Circular Externa 029 de 2017

CIRCULAR 029 de 2017

(Agosto 16) | Para: | Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, Direcciones Departamentales de Salud y Entidades Municipales de Salud, No Fronterizas. ---|--- De: | Ministro de Salud y Protección Social Asunto: | Envío de los datos al Ministerio de Salud y Protección Social del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), de las atenciones realizadas a personas extranjeras en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Fecha: | 16 de agosto de 2017

Este Ministerio, en desarrollo de lo previsto en el artículo 2°, numeral[23](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=44615#2.23), del Decreto número 4107 de 2011, modificado por el Decreto número 2562 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1438 de 2011, estableció en su artículo [114](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41355#114), la Obligación de reportar, como _“una obligación de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores de servicios de salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacéuticas, las cajas de compensación, las administradoras de riesgos profesionales y los demás agentes del sistema, proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores. Es deber de los ciudadanos proveer información veraz y oportuna”._

Que en el contexto de esta disposición, se entiende que los Prestadores de Servicios de Salud habilitados en el territorio colombiano que atienden población extranjera, deben reportar de forma permanente y directa a este Ministerio, los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), de todas las atenciones de salud realizadas a la población antes anotada, con las especificaciones de oportunidad, calidad y cobertura y en la plataforma informática prevista en la normatividad vigente.

Que la Resolución número [1531](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=60425#1531) de 2014 expedida por este Ministerio, estableció el mecanismo para la transferencia de datos del Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), a través de la Plataforma de Integración de Datos \- PISIS del Sistema de Información de la Protección Social (Sispro), y se amplían las entidades obligadas a reportar, mediante la modificación en tal sentido, de la Resolución número 3374 de 2000.

Que se requiere realizar el análisis de la información relacionada con la demanda de los servicios de salud en todo el territorio nacional de todas las personas extranjeras, cualquiera sea su nacionalidad, así como también, la disponibilidad y suficiencia de oferta necesaria, con el fin de complementar la información existente en zonas de frontera; se permite

INSTRUIR

A todas las IPS habilitadas, en el marco del Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad, para que envíen al Ministerio de Salud y Protección Social los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS), de las personas extranjeras allí atendidas, de acuerdo con la especificación del Anexo Técnico número 1, numeral 2, de la Resolución número 3374 de 2000 a través de la Plataforma PISIS, conforme al siguiente procedimiento:

1. Especificación para el envío de los archivos RIPS por parte de las IPS a través de la Plataforma PISIS

Las IPS deben enviar al Ministerio de Salud y Protección Social los datos del Registro Individual de Prestaciones de Salud, correspondientes a las atenciones de las personas extranjeras, por medio de archivos comprimidos, que se vienen reportando conforme a la Resolución número 3374 de 2000, de acuerdo con la siguiente especificación técnica.

1.1. Especificación del nombre de los archivos

El nombre de los archivos debe cumplir con el siguiente estándar:

Componente del nombre de archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud fija | Requerido ---|---|---|---|--- Módulo de información | RIP | Identificador del módulo de información: RIPS | 3 | SÍ Tipo de Fuente | 165 | Fuente de la Información: Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) | 3 | SÍ Tema de información | RIPS | Conjunto de archivos de prestaciones de salud | 4 | SÍ Fecha de Corte | AAAAMMDD | Debe corresponder al último día calendario del periodo de información reportada. Por ejemplo: 20160831. | 8 | SÍ Tipo de Identificación de la Entidad reportante | NI | Tipo de identificación de la entidad reportadora de la información. Número de Identificación Tributaria (NIT). | 2 | SÍ Número de Identificación de la Entidad reportante | 999999999999 | Número de identificación de la IPS que envía los archivos, de acuerdo con el tipo de identificación del campo anterior: número de NIT, sin dígito de verificación. Se debe usar el carácter CERO de relleno a la izquierda, si es necesario para completar el tamaño del campo. Por Ejemplo: 000860999123 | 12 | SÍ Extensión del archivo |.DAT | Extensión del archivo. | 4 | SÍ Nombres de archivos comprimidos:

Tipo de Archivo | Nombre del Anexo Técnico | Ejemplos de Nombres de Archivo | Longitud del nombre ---|---|---|--- Registros individuales de prestaciones de salud | RIP 165RIPS | RIP165RIPSAAAAMMDD- NIXXXXXXXXXXXX.DAT | 36

1.2. Contenido del archivo comprimido

El archivo comprimido debe cumplir con las siguientes características:

Debe ser un archivo comprimido mediante el formato ZIP, con extensión cambiada a.DAT.

Cada archivo comprimido debe contener los siguientes archivos planos, cuyas estructuras son las descritas en el Anexo Técnico 1, numeral 2, de la Resolución número 3374 de 2000, así:

Nombre Archivo Plano | Tipo de Archivo | Periodo del archivo

---|---|--- CTMMAAAA | CT Archivo de control | El nombre del archivo contiene el mes y año de reporte, así: MM: mes AAAA: año El mes y año de estos archivos debe ser coherente con el año y mes de la fecha de corte del nombre del archivo comprimido que los contiene. Ejemplo: Nombre del archivo comprimido: RIP165RIPS20160831NIXXXXXXXXXXXX.DAT El archivo anterior contendrá los siguientes archivos planos, según el ejemplo: US082016.txt AF082016.txt AP082016.txt AC082016.txt AH082016.txt AU082016.txt AN082016.txt AM082016.txt AT082016.txt USMMAAAA | US Archivo de usuarios AFMMAAAA | AF Archivo de Transacciones (Facturas) APMMAAAA | AP Archivo de procedimientos ACMMAAAA | AC Archivo de consultas AHMMAAAA | AH Archivo de hospitalización AUMMAAAA | AU Archivo de urgencias ANMMAAAA | AN Archivo de recién nacidos AMMMAAAA | AM Archivo de medicamentos OTMMAAAA | OT Archivo de otros servicios

2. Periodo de reporte y plazo

Los RIPS de las personas extranjeras atendidas en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud no fronterizas, se deben reportar así:

| Periodo a reportar | Fecha de reporte a través de PISIS ---|---|--- Reporte inicial | Del 1° de marzo al 31 de octubre de 2017 | De 1° al 15 de noviembre de 2017. Reporte periódico | A partir del mes de noviembre de 2017 | Durante los primeros 15 días calendario del mes siguiente.

3. Consideraciones para el reporte de los RIPS

3.1. Entidades a quienes se debe reportar

Los reportes de las atenciones de personas extranjeras deberán enviarse tanto al Ministerio de Salud y Protección Social como la Dirección Departamental Distrital de Salud respectiva, para su propia gestión.

Las demás atenciones realizadas por las IPS deben seguirse reportando en RIPS al pagador respectivo, de acuerdo con la normatividad vigente.

3.2. Determinación del tipo de identificación

Cuando la persona de nacionalidad extranjera posea un documento de identificación equivalente se permiten los siguientes tipos de identificación: PA=Pasaporte, CD=Carné diplomático, SV=Salvoconducto o CE=Cédula de extranjería, PE=Permiso Especial de Permanencia1.

Cuando la persona de nacionalidad extranjera no posea un documento de identificación equivalente, se deben utilizar los siguientes tipos de identificación: AS = Adulto sin Identificar, MS = Menor sin identificar.

3.3. Determinación del número de identificación

Se debe incluir en el número de identificación el código de país según el estándar ISO 3166-1 a tres (3) caracteres, que se adjunta a la presente circular y forma parte de la misma, seguido del número de identificación presentado por el usuario de los servicios de salud, o del consecutivo asignado por la IPS cuando este no tiene ninguna identificación. Se incluye en el Anexo número 1, la Tabla de codificación de países.

Cuando el usuario no cuenta con documento de su país, la IPS debe generar por cada persona atendida, un consecutivo de seis (6) dígitos, iniciando con el 000001.

Por ejemplo: La identificación debe diligenciarse, así:

\- BRA000001 para nacionales Brasileños sin documento de identificación \- BRA123457686970 para nacionales Brasileños con documento de identificación del país.

4. Plataforma para el envío de la información

El Ministerio de Salud y Protección Social dispone de la Plataforma de Intercambio de Información (PISIS) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), para que las entidades reporten la información desde sus instalaciones. Si el reportante aún no cuenta con usuario, debe solicitarlo previo registro de su entidad en el sitio web del Sispro, utilizando los links anotados a continuación.

Registrar entidad: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Entidades/RegistrarEntidad. aspx Registrar solicitud de usuario: http://web.sispro.gov.co/Seguridad/Cliente/Web/ RegistroSolicitudes.aspx

5. Control de calidad de la información

La Plataforma PISIS recibe los archivos conformados según la estructura determinada en la presente Circular y realiza el proceso de validación, así:

\- Primera validación: corresponde a la revisión de la estructura de los datos y se informa el estado de la recepción al reportante.

\- Segunda validación: Una vez realizada en forma exitosa la primera validación, se realiza el control de calidad de contenido en el aplicativo misional y se informa al reportante el resultado.

Se entiende cumplida la obligación de este reporte una vez la segunda validación sea exitosa.

6. Tratamiento de la información

Las entidades que participen en el flujo y consolidación de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de la Ley Estatutaria [1581](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981#1581) de 2012, Ley [1712](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#1712) de 2014, el Capítulo [25](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62508#P.2.T.2.C.25) del Título 2 de la Parte 2 del Decreto número 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tiene acceso.

7. Seguridad y veracidad de lo reportado

Para garantizar la seguridad y veracidad de la información reportada, las entidades deben enviar los archivos firmados digitalmente, lo cual protege los mismos garantizando su confidencialidad, integridad y no repudio. Para firmar digitalmente los archivos, se debe usar un certificado digital emitido por una entidad certificadora abierta aprobada por la entidad competente.

8. Mesa de ayuda

Con el propósito de brindar ayuda técnica para el reporte de los archivos, transporte de datos y demás temas relacionados, el Ministerio de Salud y Protección Social tiene dispuesta una mesa de ayuda. Los datos de contacto se encuentran en el siguiente enlace: http://www.sispro.gov. co/recursosapp/Pages/Mesa_Ayudas.aspx Adicionalmente, se dispone de documentación para el uso de la plataforma PISIS en el siguiente enlace: http://web.sispro.gov.co/WebPublico/Soporte/FAQ/FAQ.aspx Se aclara que el no reporte de la información, en las condiciones contenidas en el artículo [116](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41355#116) de la Ley 1438 de 2011, generará en el obligado la responsabilidad allí prevista.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 16 días del mes de agosto del año 2017.

El Ministro de Salud y Protección Social,

Alejandro Gaviria Uribe