Circular 009 de 2018

Memorando CIRCULAR 009 DE 2018

(Marzo 09)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD

De: DESPACHO SECRETARIA JURIDICA DISTRITAL

Asunto: FORMALIZACIÓN PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Con el propósito de dar cumplimiento a lo establecido en los numerales 4.2.1 y 5.1 de la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001: 2011 − adoptada a través del Decreto Distrital [652](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=45212) de 2011−, en lo relacionado con la definición, formalización y divulgación de los procesos y procedimientos de la entidad, así como lo establecido en el manual operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, definido por el Decreto del Gobierno Nacional [1499](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261) de 2017, la entidad ha definido su mapa de procesos el cual, de acuerdo con la ilustración, está conformado por 17 procesos clasificados así: · Procesos estratégicos: Seis · Procesos de evaluación y control: Dos · Procesos misionales: Cinco · Procesos de apoyo: Cuatro Adicionalmente, las diferentes dependencias a partir de los procesos definidos, adelantaron durante el 2017, bajo la asesoría y acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación, el levantamiento de los procedimientos correspondientes. En este sentido, a la fecha la entidad cuenta con 56 procedimientos, aprobados y disponibles para su consulta en la intranet, en el menú principal, opción “ _Sistema Integrado de Gestión”_, seleccionando el proceso correspondiente, ítem “ _Documentos y/o Anexos”_. A continuación, la relación de los 56 procedimientos aprobados: | Procedimientos Aprobados y Publicados en la Intranet --- Proceso | Código Dependencia | Código Procedimiento | Nombre del Procedimiento | Versión Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-001 | Elaboración y Control de Documentos | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-002 | Control de Registros | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-003 | Diálogos ciudadanos en el marco de la Rendición Cuentas | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-004 | Revisión Gerencial | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-005 | Elaboración de Encuestas | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-006 | Gestión de Riesgos | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-007 | Producto No Conforme | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-008 | Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-009 | Elaboración Plan Estratégico | 02 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-010 | Elaboración Plan Operativo Anual P.O.A | 01 Planeación y Mejora Continua | 2310100 | PR-011 | Seguimiento y control a la Gestión Institucional | 01 Notificaciones | 2311000 | PR-013 | Publicación, comunicación y/o notificación de actos administrativos | 01 Atención a la Ciudadanía | 2311000 | PR-014 | Gestión y seguimiento a los requerimientos presentados por la ciudadanía | 01 Gestión Jurídica Distrital | 2310400 | PR-015 | Formulación, elaboración, evaluación de política y lineamientos jurídicos | 01 Gestión de TIC | 2310200 | PR-016 | Atención y Apoyo a Usuarios | 01 Gestión de TIC | 2310200 | PR-017 | Formulación Plan Estratégico de Tecnología de Información | 01 Gestión Jurídica Distrital | 2310400 | PR-018 | Articulación de la Gestión Jurídica Distrital | 01 Gestión Financiera | 2311400 | PR-019 | Ejecución Presupuestal | 02 Gestión Judicial y Extrajudicial del Distrito | 2310450 | PR-020 | Representación Judicial y extrajudicial de Bogotá Distrito Capital. | 01 Gestión Disciplinaria Distrital | 2310430 | PR-021 | Orientación a los servidores públicos del D.C en derecho disciplinario y política preventiva institucional. | 01 Gestión Disciplinaria Distrital | 2310430 | PR-022 | Orientación y/o capacitación a operadores disciplinarios del distrito capital | 01 Gestión Disciplinaria Distrital | 2310430 | PR-023 | Formulación de directrices en materia de política pública disciplinaria distrital. | 01 Gestión Documental | 2311520 | PR-024 | Comunicaciones Oficiales | 01 Gestión de TIC | 2310200 | PR-025 | Inventario de activos de información | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-026 | Planeación anual del SG-SST | 01 Gestión de las Comunicaciones | 2300100 | PR-027 | Gestión de piezas comunicacionales | 01 Atención a la Ciudadanía | 2311000 | PR-028 | Evaluación de la calidad de los trámites y servicios de la entidad | 01 Evaluación Independiente | 2310300 | PR-031 | Auditorías Internas | 01 Evaluación Independiente | 2310300 | PR-032 | Seguimiento al cumplimiento de Planes de Mejoramiento | 01 Gestión Normativa y Conceptual | 2310460 | PR-033 | Gestión a requerimientos de revisión de legalidad de actos administrativos, conceptos y pronunciamientos jurídicos | 01 Inspección Vigilancia y Control ESAL | 2310470 | PR-034 | Inspección, vigilancia y proceso administrativo sancionatorio a las Entidades sin Ánimo de Lucro | 01 Inspección Vigilancia y Control ESAL | 2310470 | PR-035 | Reconocimiento, inscripción, registro y orientación a la ciudadanía | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-036 | Recepción y registro de la información económica de la entidad y su verificación (Contabilidad) | 01 Gestión Financiera | 2311400 | PR-040 | Anteproyecto de Presupuesto | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-041 | Reporte e investigación de incidentes y accidentes de trabajo - SST | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-042 | Brigada y plan de emergencias - SST | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-043 | Elección Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo y de convivencia laboral - SST | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-044 | Actividades de medicina preventiva y del trabajo - SST | 01 Gestión de TIC | 2310200 | PR-045 | Análisis, diseño, desarrollo e implementación de soluciones | 01 Gestión de TIC | 2310200 | PR-046 | Administración de Backups y Restore | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-048 | Elaboración y Actualización del Plan Anual de Adquisiciones | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-049 | Estudios Previos Mínima Cuantía | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-050 | Estudios Previos Contratación Directa | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-051 | Estudios Previos Otras Modalidades | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-052 | Selección de Mínima Cuantía | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-053 | Contratación Directa | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-058 | Perfeccionamiento y Legalización de Contratos | 01 Gestión Contractual | 2311600 | PR-060 | Selección Abreviada por Acuerdo Marco de Precios | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-061 | Elaboración, validación y Presentación de Estados Contables y demás informes a Dirección Distrital de Contabilidad y otros entes. | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-062 | Libros Oficiales Contables | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-063 | Creación de Terceros de Contratistas y Proveedores | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-064 | Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable | 01 Gestión Financiera | 2311420 | PR-065 | Reportes de Información Tributaria a la Tesorería Distrital | 01 Gestión Financiera | 2311400 | PR-066 | Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC | 01 Gestión Financiera | 2311400 | PR-067 | Evaluaciones Económicas y Verificación Financiera | 01 Gestión del Talento Humano | 2311300 | PR-068 | Identificación de Riesgos y Elaboración de Matriz de Peligros – SST | 01 Con la adopción e implementación de estos procedimientos se espera que la operación de la entidad se desarrolle de manera controlada y orientada al cumplimiento de los propósitos institucionales, así como a la generación de productos y/o servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL

Proyectó: Juan Manuel Rico Ramírez contratista Oficina Asesora de Planeación Revisó: Camilo Andrés Peña Carbonell Jefe Oficina Asesora de Planeación Aprobó: Camilo Andrés Peña Carbonell Jefe Oficina Asesora de Planeación