Circular 024 de 2018

CIRCULAR 024 DE 2018

(Agosto 02)**

Para: SECRETARIOS Y SECRETARIAS DE DESPACHO, DIRECTORES Y DIRECTORAS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS E INSTITUTOS, GERENTES Y GERENTAS, DIRECTORES Y DIRECTORAS, DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS MIXTAS Y OFICIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, SOCIEDADES DE ECONOMÌA MIXTA, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, JEFES Y ASESORES DE CONTROL INTERNO DE SECRETARIAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO.

De: SECRETARIO GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D.C.

Asunto: ACCIONES PARA LA MEJORA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LAS ENTIDADES DISTRITALES

Radicación: 2-2018-17763 Con el objetivo de avanzar en el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas, recordamos a las entidades públicas distritales la importancia de tomar acciones de manera proactiva para lograr avances significativos en esta materia en el corto y mediano plazo. Queremos recalcar que debemos mejorar la gestión documental a nivel distrital, como lo evidencian los resultados del Índice de Gobierno Abierto de la Procuraduría General de la Nación en el que, aunque Bogotá se encuentra en la posición 7 entre 1101 municipios y es la ciudad capital mejor posicionada del país, en la categoría de "gestión documental" la ciudad obtuvo solo 67 puntos de los 100 posibles y se ubica en la posición 120. La Secretaría General desarrolla actualmente la Estrategia "Bogotá 2019: IGA+10 Componente Gestión Documental" para lograr la elaboración, actualización y aprobación de las Tablas de Retención Documental - TRD y los Programas de Gestión Documental - PGD de las entidades Distritales, y así alcanzar el cumplimiento transversal distrital de los requisitos para estos dos instrumentos archivísticos en cumplimiento del Plan Distrital de Desarrollo 2016-2020. Sin embargo, a pesar de que la Dirección Distrital Archivo de Bogotá viene priorizando en su labor la asistencia técnica estos instrumentos archivísticos, cada entidad debe velar por la elaboración, aprobación y la implementación de todos los instrumentos que exige la Ley General de Archivos, particularmente aquellos contenidos en el decreto [2609](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958) de 2012 "Por el cual se reglamenta el Título [V](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#T.5) de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos [58](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#58) y [59](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#59) de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado" compilado en el decreto único reglamentario del sector cultura, decreto [1080](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62515) de 2015. En particular, es urgente la elaboración e implementación de los Sistemas Integrados de Conservación - SIC y las Tablas de Valoración Documental - TVD para asegurar la organización de los fondos documentales acumulados y la conservación y preservación de los archivos centrales de las entidades distritales. En este sentido, durante lo restante del 2018 y con énfasis en la labor por venir durante el 2019, _solicitamos incluir los proyectos de elaboración de TVD y organización de Fondos Documentales Acumulados en los Planes Institucionales de Archivo - PINAR, así como adelantar los diagnósticos necesarios para la elaboración de los documentos de implementación de los Sistemas Integrados de Conservación_. Así mismo, _es fundamental que las entidades públicas distritales aseguren la integración de la planeación institucional con los instrumentos de planeación archivística como el Programa de Gestión Documental - PGD y Plan Institucional de Archivos - PINAR. Este último, debe integrarse a los planes de acción de las entidades públicas_, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Nacional [612](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=76367) de 2018. Por último, es deber de cada entidad evaluar en todo momento los costos derivados y la inversión necesaria para buscar ahorros en los diferentes procesos de la función archivística, así como asegurar una adecuada gestión documental en sus procesos. En este sentido, para la sostenibilidad y el éxito de la Estrategia Bogotá IGA+10, y para lograr la elaboración e implementación de aquellos instrumentos archivísticos mencionados, como las TVD y el SIC, _solicitamos a los representantes legales de las entidades sujetas de esta circular incluir en los anteproyectos de presupuesto de_ cada entidad. Es de recalcar que la Secretaría General, a través de la DDAB tiene plena disponibilidad para prestar la asistencia técnica requerida para adelantar estas tareas, según sus funciones y capacidades técnicas, y de acuerdo a las recomendaciones hechas por ésta en los informes elaborados como parte de su programa de visitas al cumplimiento de la normatividad archivística, a sus asesorías dentro y fuera del marco de la Estrategia Bogotá IGA+10 y a los lineamientos emitidos a nivel nacional y distrital para la mejora de la gestión documental pública. Cordialmente, RAÚL JO SÉ BUI TRAGO ARIAS

Secretario General Proyectó: Alfredo Castaño Amarís - Contratista Subsecretaría TécnicaRevisó Julio Alberto Parra Acosta - Subdirector Sistema Distrital de Archivos Margarita Hernández Valderrama - Asesora, Secretaría GeneralAprobó: Cristina Aristizábal Caballero - Subsecretaria Técnica, Secretaría General