Circular 021 de 2017

CIRCULAR 021 DE 2017

(Agosto 2)

| Para:| Usuarios y Funcionarios del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo ---|--- De: | Director de Comercio Exterior Asunto: | Asignación de Certificado de Firma Digital Para su conocimiento y fines pertinentes, de manera atenta se informan los parámetros para la asignación de certificados de firmas digitales a los usuarios registrados y a los nuevos usuarios que realicen trámites ante la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE). El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo cuenta con 1332 certificados de firma digital que serán asignados así:

Período de asignación | Cantidad a asignar ---|--- 8 de agosto al 30 septiembre de 2017 | 432 15 de octubre a 30 de noviembre 2017 | 300 15 de diciembre 2017 a 30 de enero 2018 | 200 15 de febrero a 30 de marzo de 2018 | 200 15 de abril al 31 de mayo de 2018 | 200 Los certificados que no sean asignados en las fechas estipuladas se acumularán para el siguiente período, según lo descrito anteriormente.

1. Solicitud certificado de firma digital

Los usuarios interesados en obtener certificado de firma digital deberán realizar la solicitud ingresando a la página wvw.vuce.gov.co de la Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE), en el botón Solicitud de Firma Digital, especificando el módulo o módulos que van a utilizar.

Solo se asignará un certificado de firma digital por NIT. Si se presentaran varias solicitudes de certificados para una misma empresa, se tomará la primera solicitud recibida a través de la VUCE teniendo en cuenta fecha y hora registrada por el servidor, como única solicitud. Las demás serán rechazadas.

**2. Preaprobación de certificados El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo realizará la preaprobación en un término máximo de dos (2) días hábiles después de recibida la solicitud del certificado de firma digital, la cual será notificada a través del correo electrónico suministrado por el usuario para notificaciones al momento de registro en la VUCE.

**3. Aprobación de certificados de firma digital por parte de la empresa certificadora Una vez preaprobada la solicitud de firma digital, la empresa certificadora contactará al usuario telefónicamente o por correo electrónico para continuar el trámite de solicitud. Para iniciar el proceso se requieren los siguientes documentos:

Para el Representante Legal:

Copia documento de identificación ampliado al 150%.

Copia del certificado de representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Registro Único Tributario (RUT).

Persona Natural:

Copia documento de identificación.

Registro Único Tributario (RUT).

Pertenencia Empresa: (Certificado emitido a un empleado o funcionario de una empresa que le permite identificarse como miembro de la misma).

Copia documento de identificación.

Certificación laboral firmada por recursos humanos o por el representante legal, con fecha de expedición no mayor a 30 días.

Registro Único Tributario (RUT).

Los documentos anteriormente citados deberán enviarse al correo electrónico proyecto.mincomercio@certicamara.com, y en el asunto deberán citar el número de identificación del titular del certificado de firma digital.

Una vez recibidos los documentos la empresa certificadora validará la información registrada en el formulario y contará con cinco (5) días hábiles para la entrega del certificado de firma digital en ciudades principales.

Si los documentos no cumplen con los parámetros establecidos, la empresa certificadora realizará el requerimiento al correo electrónico que el solicitante registre en el formulario de emisión de certificados de firma digital.

La empresa certificadora contará con cinco (5) días hábiles después de la respuesta al requerimiento para la entrega del certificado de firma digital.

4. Emisión certificado firma digital o token USB criptográfico ** La empresa certificadora a través de correo electrónico informará los datos de envío, el cual incluye el número de la guía de entrega del certificado de firma digital o token USB criptográfico.

**5. Reposición El usuario podrá solicitar reposición de un nuevo certificado digital por la vigencia restante del certificado anterior, siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones: a) Poseer un certificado digital vigente y b) el tiempo restante de la vigencia del certificado de firma digital que se desea reponer sea superior a tres (3) meses.

Reposición sin costo

- Cambio de titular o cambio de cargo: En este caso debe existir manifestación expresa del representante legal o del ordenador del gasto de la entidad que actúa en la VUCE.

Solo aplica una reposición sin costo por certificado, no aplica reposición sobre reposición.

- Por error en la emisión: Cuando el certificado de firma digital presente error asociado a la generación del mismo.

Reposición con costo El pago del valor de la reposición será asumido por el solicitante en los siguientes casos:

- Por bloqueo de dispositivo o token USB criptográfico: Cuando el titular del certificado de firma digital ingresa la contraseña errada por más de tres veces.

- Olvido de contraseña: Cuando el titular olvida o extravía la contraseña asignada.

- Por pérdida o daño del token USB criptográfico: Cuando el titular extravía o genera un daño por mal uso del dispositivo token USB criptográfico.

**6. Disposiciones finales

- El solicitante contará con treinta (30) días calendario para diligenciar el formato para emisión de certificados de firma digital y anexar los documentos requeridos. Vencido este término si no se cuenta con dicha información se entenderá que el usuario desiste del trámite.

- Los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación exitosa de los documentos.

- La renovación del certificado de firma digital deberá ser solicitada treinta (30) días calendario antes de su vencimiento.

La presente circular rige a partir de la fecha de publicación y deroga la Circular 021 de 2014.

Cordial saludo,

_Luis Fernando Fuentes Ibarra_