Circular 075 de 2016

CIRCULAR No 075 DE 2016

(Septiembre 14)

| Para: | SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES CON Y SIN PERSONERÍA JURÍDICA, GERENTES, PRESIDENTES/AS Y DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DE EMPRESAS INDUSTRIA LES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS INCLUIDAS LAS OFICIALES Y MIXTAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, RECTOR/A DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, ALCALDES/AS LOCALES, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, D.C., CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., VEEDURÍA DISTRITAL Y CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C. ---|---

De: | SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ

Asunto:

| ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ADQUISICIÓN, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO -SGDA- EN LAS ENTIDADES DEL DISTRITO CAPITAL La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., a través de la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones - TIC- y la Dirección Archivo de Bogotá, continua avanzando en el proyecto de definición del modelo de requisitos técnicos y funcionales para los Sistemas de Gestión de Documentos de Archivo -SGDA- en el Distrito Capital. Sin embargo, en respuesta a las diferentes consultas de entidades distritales dirigidas a las dependencias mencionadas, con respecto al interés en los sistemas de gestión de documentos, a continuación se imparten algunas recomendaciones en relación con la adquisición, implementación o desarrollo de software especializado en la administración integral de documentos:

1. Las entidades de la administración distrital, para abordar la implementación de nuevas tecnologías de la información y la comunicación en el manejo de la gestión documental y la administración de archivos, deben contar con los siguientes instrumentos archivísticos , establecidos en el Decreto Nacional 2609 de 2012 , hoy compilado en el Decreto 1080 de 2015:

- Cuadro de Clasificación Documental.

- Tabla de retención documental (TRD), debidamente aprobada y convalidada por las instancias competentes.

- Programa de Gestión Documental (PGD), aprobado por el Comité Interno de Archivos, de conformidad con lo señalado por la normatividad archivística.

- Plan Institucional de Archivos (PINAR), aprobado por el Comité Interno de Archivos, de conformidad con lo señalado por la normatividad archivística.

- Inventario documental.

- Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

- Banco terminológico de tipos, series y subseries documentales.

- Mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

- Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

Adicionalmente deben contar con un esquema de metadatos acorde con la norma ISO 23081, el cual debe incluir los metadatos mínimos establecidos en el artículo 30 del Decreto antes citado.

2. La herramienta informática deberá estar enmarcada en los propósitos corporativos internos de cada entidad en particular. Adicionalmente, la misma deberá estar contemplada y alineada con el programa de gestión documental PGD-, plan institucional de archivos -PINAR- y el plan estratégico de tecnologías de la información -PET-, con el fin de garantizar la inversión en el producto de software adquirido, teniendo especial atención en las siguientes recomendaciones:

- Interoperabilidad. La herramienta de software debe estar en capacidad de garantizar el intercambio, reconocimiento y procesamiento de información con otro/s sistema/s automatizado/s, brindando una capacidad de funcionamiento simultáneo en los niveles técnico, semántico y sintáctico.

- Conformidad. Las entidades identificarán los objetivos corporativos para la iniciativa SGDEA. y el producto de software se alineará con las estrategias de información y de gestión documental.

- Capacidad. El producto de software debe estar en capacidad de adaptarse a las políticas de gestión documental y archivo, así como de soportar la multiplicidad de formas en que se registra la información en las entidades (papel, páginas web, correo electrónico, documentos ofimáticos. reportes de bases de datos. etc.)

• Integración. El software debe disponer de herramientas de integración tecnológica universales para ampliar las posibilidades del sistema, frente a demandas funcionales no previstas o nuevos requisitos legales (firma digital/electrónica, certificación de imágenes, integración con la automatización de procesos, etc.).

3. La herramienta debe responder a las operaciones de la gestión documental definidas en el Décimo Tercer Lineamiento del Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIG- y observar el cumplimiento del Cuarto Lineamiento: Cuadro de Caracterización Documental como Listado Maestro de Registros.

4. La herramienta debe ser validada tomando como referencia los requisitos funcionales de buenas prácticas internacionales. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., a través de la mesa de trabajo conjunta conformada para la elaboración del lineamiento del Modelo de Requisitos Técnicos y Funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos de Archivo SGDA en el Distrito Capital, conformada por la Dirección Archivo de Bogotá, la Alta Consejería Distrital de TIC ACDTIC, la Subdirección de Gestión Documental y la Subdirección de Informática y Sistemas, con el apoyo de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, ha determinado, como resultado de los análisis adelantados, que los estándares mínimos de referencia y ejemplo de mejores prácticas internacionales para la convalidación funcional del software que soportará el proyecto de gestión documental integral, son los siguientes:

• ISO 16175-2. Información y Documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2. Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos.

• ISO 23081-2. Información y documentación. Procesos de gestión de documentos. Metadatos para la gestión de documentos. Parte 2: Elementos de implementación y conceptuales.

• Especificación Moreq 2010. Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo.

5. Adicionalmente deben tomar como marco de referencia las normas y lineamientos emitidos por el Archivo General de la Nación -AGN-, particularmente los contenidos en los siguientes documentos:

- Circular 002 de 2012 "Adquisición de herramientas tecnológicas en gestión documental.

- Circular 005 de 2012 "Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa del Cero Papel”.

- Acuerdo 003 de 2015 “Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".

- Guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos, disponible en =

Finalmente se aclara que los aspectos anteriormente expuestos deberán ser observados en tanto se culmine el proyecto de definición del modelo de requisitos para el SGDA-DC, lo cual está previsto en el mediano plazo, y será oportunamente presentado a todas las entidades de la administración distrital.

Cualquier inquietud que surja de la presente, será atendida por la Dirección Archivo de Bogotá y la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones - TIC-, de acuerdo con sus competencias.

Cordialmente.

RAÚL J. BUJITRAGO ARIAS

Secretario General

Alcaldía Mayor de Bogotá