Circular 01 de 2015

CIRCULAR 01 DE 2015

(Febrero 05)

| Para: | TODAS LAS DEPENDENCIAS ---|--- De: | SUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN

Asunto: | Archivo de Documentos en el Expediente Contractual

De acuerdo con lo establecido en el articulo [12](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25506#12) del Decreto 267 de 2007, _"Por_ el _cual_ se _adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D._ C. y se _dictan otras disposiciones",_ la Dirección de Gestión Corporativa tiene, entre otras funciones, la de _" d. Orientar_ y _supervisar las actividades de administración de los recursos físicos_ y _el manejo de los almacenes_ e _inventarios de los bienes muebles_ e _inmuebles asignados_ a la _entidad_ y _la prestación adecuada de los servicios requeridos, así como la gestión documental_ y _de archivos de la entidad."_

En desarrollo de la función mencionada, se asignó a la Subdirección de Contratación la obligación de custodiar los expedientes contractuales que se generen de las solicitudes de contratación elevadas por las dependencias que conforman la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

Respecto de la formación y examen de los expedientes la Ley [1437](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#0) de 2011, en su artículo [36](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#36) establece:

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_"ARTICULO_ 36. _FORMACIÓN Y EXAMEN DE EXPEDIENTES. Los documentos_ y _diligencias relacionados con una misma actuación_ se _organizarán en un solo expediente, al cual_ se _acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio_ o a _petición de interesado, cualesquiera otros que_ se _tramiten ante la misma autoridad._

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_Si las actuaciones_ se _tramitaren ante distintas autoridades, la acumulación_ se _hará en la entidad u organismo donde_ se _realizó_ la _primera actuación. Si alguna de ellas_ se _opone_ a la _acumulación, podrá acudirse, sin_ más _trámite,_ al _mecanismo de definición de competencias administrativas. Con los documentos que por mandato de la Constitución Política_ o _de la ley tengan el carácter de reservados_ y _obren dentro de un expediente,_ se _hará cuaderno separado._

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_Cualquier persona tendrá derecho_ a _examinar los expedientes en_ el _estado en que_ se _encuentren, salvo los documentos_ o _cuadernos sujetos_ a _reserva_ y a _obtener copias_ y _certificaciones sobre los mismos, las cuales_ se _entregarán en los plazos señalados en el artículo_ _14"._

__ En virtud de lo anterior, se entiende como expediente contractual la totalidad de documentos generados o allegados a esta Subdirección, con el fin de adelantar el trámite precontractual, contractual y postcontractual.

A su vez, la Ley [594](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#0) de 2000, en su artículo [12](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#12), establece que: _"La administración pública_ será _responsable de_ la _gestión de documentos_ y _de_ la _administración de_ sus _archivos",_ y respecto de las obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo se encuentren los archivos de las entidades públicas señala en el artículo [16](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#16) la de: "(...) _velar por la integridad, autenticidad, veracidad_ y _fidelidad de_ la _información de los documentos de archivo_ y serán _responsables de_ su _organización_ y _conservación,_(...)"

Ahora bien, de conformidad con el Informe Final de la Visita Fiscal - Contratos Prestación de Servicios, vigencia 2014, de la Contraloría de Bogotá, presentado mediante radicado 1-2014-29983, comedidamente les recuerdo que se debe guardar el debido proceso archivistico en los expedientes contractuales.

El Instructivo 2211200-IN-010 _"Archivo de documentos de_ la _contratación de_ la _Subdirección de Contratación"_ en el paso 3, señala que el responsable del archivo actualiza, organiza y folia, cada vez que __ se alleguen a la Subdirección de Contratación los informes de avance de ejecución del expediente __ contractual.__

El responsable del archivo de documentos del proceso de contratación organiza el expediente conforme a la cronología de radicación, aplicando debidamente el Instructivo 2211200-IN-010. Por lo cual, dependerá de los Supervisores _y/o_ interventores allegar los documentos de manera coherente y cronologicamente (sic) ordenada, los documentos debidamente firmados, y evitar la duplicidad de documentos.

Agradezco su colaboración, lo cual redundará en el cumplimiento de los compromisos institucionales y en una gestión con eficiencia.

Cordial saludo,

CARLOS MANUEL GALVÁN VEGA

c.c N.A Anexo: N.A Proyectó: Diana Carolina Hemández Amado Revisó Carlos Manuel Galván Vega