Circular 011 de 2015

CIRCULAR 011 DE 2015 (Enero 29) | Para: | SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES CON Y SIN PERSONER Í A JUR Í DICA, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS Y GERENTES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS, INCLUIDAS LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, OFICIALES Y MIXTAS, DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, DE SOCIEDADES DE ECONOM Í A MIXTA, DE EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS Y RECTOR Í A DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO. ---|--- De: | SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C. Asunto: | Metodología de seguimiento de la gestión de los/as Jefes de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en las entidades y organismos distritales, en el desarrollo del Programa Anual de Auditoría.

[Ver Circular Sec. General 116 de 2015](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62441#0)

El artículo [4°](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59375#4) del Decreto 370 de 2014 radicó en cabeza de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. la competencia para elaborar _"la metodología que define los parámetros de seguimiento_ a _la gestión de los/as Jefes de_ /a _Unidad u Oficina de Control Interno_ o _quien haga_ _s_ _us veces, en las entidades_ y _organismos distritales, en el desarrollo del Programa Anual de Auditoría",_ en consecuencia, se procede a reglamentar así:

* Programa Anual de Auditoría

De conformidad con la "Guía de Auditoría para Entidades Públicas" del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), el proceso de _Auditoría Interna_ desarrollado por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, busca que a través de una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, se agregue valor y se mejoren las operaciones de la entidad y con ello, la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Así, a través del Programa Anual de Auditoría (PAA) se planifican y establecen los objetivos a cumplir anualmente para evaluar y contribuir con el mejoramiento de los procesos de la entidad y de su eficacia, para lo cual, el PAA debe contener: 1) objetivos del programa; 2) alcance del programa; 3) procesos a auditar, para lo cual deben priorizarse aquellos que desde el análisis de riesgos pueden llegar a afectar o impactar la gestión de la entidad o, que en ausencia de mapas de riesgos definidos la experticia profesional del auditor sea considerado en zona de riesgo; 4) clasificación por tipo de procesos; 5) criterios, entendidos como los requisitos de los procedimientos o normas aplicables según corresponda; 6) identificación de los recursos humanos, financieros y tecnológicos destinados a la ejecución de la auditoría; 7) cronograma, se refiere al tiempo de ejecución de las actividades contempladas para el desarrollo de la auditoría y, 8) responsable líder del proceso auditado.

Ahora bien, tal como lo establecen los parágrafos [1°](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59375#1.P.1) y [2°](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59375#1.P.2) del artículo 1° del Decreto 370 de 2014, el Programa Anual de Auditoría deberá presentarse a aprobación del Comité de Coordinación de Control Interno o quien haga sus veces en la entidad u organismo distrital respectivo y una vez aprobado, remitirlo a la Subdirección de Talento Humano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., dentro de los primeros quince (15) días del mes de febrero de cada vigencia, para que repose en cada historia laboral del/la Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.

En tal sentido y con miras a garantizar la estandarización del Programa Anual de Auditoría, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional acogió, ajustó y adoptó el formato propuesto por el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP- en la "Guía de Auditoría de Entidades Pública", el cual debe diligenciarse a través de la página web de la Secretaría General (http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co). link "Reportes Jefes de Control Interno - Alcalde Mayor" y, remitirse formalmente a la Subdirección de Talento Humano de la Secretaría General en los términos previstos en los parágrafos 1° y 2° del Decreto 370 de 2014.

* Seguimiento al Programa Anual de Auditoría

Tal como lo dispone el artículo [4°](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=59375#4) del Decreto 370 de 2014, es necesario realizar seguimiento a la gestión realizada por el Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en cumplimiento del Programa Anual de Auditoría adoptado para cada una de las entidades del Distrito Capital, para lo cual se ha dispuesto la presentación de dos (2) informes semestrales, en las siguientes fechas:

Primer informe sobre la ejecución del PAA: corresponde al período comprendido entre el primero (1) de febrero y el treinta y uno (31) de julio de cada año y deberá ser presentado a más tardar el quince (15) de agosto del mismo año, y Segundo informe sobre la ejecución del PAA: corresponde al período comprendido entre el primero (1) de agosto y el treinta y uno (31) de enero del año siguiente y deberá ser presentado a más tardar el quince (15) de febrero de cada año.

El informe sobre la ejecución del PAA deberá contener: 1) informe sobre el cumplimiento de lo planeado versus lo ejecutado; 2) conclusiones del ejercicio de las funciones de auditoría llevadas a cabo en la entidad durante el período; 3) descripción de las acciones adelantadas por el responsable de control interno en relación con el resultado del proceso auditor y, 4) descripción de obstáculos y/u oportunidades que se presentan en la entidad para el cumplimiento de sus funciones' de control interno.

Los informes semestrales sobre el cumplimiento del PAA deben remitirse a la Secretaría General a través de la página web de la Secretaría General (http://www.secretariageneralalcaldiamayor.gov.co), link "Reportes Jefes de Control Interno Alcalde Mayor", en el formato dispuesto para tal fin, en las fechas anteriormente establecidas, acompañado de los documentos que según el auditor, constituyen evidencias del cumplimiento del PAA.

Durante el mes siguiente al recibo de los informes, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional procesará y analizará la información remitida por el/la responsable de control interno de la entidad en relación con el cumplimiento del PAA y presentará las respectivas conclusiones al Alcalde Mayor, con miras a identificar medidas para fortalecer el ejercicio de la función de control interno en la administración y con ello, al mejoramiento de las capacidades de los servidores públicos que las ejercen.

Cordialmente,

MARTHA LUCÍA ZAMORA ÁVILA

Secretaria General

C.C N.A Proyectó: Maria Constanza Romero Revisó: Carolina Franco - Ramón E. Villamizar