Circular 022 de 2019

CIRCULAR 022 DE 2019 (Julio 04)

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ, D.C., EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES/AS LOCALES, Y RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL Asunto: SUMINISTRO DE INFORMACIÓN PERSONAL Radicación: 2-2019-8666 En atención al Derecho de Petición presentado el pasado 12 de junio por el honorable Concejal Hosman Yaith Martínez Moreno, en el cual requiere que se comunique tanto a la dependencias de la Alcaldía Mayor de Bogotá, como a las Alcaldías Locales de Distrito, evitar el suministro de documentos que atenten contra sus derechos fundamentales, la Secretaría Jurídica Distrital en el marco de las funciones establecidas en el artículo [3°](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=66674#3) del Decreto Distrital 323 de 2016 y como ente rector del distrito en materia jurídica, se permite reiterar lo señalado en la Directiva [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=75925) del 2018 sobre el Tratamiento de Datos Personales y el Acceso a la Información Pública, con el fin de garantizar los derechos, libertades y garantías constitucionales relacionados con la recolección, tratamiento y circulación de Datos Personales. En virtud de lo anterior, las entidades y organismos del distrito, deberán dar cumplimiento a los lineamientos fijados en la Directiva señalada, así como abstenerse de suministrar la información personal, siempre que su acceso pueda generar un daño al derecho a la intimidad, vida, salud o seguridad del Titular (Ley 1712 de 2014, art. [18](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#18)). De igual forma se recuerda que: 1. Las entidades y organismos del distrito adquieren dos calidades distintas: i) como Responsables del Tratamiento de los Datos Personales (Ley [1581](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981#0) de 2012, el Decreto [1377](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=53646#0) de 2013 y Capítulo [25](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62508#P.2.L.2.T.2.C.25) Decreto 1074 de 2015) y ii) como sujetos obligados de la Ley de Transparencia (Ley [1712](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#0) de 2014). En consecuencia, deben tener en cuenta, por un lado, que les son aplicables las limitaciones propias del Régimen de Tratamiento de Datos Personales y por Io tanto, solo podrán suministrar información personal cuando su Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular o la ley, y por otro, que tratándose de información pública clasificada (Ley 1712 de 2014, art. 6, lit. [c](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#6.l.c)), existen excepciones al deber de proporcionar y facilitar el acceso a la información pública en los términos que exige la Ley [1712](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=56882#0) de 2014. 2. En lo sucesivo, frente a las solicitudes de información, las entidades y organismos del distrito, deberán analizar en cada caso concreto como mínimo, los siguientes aspectos: | 1. Tipo de información solicitada, esto es, si incluye datos personales o no. 2. Tipos de datos personales solicitados, a saber, datos públicos, semiprivados, privados o sensibles. 3. Autorización para el suministro de la información (Ley 1581 de 2012, art. [10](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981#10)) 4. Calidad del solicitante (Ley 1581 de 2012, art. [13](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=49981#13)) --- Así las cosas, se solicita a las entidades y organismos del distrito que, frente a las solicitudes presentadas por terceros, tengan en cuenta el marco legal que rige su actuación en relación con la información personal que reposa en sus archivos o bases de datos, con el fin de garantizar no solo los derechos de terceros sino de los Titulares de la información.

Cordialmente,

DALILA ASTRID HERNÁNDEZ CORZO

Secretaría Jurídica Distrital

Proyectó: Laura Villarraga Albino – Contratista Revisó: Alexandra Navarro Erazo – Directora Distrital de Política e Informática Jurídica Aprobó: Gloria Edith Martínez Sierra – Subsecretaría Jurídica Distrital