control Zonal del Concesionario/ y Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 80 | Realizar el proceso de supervisión fuera de línea (off line) identificando que viajes de los estaban programados para las diferentes jornadas no fueron ejecutados o ejecutaron parcialmente y no fueron eliminados en la herramienta SAEOperador. | Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA encargado del proceso de supervisión fuera de línea (off line). 90 | Descargar y analizar los informes de viajes desglosados, planificación horario a través de la herramienta ReportSAE, los informes de bitácora de las novedades de kilometraje a través de la herramienta GestSAE y los informes obtenidos mediante el procesos de supervisión fuera de línea, determinando el kilometraje realizado por día, concesión, tipología de vehículo y ruta. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 100 | Enviar semanalmente el reporte de kilometraje gestionado para que se realice el pago respectivo en la subgerencia económica. | Profesional Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA 110 | FIN |

8. TABLA DE FORMATOS

CÓDIGO | NOMBRE | UBICACIÓN | RESPONSABLE ---|---|---|--- R-DB-007 | Matriz de Liquidación de kilometraje | Intranet | Profesional especializado Supervisión y Control de la Operación Dirección Técnica de Buses

9. ANEXO: PROTOCOLO PARA GENERAR EL REPORTE DE KILOMETRAJE PARA EL COMPONENTE ZONAL DEL SITP UTILIZANDO EL GESTSAE, REPORTSAE Y LA MATRIZ DE LIQUIDACIONS DE KMS

ETAPA | ACTIVIDAD | RESPONSABLE ---|---|--- 10 | Inicio | 20 | Verificar que la programación de servicios semanal especifique: Fecha Empresa operadora y zona Línea SAE Etiqueta Línea (Nombre ruta comercial) Sublínea Longitud por sublínea Cantidad de viajes por sublínea Cantidad de kilómetros por sublínea Tipología de bus programada para operar cada expedición. | Profesional Especializado 6 de Programación de la Dirección Técnica de Buses TMSA 30 | Controlar, supervisar, analizar y autorizar las acciones que se aplican para la regulación de la operación en condiciones de normalidad y contingencias identificando si se requiere eliminación de kilometraje. | Profesionales Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA / Técnico de Control Zonal del Concesionario/ y Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA

15?

| Involucra eliminación de kilometraje. Si: Ir a etapa 70 No: Ir a etapa 25 | Profesionales Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA / Técnico de Control Zonal del Concesionario/ y Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 25? | Involucra adición de kilometraje, autorizaciones especiales y/o contingencias? Si: Ir a etapa 80 NO: Fin | Profesionales Especializados 6 de Supervisión de la Operación TMSA / Técnico de Control Zonal del Concesionario/ y Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 70 | Realizar las acciones de regulación correspondientes en el SAE Sistema de Ayuda a la Explotación frente a las novedades que se presenten en la operación que involucren eliminación de viajes completos o parciales las cuales corresponden a: Eliminar coche Eliminación entre paradas Desvío Limitación de recorrido Vacío limitación Cambiar móvil | Funcionario Encargado del Diligenciamiento del GESTSAE: Técnico de Control Zonal del concesionario, o Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA.

80 | Realizar las acciones de regulación correspondientes en el Sistema de Ayuda a la Explotación SAE frente a las novedades que se presenten en la operación que involucren adición de viajes completos o parciales las cuales corresponden a: Adicionar Coche Desvío Registrar las novedades que involucren autorizaciones especiales y/o contingencias. Crear nota de tipo “Novedades Kilometraje”, subtipo: “Tablas Adicionales Bus Zonal” para todo lo que represente aumento del kilometraje recorrido ó nota de subtipo “Kilómetros” para otras novedades como autorizaciones y contingencias, en la bitácora del SAE; se debe redactar, de acuerdo a la estructura establecida en el procedimiento P-DB-002- Diligenciamiento de Bitácora. | Funcionario Encargado del Diligenciamiento del GESTSAE Técnico de Control Zonal del Concesionario o Técnico Operativo 1 de Supervisión de la Operación de Buses TMSA 90 | Descargar diariamente reporte “Informe Planificación Horario”, correspondiente a la vigencia del día en que se hace la consulta, en el aplicativo ReportSAE, en la ruta _ReportSAE/ Informes planificación / Planificación horario,_ teniendo __ en cuenta la limitación de cantidad de registros indicada por el sistema. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 100 | Consolidar la información obtenida en la etapa 90, en un solo archivo de Excel y: Eliminar la columna “Jornada Tipo”, Servicio Conductor Entrante, Turno Entrante, Operador Entrante y Servicio Conductor Saliente. Eliminar registros duplicados. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 110 | Generar tabla dinámica con los datos del archivo resultante en la etapa 100 para obtener la relación discriminada de viajes programados, indicando los siguientes campos: Fecha Operador Línea Ruta Trazado Longitud Suma de viajes De esta tabla multiplicar el valor de la columna _“Longitud”_, por el valor de la columna _“Suma de viajes”_ y el valor obtenido ubicarlo en una columna adicional denominada total kilómetros Realizar validación de datos con la información recibida en la etapa 40 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 35? | La información de la etapa 110 coincide con los datos de la etapa 40? Si: Continuar a etapa 120 No: Hacer revisión con el área de programación, para realizar los ajustes o tomar las acciones del caso. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 120 | Descargar diariamente en formato Excel el reporte de “Informe Diario Viajes Desglosado”, indicando el periodo de tiempo a liquidar, desde la aplicación ReportSAE en la ruta _Informes diarios/Viajes/Viajes Desglosado s_ in marcar los checks de: _“Tratar los viajes sin asignación de vehículo como viajes eliminados atribuibles al operador” y_ _“Tratar los viajes sin evento registrado como viajes eliminados atribuibles al operador”_ | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 130 | Consolidar la información obtenida en la etapa 120 y realizar las siguiente acciones: Eliminar los registros que contengan ceros”0” en la columna “Viaje Línea” Eliminar los registros que contengan el texto “Adicional” en la columna “Planificado” Eliminar los registros de las líneas de prueba, que no se tengan en cuenta en la liquidación. Crear una columna adicional en la que se extrae la tipología usada para cada viaje Adicionar la columna “cantidad de viajes eliminados”, para contar los viajes o proporción de viaje perdidos. Para calcular los datos de esta columna se usa la siguiente fórmula:(Long Eliminada / Longitud metros) | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 140 | Generar tabla dinámica a partir de la información obtenida en la etapa 110, discriminando: Ruta Longitud en metros | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 150 | Alimentar el archivo de Excel denominado “Matriz KMS Programado” en la hoja distancias, con los datos obtenidos en la etapa 140 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 160 | Alimentar el archivo de Excel “Matriz KMS Programado” en la hoja programado, con los datos obtenidos en la etapa 110 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 170 | Descargar del aplicativo GestSAE reporte de “Novedades de Kilometraje”, para el periodo de tiempo requerido, en la ruta _Informes / Bitácora / Notas por empresa y por tipo de nota_ indicando: Rango de fecha y hora inicial y fecha y hora final. Sistema: Zonal Tipo de Servicio: Todos Empresa: Todas ó “seleccionar concesionario puntual” Tipo de nota: Novedades kilometraje Subtipo de nota: Todas Subsubtipo de notas: Todas | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 180 | Analizar y contabilizar la cantidad de viajes adicionales y eventos de contingencia registrados en la etapa 170, clasificarlos por empresa, ruta y fecha. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 190 | Calcular la cantidad de kilómetros adicionales realizados según los datos de la etapa 180 y generar tabla dinámica con los mismos, discriminando: \- Fecha \- Operador SAE \- Etiqueta línea \- Suma de la cantidad de viajes adicionales \- Suma de la cantidad de kilómetros adicionales | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. 200 | Realizar una verificación fuera de línea en las bases de datos y reportes del Subsistema de Control de Flota, para detectar los viajes, no realizados total o parcialmente y no eliminados en aplicativo SAEOperador | Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado del proceso de supervisión fuera de línea (off line). 210 | Consolidar en un archivo de Excel todos los registros de viajes que no fueron ejecutados total o parcialmente identificados en la etapa 200 y generar tabla dinámica discriminando: Fecha Operador SAE Etiqueta línea Suma de la cantidad de viajes no eliminados no ejecutados Suma de la cantidad de kilómetros no eliminados y no ejecutados. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje 220 | Contar la cantidad de registros del archivo obtenido en la etapa 130 y validar que coincida con la cantidad de viajes programados en la respectiva jornada, de acuerdo con el dato obtenido en la etapa 110 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. ¿45?

| ¿Se cumple condición de la etapa 220? Si: ir a etapa 230 No: ir a etapa 240 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

230 | Generar tabla dinámica del archivo generado en la etapa 130, discriminado: \- Fecha \- Operador SAE \- Etiqueta línea \- Suma de la cantidad de viajes eliminados \- Suma de la cantidad de kilómetros eliminados | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

240 | Solicitar tickets en la mesa de ayuda del SIRCI por fallas o errores en los reportes del Sistema SAE | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje. ¿55? | ¿Se da solución al ticket generado en la etapa 240? Si: Ir a etapa 250 No: Ir a etapa 300 | Mesa de ayuda del concesionario SIRCI 250 | Actualizar la información del archivo de Excel “Matriz Liquidación KMS” con los siguientes datos: Rango de fechas de la semana en liquidación Ingresar filas con los registros de rutas nuevas en las hojas: “Consolidado liquidación” y “R. Económica” | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.. 260 | Alimentar el archivo de Excel “Matriz Liquidación KMS”, así: En la hoja “VIAJES EL,AD” incluir los datos obtenidos en la etapa 190, 210 y 230 En la hoja “PROGRAMADO” incluir los datos obtenidos en la etapa 160 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje..

270 | Alimentar manualmente el cuadro de ajustes en la hoja “Consolidado liquidación” del archivo de Excel “Matriz Liquidación KMS”, con los datos correspondientes a kilómetros a descontar o adicionar por ajustes pendientes derivados de conciliaciones, modificaciones, correcciones y otros. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

280 | Verificar cambios en las tipologías de vehículos según la información suministrada en la etapa 50 y realizar los ajustes necesarios en la hoja R. Económica del archivo “Matriz Liquidación KMS”. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

290 | Solicitar a las empresas operadoras el envío de la información del kilometraje calculada por los mismos y enviar información de cálculo de kilometraje calculado por el ente gestor, para realizar comparación y conciliación. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

¿65? | ¿Se concilia con la empresa operadora? Si: Ir a etapa 310 No: Ir a etapas 300 | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

300 | Realizar validación del kilometraje ejecutado de las rutas en las que se tenga diferencia por de medio consultas en las bases de datos y revisión de los reportes del Subsistema de Control de Flota generados en las etapas 90, 120 y 170, para descartar posibles errores en el procesamiento de dicha información y establecer el kilometraje efectivamente realizado. | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

310

| Consolidar en un solo archivo de Excel la información generada en la etapa 50, con la información de la R. Económica del archivo “Matriz Liquidación KMS”. y enviar por correo electrónico al Profesional Especializado 6 encargado de la Supervisión y Control de la Operación de la Dirección Técnica de Buses. Junto con el archivo “Matriz Liquidación KMS” que contiene el soporte de toda la información para la respectiva revisión | Técnico Administrativo ó Técnico Operativo de la Dirección Técnica de Buses encargado de la liquidación del kilometraje.

320 | Revisar el archivo de pago de kilómetros y vehículos generado en la etapa 310. | Profesional Especializado 6 Supervisión y Control de la Operación de la Dirección Técnica de Buses ¿75? | ¿Existen errores en el archivo de pago de kilómetros y vehículos? Si: Devolver archivo a Técnico Administrativo o al Técnico Operativo de la DTB, quien debe Ir a etapas 220, 230, 240, 250 y 260 No: Ir a etapa 150 | Profesional Especializado 6 Supervisión y Control de la Operación de la Dirección Técnica de Buses 330 | Enviar archivo al funcionario encargado de la Subgerencia Económica | Profesional Especializado 6 Supervisión y Control de la Operación de la Dirección Técnica de Buses 340 | Fin |

NOTA: Publicada en el Registro Distrital 5724 de noviembre 30 de 2015