Circular 023 de 2017

CIRCULAR 023 DE 2017

( Agosto 01) Para: SUBSECRETARIO/A DE DESPACHO, DIRECTORES/AS Y JEFES/AS DE OFICINA

De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Asunto: DIRECTRICES PARA LA CONSTRUCCIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 2018

Radicado: 3-2017-2628 del 1° de agosto de 2017

La presente Circular define los criterios mínimos a tener en cuenta por los Responsables de Proyecto y Responsables de Rubro, para el proceso de elaboración técnica del Anteproyecto de Presupuesto para la Vigencia 2018. Su construcción debe contemplar las proyecciones macroeconómicas establecidas por las entidades del orden nacional competentes[1] y las definidas por la Secretaría de Hacienda Distrital[2], guardando los principios básicos de planificación, integralidad, universalidad, unidad de caja, equilibrio y anualidad, entre otros. Para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto 2018, se deben tener en cuenta aspectos generales como son: el cumplimiento de los compromisos establecidos en la vigencia inmediatamente anterior, el nivel de ejecución presupuestal, el nivel de giros, el Plan Plurianual de Inversiones, así como las directrices definidas por las Secretaría de Hacienda Distrital y Secretaría Distrital de Planeación. Se deben contemplar simultáneamente los gastos de inversión, de funcionamiento y las obras complementarias que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y/o operación; en este sentido, la formulación del Anteproyecto de Presupuesto 2018, debe obedecer a criterios de priorización y austeridad del gasto, disponibilidad de recursos y productos a entregar. Por su parte, las proyecciones se deben acompañar de su respectiva justificación, bases legales y sus cálculos, entre otros. Para los contratos de Prestación de Servicios, es importante ceñirse a la tabla de honorarios de la Entidad teniendo en cuenta la actualización por el índice de precios al consumidor IPC. Para la compra de bienes o servicios diferentes a la Prestación de Servicios Profesionales o Técnicos, es recomendable consultar los precios indicativos a través de SECOP y elaborar los estudios de sector respectivos. Igualmente se sugiere elaborar estudios de mercado, para lo cual se pueden hacer las cotizaciones necesarias y así propender por las mínimas desviaciones en el cálculo de precios, así como incluir la perspectiva legal, económica y financiera de los mismos. Para el Rubro de Funcionamiento la programación de los Gastos Generales, se debe hacer a través del Sistema PREDIS en el formato versión 99. Se requiere entonces, que sea ajustada, incorporando el precio real y las cantidades adquiridas en el 2016, así como también, la proyección en aquellos casos en los que aún no se ha llevado a cabo la contratación. Para la programación de 2018, estará disponible la versión 01, con la información registrada en el 2017. "Las apropiaciones para los rubros de -Seguros Entidad-, -Servicios Públicos- e -Impuestos, tasas, contribuciones, Derechos y multas-, deberán estar cubiertos en su totalidad, y en Io posible, no deberán contracreditarse durante la vigencia"[3]. Para los gastos de Funcionamiento relacionados con servicios TIC, se recomienda incluir los costos de conectividad a internet, correos y aplicaciones de mensajería electrónica (buzones), así como soluciones de almacenamiento en la nube. Con el objeto de garantizar una adecuada proyección de giros de cada necesidad de gasto o compromiso, se debe contemplar los tiempos de trámites precontractuales y contractuales, desde el momento en que se solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), hasta que se proyecte el último pago. Esta información debe ser concordante con la ya reportada al CONFIS[4]. La programación de giros de cada línea contractual (ID), se debe proyectar sólo hasta el mes diciembre de 2017, con el fin de dar cumplimiento al principio de anualidad, Io que conlleva a no constituir reservas presupuestales en el 2018. Es importante registrar con especial cuidado los giros mes a mes de cada necesidad que se pretende ejecutar, teniendo en cuenta que los recursos programados en un mes y que no sean girados, serán trasladados automáticamente a la columna "PAC sin Ejecutar" o "Columna 13" y como consecuencia no podrá disponer fácilmente de ellos; se sugiere tener especial cuidado con la programación del mes de enero, estos no podrán ser reprogramados Para los proyectos de inversión, además de lo anterior, es indispensable que cada Responsable de Proyecto garantice el cumplimiento de las metas Plan de Desarrollo; debe ajustar previamente la formulación del proyecto con las magnitudes a desarrollar y los recursos necesarios para ello, identificando de manera clara, las cantidades de bienes y/o servicios que espera entregar. De ser el caso, se deben contemplar las prioridades y/o acuerdos suscritos en el marco de las políticas sectoriales y/o transversales, guardando las proporciones y competencias definidas en los Planes, Programas y/o Proyectos de la Secretaría Jurídica Distrital. En caso de requerirse un incremento en el gasto superior al tope definido en el Flujo de Costos de un Proyecto de Inversión, se debe presentar la justificación económica y técnica que sustente la variación en el flujo del proyecto. Para llevar a cabo este ejercicio, se debe revisar y actualizar previamente la Formulación del Proyecto de Inversión, y precisar su respectivo Plan de Acción para la vigencia 2018 (Programación de Metas y Actividades, de ser el caso), y enviar estos documentos a la Oficina Asesora de Planeación para la actualización en los aplicativos de SEGPLAN y PREDIS. De acuerdo con lo enunciado anteriormente, se requiere la definición de cada línea de contratación estableciendo claramente: objeto contractual, modalidad de contratación, fecha de inicio, plazo, forma de pago y código de bienes y servicios (Colombia Compra Eficiente). Esta información, debe ser construida y enviada conforme al cronograma de actividades indicado a través del aplicativo o medio informático definido por la Entidad, y una copia de la información debe ser enviada al correo electrónico cpena@secretariajuridica.gov.co, Con el objeto de unificar la información, la Oficina Asesora de Planeación enviará por medio magnético, el Plan Operativo Anual que contiene las metas registradas, así como los valores registrados para el año 2018, con lo cual se debe programar la o las actividades que coadyuvan en el cumplimiento de las metas previstas. Actualizada y reportada la información, la Oficina Asesora de Planeación revisará y evaluará la calidad y concordancia de la misma; acto seguido, será presentada a consideración del Comité de Contratación de la Secretaría Jurídica para su aprobación. El resultado de este ejercicio, será el Plan Contractual aprobado para el año 2018, documento que será enviado por la Secretaria Jurídica, a la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría de Hacienda Distrital, y será objeto de seguimiento y evaluación. SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL CRONOGRAMA PARA PRESENTACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO 2018 | ACTIVIDAD | FECHA MÁXIMA | RESPONSABLE | OBSERVACIONES ---|---|---|---
1. Registro de Gastos Generales | 26 de julio | Dirección de Gestión Corporativa —DGC- | Registrar en PREDIS versión 99
2. Registro del Plan Financiero de recursos administrativos 2018. | 31 de julio | Dirección de Gestión Corporativa | La DGC consolida Formato 10-F02
3. Registro gastos generales 2018 vs 01 / servicios personales indirectos. | 14 de agosto | Dirección de Gestión Corporativa | Se presentan a la Secretaria Jurídica Distrital.
4. Programación de recursos de Inversión / conceptos de gasto | 21 de agosto | Oficina Asesora de Planeación | Se presentan previamente a la Secretaria Jurídica Distrital. Power Point / Formato 10-F26
5. Mesas de trabajo para programación Gastos de Inversión | 30 de septiembre | Oficina Asesora de Planeación / Responsables de Proyecto | Sustentación de solicitud de Recursos.
6. Cuota global del Gasto | 30 de septiembre | Secretaria de Hacienda Distrital | Comunica a la Entidad prioridades aprobadas en CONFIS
7. Registrar en PREDIS Y SEGPLAN las metas Plan de Desarrollo y sus respectivos recursos ajustados a la cuota. | 4 de octubre | Oficina Asesora de Planeación / Responsables de Proyecto | Se actualiza la información de los proyectos y se reportan conceptos de gasto
8. Programación de procesos en curso | 5 de octubre | Oficina Asesora de Planeación, Dirección de gestión Corporativa Responsables de Proyecto | Se debe contar con CDP, Anteproyecto de Presupuesto y acto de apertura del Proceso en curso.
9. Registro de Productos, indicadores y metas en PREDIS — PMR | 5 de octubre | Oficina Asesora de Planeación | Esta información debe ser reportada a la Oficina Asesora de Planeación en medio físico y por correo electrónico y se actualiza la información en PREDIS
10. Envío y radicación del Anteproyecto de presupuesto 2018 | 7 de octubre | Oficina Asesora de Planeación / Dirección de Gestión Corporativa | Se debe enviar a las Secretarias de Hacienda y Planeación el Anteproyecto 2018
11. Aprobación por parte del CONFIS y Consejo de Gobierno el Anteproyecto de Presupuesto 2018 | 13 de octubre | Secretaria de Hacienda / Secretaria de Planeación |
12. Presentación del proyecto de presupuesto al Concejo de Bogotá. | 3 primeros días de sesiones ordinarias del mes de noviembre | Secretaria de Hacienda. | 13 Aprobación del presupuesto anual de gastos e inversiones vigencia 2018 | 7 de diciembre | |
14. Revisión y aprobación del Plan Contractual 2018 al PAC | 11 de diciembre | Comité Directivo | Se debe expedir documento que soporte la aprobación del Plan Contractual 2018
15. Revisión y ajustes al PAC | 12 de diciembre | Responsable de Rubro | Se debe enviar a la Secretaria de Hacienda PAC oficial de la Entidad
16. Sanción u objeción al presupuesto | Diciembre | Alcalde Mayor de Bogotá | 17 Expedición del Decreto de liquidación del presupuesto | Diciembre | Secretaria de Hacienda Distrital | Cualquier inquietud o duda que surja en el proceso de construcción del Anteproyecto para la Vigencia 2018, será resuelta por la Oficina Asesora de Planeación para el tema de recursos de inversión y la Dirección de Gestión Corporativa para lo relacionado con recursos de funcionamiento.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaria Jurídica Distrital

Proyectó: Juan Carlos Cepeda Moncada - Contratista Revisó: Camilo Peña Carbonell - Jefe Oficina Asesora de Planeación Ethel Vásquez Rojas - Directora de Gestión Corporativa

Notas de pie de página:

* * * [1] http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/ [2] http://www.shd.qov.co/shd/suouestos-macro-con-ecofis [3] Circular Conjunta 004 de 2017 — Secretaria de Hacienda Distrital.

[4] Las necesidades económicas se deben registrar en pesos expresados en miles.