Circular 020 de 2015

CIRCULAR 020 DE 2015

(Febrero 18) | **Para:

| DIRECTORES/AS, JEFES DE OFICINAS DE LAS ALTAS CONSEJERÍAS, SUBDIRECTORES/AS Y RESPONSABLES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA GENERAL.

---|--- **De:

| SECRETARIA GENERAL.

**Asunto:

| PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE LAS VISITAS A LA ENTIDAD POR PARTE DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL.

Respetados/as Doctores/as:

Con el propósito de atender los requerimientos y visitas de los organismos de control en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y en virtud de las disposiciones previstas en la Ley [1712](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#0) de 20141, se hace necesario impartir los lineamientos para acoger dichas situaciones, por lo que de manera atenta, me permito socializar el referido protocolo, a efectos de fortalecer la gestión que adelanta esta entidad.

1. Requerimientos por escrito:

A continuación se relacionan los criterios que deben tenerse en cuenta para atender los requerimientos por escrito.

* Todo requerimiento recibido debe cumplir con el procedimiento No. 2211600-PR049, relacionado con la recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales.

* De acuerdo a la temática objeto del requerimiento, éste se direccionará a la dependencia competente.

* El jefe de la dependencia será el directo responsable de velar porque la información sea precisa, correcta, veraz, completa y oportuna.

* En aquellas situaciones en que intervengan varias dependencias, el Jefe de la oficina que posea la mayor parte de la información requerida y/o solicitudes allegadas, será el encargado de consolidar la información con el propósito de emitir una sola respuesta.

* Se allegará copia de la respuesta en todos los casos a la Oficina de Control Interno.

* Se podrá solicitar el apoyo y asesoría de la Oficina de Control Interno cuando se estime pertinente.

* En relación con la información sobre los proyectos y/o planes de gestión la dependencia y/o dependencias podrán solicitar el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

* Toda información es pública salvo disposición constitucional o legal.

Responsables:

ACTIVIDAD | RESPONSABLES ---|---
1. Recepcionar el requerimiento allegado por el organismo de control, asignar la numeración consecutiva mediante su Subdirección Gestión registro y radicación en el SIGA, digitalizarla, clasificarla y Documental direccionarla al Despacho de/la Secretario/a General con copia a la Oficina de Control Interno para su respectivo seguimiento. | Subdirección de Gestión Documental
2. Evaluar la temática objeto del requerimiento y remitirlo a la dependencia y/o dependencias competentes. | Asesor/a del Despacho del Secretario/a General.
3. Atender del requerimiento y emitir la respuesta a la información solicitada. | Jefe de la dependencia y/o dependencias.
4. Enviar la respuesta final ya con los respectivos vistos buenos y firma de la misma al organismo de control, Documental conforme a las actividades previstas en el procedimiento No. 2211600-PR-049 con copia a la Oficina de Control Interno. | Subdirección de Gestión Documental

Atención de Visitas:

Los servidores de los organismos de control que efectúen visitas con el propósito de adelantar indagaciones, evaluaciones, investigaciones, solicitudes de información y cualquier diligencia oficial relacionada con el ejercicio de sus funciones, serán recibidos por servidores de la Oficina de Control Interno de esta Secretaría.

A su vez, la referida oficina deberá solicitarle al servidor que adelante la visita, el documento que lo identifique como funcionario del respectivo organismo de control y el documento en físico con el cual se le autorice expresamente para desarrollar la diligencia.

La Oficina de Control Interno presentará y podrá acompañar a la dependencia y/o dependencias, al personal del organismo de control que adelantará la visita y deberá efectuarse el registro de asistencia formato No. 2211300-FT-211 Versión 06, y asimismo, la dependencia y/o dependencias elaborará un Acta de la diligencia y se remitirá copia a la Oficina de Control Interno.

Finalmente, cabe señalar que el protocolo no incluye la atención de los requerimientos, visitas e investigaciones de carácter judicial, teniendo en cuenta que estos serán atendidos por la Dirección Jurídica Distrital o por quien esta delegue para el efecto, de acuerdo al procedimiento que dicha dependencia estime conducente.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA AVILA

Secretaria General

NOTA DE PIE DE PÁGINA

1.

_"Por medio de la cual_ se _crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso_ a _la Información Pública Nacional y_ se _dictan otras disposiciones. "_

Proyectó: Catalina Cerón Martínez - Samuel Peña Pineda Profesionales Oficina de Planeación _y_ Control Interno Revisó: Nelson Julián Salazar Urrutia - Jefe Oficina asesora de Planeación Ricardo Bogotá Camargo - Jefe Oficina de Control Interno.

Aprobó: Ximena Aguilón Mayorga - Subdirectora Distrital de Doctrina _y_ Asuntos Normativos Orlando Corredor Torres - Director Jurídico Distrital