Circular 002 de 2017

CIRCULAR 002 DE 2017 (febrero 7) | Para: | DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDlCA DISTRITAL ---|--- De: | DIRECTORA DE GESTIÓN CORPORATIVA **Asunto:

Rad.: | DIRECTRICES PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR No. 1 DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA JURÍDlCA DISTRITAL.

3-2017-343** La Secretaria Jurídica Distrital expidió la Resolución No. [004](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=68031) del 27 de enero de 2017 _, "Por medio de la cual se constituye la Caja Menor en la Dirección de Gestión Corporativa de la Secretaria Jurídica Distrital para la Vigencia fiscal 2017, y se establecen las reglas para el funcionamiento y manejo de la misma"_, con el fin de atender los gastos urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la entidad. Así mismo, delegó la ordenación del gasto y manejo de la caja menor de la Secretaria Jurídica Distrital en el Director (a) de Gestión Corporativa, el cual a su vez podrá delegar en un funcionario de confianza su manejo operativo, Io cual corresponderá a un Profesional Especializado adscrito a la misma Dirección.

En ese sentido, solo se autorizaran los gastos con cargo a la caja menor, de acuerdo a los rubros establecidos en el Decreto Distrital [627](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=67780) de 2016, "Por medio del cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2017 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Acuerdo [657](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=67722) del 20 de diciembre de 2016, expedido por el Concejo de Bogotá,", los cuales se relacionan a continuación.

Nombre del rubro | Códi o del rubro | Valor mensual ---|---|--- Combustibles, Lubricantes Llantas | 136-3-1-2-01-03 | $150.000,00 Materiales Suministros | 136-3-1-2-01-04 | $200.000.00 Gastos de Transporte Comunicación | 136-3-1-2-02-03 | $450000, 00 lmpresos Publicaciones | 136-3-1-2-02-04 | $595833, 00 Mantenimiento Entidad | 136-3-1-2-02-05-01 | $375.000.00 lmpuestos, Tasas, Contribuciones Multas | 136-3-1-2-03-02 | $375000, 00 TOTALES | | $2.020.833 00 Por lo anterior, y con el fin de dar un manejo óptimo y adecuado de la Caja Menor de la Secretaría Jurídica Distrital, se hace necesario establecer las siguientes directrices:

1 Entrega de avances en efectivo.

Constituyen avances, los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la planta de empleos de la Secretaría Jurídica Distrital, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarios. Para ello, se requiere de la existencia del requerimiento respectivo y la aprobación escrita del ordenador del gasto, así como la expedición del respectivo recibo provisional de caja El responsable del manejo operativo de la Caja Menor, está autorizado para la entrega de los dineros y la legalización de los mismos.

Se efectuarán avances en efectivo como consecuencia de las solicitudes de compra de bienes o servicios suscritas por las distintas dependencias de la Secretaría Jurídica Distrital, para tales efectos, las dependencias deberán atender el siguiente procedimiento:

a. Solicitud de compra de bienes o servicio

Para solicitar dineros con el fin de adquirir bienes o servicios teniendo en cuenta las condiciones urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarias señaladas en la Resolución No. 004 de 201 7, los solicitantes deben diligenciar en su totalidad, el siguiente formato "Solicitud Autorización Compra de bienes o servicios por Caja Menor", y entregarlo en la Dirección de Gestión Corporativa, previa verificación y visto bueno del profesional responsable del Almacén e Inventarios.

La adquisición de bienes y servicios se efectuará de conformidad con lo dispuesto en la Ley [80](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=304) de 1993, el Decreto Nacional [1150](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678) de 2007, el Decreto Nacional [1082](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62517) de 2015. Los Decretos reglamentarios las normas administrativas y fiscales. Por tanto, se hace necesario adjuntar las respectivas cotizaciones.

Una vez aprobada la solicitud, se hará entrega de los dineros al funcionario solicitante o autorizado, quien deberá firmar el vale provisional, mientras aporta los documentos requeridos según sea el caso en el tiempo indicado, el cual no debe superar los tres (3) días hábiles.

Ningún funcionario podrá ordenar servicios o realizar compras, comprometiendo recursos de la entidad, sin previa autorización del (la) responsable de la Caja Menor, de Io contrario se adelantarán las acciones a que hubiere lugar.

b) Solicitud de pago por servicio de transporte urbano

Para solicitar el pago de transportes, de conformidad con lo establecido en la definición del Rubro presupuestal, deberá diligenciar en su totalidad el formato "Solicitud Autorización Pago de Transporte urbano", y entregarlo directamente al responsable operativo de la Caja Menor de la Dirección de Gestión Corporativa para su trámite respectivo.

La legalización de estos dineros se efectuarán dos (2) veces al mes, teniendo en cuenta los tiempos que requiere la Secretaría Distrital de Hacienda para el trámite de reembolso.

1. El primero se efectuará en el tercer día hábil del cada mes.

2. El segundo, el día anterior al día límite de recibo de cuentas para el trámite de pagos señalado en el cronograma de pagos establecido por la Secretaria Jurídica Distrital.

En el mes de diciembre se efectúa el cierre de la Caja Menor. Por tanto, se actuará de conformidad con los plazos que establezca la Secretaría Distrital de Hacienda, los cuales serán comunicados oportunamente por la Dirección de Gestión Corporativa.

Nota: Los formatos antes mencionados, se encuentran en el link "formatos" de la página _http://www bggotajuridica.gov.co/_ de la Secretaría Jurídica

2 Límites

Los gastos que se efectúen en efectivo por caja menor, considerados individualmente, no podrán superar en cada operación el equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes del monto de constitución de la caja menor y tampoco podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras a través de estos fondos para superar este monto.

3. Legalización de los avances.

La legalización de los avances deberá efectuarse durante los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los dineros y dos (2) días antes del cierre del mes. El recibo provisional de caja será destruido una vez se realiza la respectiva legalización. Los funcionarios a quienes se les concedan avances se harán responsables fiscal, disciplinaria, penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de tales dineros, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

No podrá concederse un nuevo avance a un servidor público, hasta tanto no haya legalizado el gasto anterior, salvo que no hubiere transcurrido el tiempo de legalización de que trata el inciso anterior

Documentos requeridos para legalización

Para efectos de la comprobación de cada gasto, las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Las facturas comprobantes en la medida de las posibilidades, deberán estar elaborados en original y contendrán la siguiente información:

\- Nombre, apellido o razón social del vendedor e identificación con número de NIT, cédula de ciudadanía. así mismo la información si corresponde al régimen común o simplificado \- Nombre y apellidos e identificación del adquiriente de los bienes y servicios \- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva \- Lugar y fecha de expedición \- Detalle y especificación del gasto \- Valores unitarios y total del Bien o servicio, indicando el valor correspondiente al Impuesto al Valor Agregado IVA, si a ello hubiere lugar Nota. Los recibos expedidos por las registradoras de los establecimientos debidamente autorizados, se aceptarán siempre y cuando cumplan con lo exigido en el Estatuto Tributario para estos casos b) Cuando se adquieran elementos de carácter devolutivo, se debe gestionar el ingreso al almacén o bodega. Para tal efecto, se remitirán los documentos establecidos para tal fin.

4. Prohibiciones.

\- No se atenderán solicitudes con los fondos de la Caja Menor, para los siguientes casos:

\- Adquirir elementos cuya existencia esté comprobada en Bodegas de Almacén de la Secretaria Jurídica Distrital.

\- Autorizar y pagar bienes o servicios que se encuentren previstos en el Plan de Contratación de la Secretaría Jurídica Distrital de conformidad con lo estipulado en la Ley 80 de 1993, el Decreto 1150 de 2007, el Decreto 1582 de 2015, demás reglamentarios y las normas administrativas y fiscales vigentes en la materia.

\- Adquirir bienes o servicios que no se encuentren definidos en los rubros autorizados mediante la Resolución No. 04 de 2017, de la Secretaría Jurídica Distrital y definidos en el Decreto Distrital 627 de 2016.

\- Pagos correspondientes a adquisición de bienes y servicios realizados en fechas anteriores a la constitución de la Caja Menor.

Atentamente,

ETHEL VÁSQUEZ ROJAS

Directora de Gestión Corporativa