Resolución 047 de 2018

RESOLUCIÓN 047 DE 2018

**(Febrero 05)

**[Derogada por el art. 4°, Resolución 226 de 2020.](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92809#4)

_Por la cual se define el procedimiento para la recepción, reparto y respuesta oportuna, integral y coordinada a los requerimientos de información e informes de auditoría emanados de la Contraloría de Bogotá D.C. y se crea con carácter permanente a un grupo interno de trabajo_

EL SECRETARIO DISTRITAL DE DESARROLLO ECONÓMICO

En uso de sus atribuciones legales y administrativas, en especial las previstas en la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley 489 de 1998, el Decreto 437 de 2016, el Decreto 045 de 2017 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo [209](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#209) de la Constitución Política de Colombia establece _que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”._ Que el artículo [3](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=186#3) de la Ley 489 de 1998 instituye que la función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.

Que en virtud del principio de coordinación y colaboración desarrollado por la Ley [489](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=186) de 1998, las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales.

Que en desarrollo de las disposiciones contenidas en el artículo [267](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#267)1 de la Constitución Política de Colombia de 1991, la gestión fiscal de la Administración Distrital y en específico de la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, es objeto de vigilancia por parte de la Contraloría de Bogotá D.C.

Que le corresponde a la Contraloría de Bogotá D.C., evaluar el cumplimiento de las metas y propósitos de la administración distrital en sus diferentes niveles y sectores, de conformidad con los objetivos, planes, programas y proyectos que se constituyen en un período determinado. En el ejercicio de su actividad la Contraloría de Bogotá D.C. eleva requerimientos y emite informes de auditoría preliminar a través de los cuales comunica por escrito hallazgos con indicios de responsabilidad, que deben ser sujetos a proceso de aclaración por parte de la respectiva Entidad.

Que se hace necesario al interior de la Secretaría garantizar la adecuada atención, gestión y trámite de los requerimientos e informes de auditoría preliminar emanados de la Contraloría de Bogotá D.C. y en consecuencia de las aclaraciones que a los mismos deba proferir la Entidad, así como de los compromisos que con posterioridad se adquieran. Que, para lo anterior la Secretaría hará uso de la potestad otorgada por el artículo [115](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=186#115a) de la Ley 489 de 1998, que instituye lo siguiente: _“Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas de organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo”._ __ Que, a través del presente acto, se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás disposiciones necesarias para su funcionamiento.

Que al respecto ha indicado el Consejo de Estado en concepto C.E. 2030 de 2010 - Sala de Consulta y Servicio Civil, lo siguiente: _“La norma transcrita se refiere también a los grupos internos de trabajo. En dicha norma el verbo rector “podrá” indica que es potestativo del representante legal del organismo o entidad crearlos y organizarlos, pudiendo éstos ser de carácter permanente, o transitorio como cuando se crean para cumplir una misión, ejecutar un programa o resolver un problema específico, los cuales una vez atendidos conllevan la necesaria supresión del grupo._ __ _Estos grupos se crean según las necesidades del servicio y para desarrollar de manera adecuada los objetivos y programas de la entidad. En el acto administrativo de su creación deben señalarse las tareas por cumplir y las responsabilidades asignadas a sus integrantes._ __ _Dichos grupos no forman parte de la estructura orgánica de la entidad. Pudiendo ser de carácter permanente o transitorio los grupos de trabajo, su creación y, por consiguiente, su disolución, derivan de una resolución del jefe del organismo respectivo. Así como el director del organismo tiene la facultad legal de crearlos, tiene igual potestad para disolverlos, de acuerdo con las necesidades del servicio._ __ _Los servidores que son designados para integrar dichos grupos no adquieren ningún “derecho” a permanecer en ellos, dado que, siendo la planta de personal de naturaleza global, el director del organismo tiene la facultad de decidir cómo y cuándo ubica y reubica dentro de la organización el recurso humano con el cual funciona la entidad.”_ __ Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo Primero. – Definir el procedimiento para la recepción, reparto y respuesta oportuna, integral y coordinada a los requerimientos de información elevados por la Contraloría de Bogotá D.C., en los que se requiere el concurso de varias dependencias, así: | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | TERMINO | OBSERVACION ---|---|---|--- Recepcionar el requerimiento y hacer entrega del mismo para su reparto. | Correspondencia | Inmediato | El documento debe ser radicado en la Oficina de Control Interno. En todo caso, copia del documento deberá ser entregado además al Despacho del Secretario para su conocimiento.

Recibir y realizar el reparto del requerimiento al área responsable de la respuesta | Jefe Oficina de Control Interno | Inmediato | Las solicitudes referentes al archivo y en general custodia de los expedientes contractuales estará a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. Las solicitudes relativas al desarrollo de contratos o convenios que se encuentren en ejecución, será enviada al supervisor con copia al gerente de proyecto. Para coordinar operativamente la respuesta, se recomienda contar con un funcionario en cada dependencia que tenga conocimiento integral del área. Sin embargo, la repuesta deberá provenir únicamente de los responsables anteriormente señalados.

Proferir y suscribir la respuesta dentro del término señalado | Área responsable | Dentro del término señalado por el órgano de control. | Si por motivos de fuerza mayor, no es posible proferir la respuesta dentro del término, deberá el responsable dentro del mismo, elevar solicitud de prórroga manifestando los motivos que le impiden dar cumplimiento a lo solicitado. Copia del recibido de la respuesta con sus anexos, deberá ser enviado a la Oficina Asesora Jurídica para ser archivada dentro del respectivo expediente.

Artículo Segundo. - Crear y organizar con carácter permanente a un grupo interno de trabajo encargado de atender, gestionar y darle trámite a los informes de auditoría emanados de la Contraloría de Bogotá D.C., y en consecuencia, de proyectar las aclaraciones y/o respuestas que a los mismos deba proferir la Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, así como de los compromisos que con posterioridad se adquieran.

Parágrafo. El carácter permanente del grupo que con el presente acto se crea, se encuentra condicionado a la expedición por parte del competente del respectivo acto administrativo que lo suprima, modifique o sustituya.

Artículo Tercero. – Designar conforme al organigrama de la Entidad a los funcionarios que integrarán el grupo de qué trata el artículo segundo de la presente, así:

DEPENDENCIA | CARGO CONFIRMAR | FUNCIONARIO ---|---|--- SUBSECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO Y CONTROL DISCIPLINARIO | PE 222 GRADO 27 | ELIZABETH AREVALO GONZALEZ OFICINA ASESORA DE PLANEACION | PE 222 GRADO 24 | LILIANA ALEXANDRA NIETO DIAZ OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES | PE 222 GRADO 27 | ANDREA JOHANA GUTIERREZ BORDA OFICINA ASESORA JURIDICA | PE 222 GRADO 27 (E) | MARIA DEL PILAR BARRIOS GUTIERREZ DIRECCION ESTUDIOS DE DESARROLLO ECONOMICO | PU 219 GRADO 18 | MADERLEY PEREZ PENAGOS DIRECCION DE COMPETITIVIDAD BOGOTA REGION | PE 222 GRADO 27 (E) | INGRID MABEL BELTRAN RENDON DIRECCION DE DESARROLLO EMPRESARIAL Y EMPLEO | PU 219 GRADO 18 | JAVIER JATIVA GARCIA DIRECCION DE ECONOMIA RURAL Y ABASTECIMIENTO ALIMENTARIO | PU 219 GRADO 09 | DAVID ALEJANDRO CORTES DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA | PE 222 GRADO 27 | FRANCISCO OBANDO MONTENEGRO Parágrafo Primero: La participación de los funcionarios designados dentro de la presente disposición se encuentran directamente relacionada con el área de la cual dependan jerárquicamente pudiendo en todo caso ofrecer su apoyo a las demás dependencia en caso que así sea necesario.

Parágrafo Segundo. Por parte de la Oficina de Control Interno, la labor de asesoría y el apoyo dentro de la gestión a cargo del grupo, estará a cargo del PE 222 Grado 24 - Cesar García.

Parágrafo Tercero. La persona que se encargará de ser el enlace y gestionar en general las actividades que se deriven tendientes a darle cumplimiento a la misionalidad del grupo que aquí se crea, será el(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación de la Secretaría.

Artículo Cuarto. – Establecer el procedimiento para atender, gestionar y darle trámite a los informes de auditoría emanados de la Contraloría de Bogotá D.C., y en consecuencia de proyectar las aclaraciones y/o repuestas que a los mismos deba proferir la Entidad, así como de los compromisos que con posterioridad se adquieran, el cual quedará así:

a. Informe Preliminar de auditoría

ACTIVIDAD | RESPONSABLE | TERMINO | OBSERVACION ---|---|---|--- Recepcionar el informe preliminar y hacer entrega del mismo para su gestión. | Correspondencia | Inmediato | El documento deberá ser radicado ante la Oficina Asesora de Planeación. En todo caso, una copia del mismo deberá ser radicada en el Despacho del Secretario para su conocimiento. Recibir el informe y gestionar las actividades tendientes a la organización del grupo designado | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Inmediato. En todo caso, en aras de coordinar los tiempos de las actividades, el responsable deberá actuar conforme el término otorgado por el órgano de control en el respectivo informe | En la reunión que previamente sea convocada se revisará, examinará y analizará cada uno de los hallazgos del ente de control. Se determinará en forma clara la responsabilidad de la dependencia encargada del tema. Si el tema es compartido por varias áreas, se definirán límites y competencias puntuales de cada uno y actividades compartidas. Se fijarán los insumos, los lineamientos de redacción y estructuración del proyecto de la respuesta. Se suscribirá listado de asistencia, compromisos y fechas. Se establecerá un cronograma con términos exactos y perentorios de entrega de insumos y borrador consolidado del informe. Elaborar el proyecto de aclaraciones. | Miembros del grupo | Dentro del plazo señalado por el enlace designado. | El documento deberá contener las pruebas que se pretendan hacer valer, haber sido realizado con amplia capacidad de análisis, interpretación, síntesis, y con conocimiento y entendimiento de los roles de interacción con las otras dependencias. Revisar y enviar el proyecto de aclaraciones a las áreas respectivas para sus observaciones | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Dentro del plazo señalado por el enlace designado. | El proyecto deberá ser enviado para comentarios y observaciones al gerente (s) del(os) proyecto(s) objeto de auditoría(s) y el(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Consolidar y preparar el documento final de aclaraciones y/o respuestas. | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Inmediato | Las aclaraciones deberán ser suscritas únicamente por el(a) Secretario(a) de Despacho y el documento deberá ser revisado y aprobado por los siguientes funcionarios: El(os) gerente(s) del(os) proyecto(s) objeto de auditoría(s); el(a) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica; el(a) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y los miembros del grupo que participaron en su elaboración. Radicación del documento ante el órgano de control. | Dirección de Gestión Corporativa | Antes del vencimiento del término indicado. | Copia del informe radicado deberá ser entregado al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su respectivo control y archivo.

b. Informe final de auditoría

ACTIVIDAD | RESPONSABLE | TERMINO | OBSERVACION ---|---|---|--- Recepcionar el informe final y hacer entrega del mismo para su gestión. | Correspondencia | Inmediato | El documento deberá ser radicado ante la Oficina Asesora de Planeación. En todo caso, una copia del mismo deberá ser radicada en el Despacho del Secretario para su conocimiento. Recibir el informe final y gestionar las actividades tendientes a elaborar el plan de mejoramiento | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Inmediato. En todo caso, en aras de coordinar los tiempos de las actividades, el responsable deberá actuar conforme el término otorgado por el órgano de control para la elaboración del respectivo plan de mejoramiento. | En la reunión que previamente sea convocada se revisará, examinará y analizará cada uno de los hallazgos del ente de control. Se determinará en forma clara la responsabilidad de la dependencia encargada del tema. Si el tema es compartido por varias instancias, se definirán límites y competencias puntuales de cada uno y actividades compartidas. Se fijarán los insumos, los lineamientos de redacción y estructuración del plan de mejoramiento. Se suscribirá listado de asistencia, compromisos y fechas. Se establecerá un cronograma con términos exactos y perentorios de entrega de insumos y borrador consolidado del plan de mejoramiento. Elaborar el plan de mejoramiento. | Miembros del grupo | Dentro del plazo señalado por el enlace designado. | El plan deberá contener actividades precisas y tangibles, posibles de realizar y tendientes a eliminar el objeto del hallazgo. Revisar y enviar el proyecto de plan de mejoramiento a las áreas respectivas para sus observaciones | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Dentro del plazo señalado por el enlace designado. | El proyecto deberá ser enviado para comentarios y observaciones al(os) gerente(s) del(os) proyecto(s) y demás áreas responsables de dar cumplimiento a las actividades planteadas. Consolidar y preparar el plan de mejoramiento final para ser entregado al órgano de control a través del medio designado. | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Dentro del plazo señalado órgano de control. | Deberá haber sido aprobado previamente por los responsables anteriormente designados. Hacer seguimiento al plan de mejoramiento. | Jefe Oficina Asesora de Planeación – Oficina de Control Interno. | Dentro de los términos señalados en el plan de mejoramiento. | N/A Artículo Quinto. – Las designaciones realizadas a través del presente acto administrativo se realizan sin perjuicio de las demás funciones a cargo de los funcionarios signados y no generan ningún tipo de derecho ni reconocimiento adicional alguno. En todo caso, durante el periodo en que deban ser preparadas las aclaraciones, respuestas o el plan de mejoramiento, esta actividad deberá ser desarrollada y cumplida con carácter prioritario.

Artículo Sexto. – La presente disposición conllevará la adopción del procedimiento a través del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, actividad que estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo Séptimo. – Comunicar de la presente decisión a los funcionarios aquí designados y a los respectivos responsables de cada dependencia.

PUBLIQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 05 días del mes de febrero del año 2018.

JUAN MIGUEL DURAN PRIETO

Secretario de Despacho

NOTA DE PIE DE PÁGINA

1 El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes de la Nación