Circular Externa 005 de 2015

CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2015 | PARA: | Ministros, Directores de Departamento Administrativo, Superintendentes, Directores, Gerentes, Jefes de Oficina Jurídica, Secretarios Generales, de las entidades y organismos públicos del orden nacional.

---|--- DE: | AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

ASUNTO: | Designación de Administradores del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado

FECHA: | Bogotá D.C., 16 de Febrero de 2015

El Decreto 2052 de 2014, _"Por el cual se reglamenta la implementación del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - "eKOGUI"_, establece en su artículo 8-, que los representantes legales las entidades de que trata el decreto en mención, deberán asegurar el registro oportuno y la actualización permanente de información en Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, para lo cual, deberán designar como administrador del Sistema a un servidor que acredite título de _abogado._

El citado artículo establece que el nombre del servidor designado deberá ser informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dentro de los 30 días siguientes a la publicación del Decreto 2052 de 2104 y de no remitirse dicha información, se entenderá que la responsabilidad la administración del Sistema recae en representante legal de la entidad.

Así mismo, cuando se presente cambio de administrador del Sistema se deberá informar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación.

Lo anterior reviste de gran importancia tanto para la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como para las entidades y organismos que están en el deber de utilizar el Sistema en conformidad con el Decreto Ley [4085](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=44542) de 2011, toda vez que con ello se garantiza:

- La debida protección de los datos contenidos dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado.

- La oportuna actualización de la información contenida dentro del mismo.

- La apertura de los canales de comunicación entre ésta entidad y los usuarios de la herramienta, optimizando las actividades encaminadas a la verificación, corrección e incorporación de datos dentro del Sistema.

- La creación y asignación de claves de acceso a los usuarios del sistema y la inactivación de los mismos cuando a ello haya lugar.

- La asignación o reasignación oportuna de las solicitudes de conciliación extrajudicial, procesos y trámites arbitrales dentro del Sistema.

- La adecuada capacitación de los funcionarios que asumen un rol dentro del Sistema Único de Gestión de Información de la Actividad Litigiosa del Estado, procurando la veracidad, consistencia y oportunidad de los datos contenidos en el mismo.

En este sentido y dado que la Agencia estará próximamente ejecutando el despliegue de la nueva versión del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado eKogui, se hace necesario remitir a la Dirección de Gestión de Información a más tardar el día 27 de Febrero de 2015, la designación del administrador del sistema de la entidad que representan al correo electrónico: soporte.ekogui@defensajuridica.gov.co Cualquier inquietud con gusto la atenderemos.

Cordialmente;

MARIANA MARTÍNEZ CUELLAR

Directora de Gestión de Información