Circular Externa 20201300000155 de 2020

Title CIRCULAR EXTERNA 20201300000155 DE 2020 (Abril 02)**

PARA: EMPRESAS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA Y CIUDADANÍA EN GENERAL.

DE: ORLANDO A. CLAVIJO CLAVIJO - SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

ASUNTO: INSTRUCCIONES EN LA IMPLEMENTACION DE LA NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE ACTOS ADMINISTRATIVOS EN APLICACIÓN DEL DECRETO[491](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91670#0)DE 2020.

Teniendo en cuenta que mediante el Decreto No. [417](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91449#0) del 17 de marzo de 2020, el Presidente de la República de Colombia declaró el _“… Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica en todo el territorio nacional, por el término de treinta (30) días calendario…”_.

Que en el marco de la declaratoria del _“… Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica…”_ de que trata el artículo [215](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#215) constitucional y el artículo [1](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91449#1) del Decreto No. 417 del 17 de marzo de 2020, el Gobierno Nacional ha expedido una serie de Decretos Legislativos con el fin de _“… conjurar la crisis e impedir la extensión de sus efectos…”_, entre los que se destaca el Decreto Legislativo No. [491](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91670#0) del 28 de marzo de 2020, _“Por el cual se adoptan medidas de urgencia para garantizar la atención y la prestación de los servicios por parte de las autoridades públicas y los particulares que cumplan funciones públicas y se toman medidas para la protección laboral y de los contratistas de prestación de servicios de las entidades públicas, en el marco del Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica”._ Que de acuerdo a las funciones asignadas a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada establecidas en el artículo [3](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1341#3) del Decreto Ley 356 de 1994, artículo 2 del Decreto 2355 de 2006 y articulo [1.2.1.1.1.](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62504#1.2.1.1.1) del Decreto 1070 de 2015, para ejercer control, inspección y vigilancia de los servicios de vigilancia y seguridad privada, y en cumplimiento al Decreto legislativo No [441](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91667#0) del 20 de marzo de 2020, se emite la presente circular.

Que una de las medidas adoptadas por el Gobierno Nacional en materia de prestación de servicios a cargo de las entidades y organismos del Estado, se dictó a efecto de prevenir la propagación de la pandemia mediante el distanciamiento social, flexibilizando la prestación del servicio de forma presencial y estableciendo mecanismos de atención mediante la utilización de medios digitales y del uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones, de manera que se evite el contacto entre los servidores públicos y los ciudadanos, sin que ello afecte la continuidad y efectividad del servicio.

Que esta entidad en virtud a lo establecido en el artículo [4](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91670#4) del Decreto Legislativo 491 de 2020, y mientras permanezca vigente la Emergencia Sanitaria declarada por el Ministerio de Salud y Protección Social, realizara la notificación y comunicación de los actos administrativos y comunicaciones a través de medios electrónicos, en el buzón especial creado para tal fin. Para el efecto se insta a todos los servicios vigilados y a la ciudadanía en general, para que en todo trámite, proceso o procedimiento que se realice en la Superintendencia de vigilancia y Seguridad Privada a través de la sede electrónica [(](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/)https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/[)](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/), y el aplicativo de reporte de novedades de los vigilados RENOVA se indique la dirección electrónica en la cual recibirá notificaciones, y comunicaciones, es de aclarar que con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización a la entidad por parte de los solicitantes. En relación con las actuaciones administrativas que se encuentren en curso, igualmente los administrados y ciudadanía en general, deberán indicar a las autoridades competentes la dirección electrónica en la cual recibirán notificaciones o comunicaciones. Por lo anterior, de conformidad a lo establecido en el marco legal enunciado y los artículos [73](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1341#73) y [74](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1341#74) del Decreto Ley 356 de 1994, se establece: _1.Notificación de Actos Administrativos de Trámites que se inicien a través de la Sede Electrónica de la Entidad._ A partir de la fecha, todas las actuaciones administrativas derivadas de trámites o servicios que sean radicados en la sede electrónica de la entidad [(](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/)https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/[)](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/) se realizarán con soporte en notificaciones a la dirección electrónica registrada en las plataformas de esta Superintendencia (Sede electrónica o Aplicación “RENOVA”), y, con la sola radicación se entenderá que se ha dado la autorización para que el vigilado reciba las notificaciones por este medio. Será obligación y exclusiva responsabilidad del representante legal de cada servicio vigilado, verificar que la dirección de correo electrónico registrada en la plataforma se encuentre debidamente actualizada y ajustarla de ser necesario, antes del tres (3) de abril de 2020. _2. Notificación de Actos Administrativos de Trámites en Curso._ A partir de la fecha, todas las actuaciones administrativas derivadas de procesos radicados previamente a la expedición del presente acto administrativo, en la sede electrónica de la entidad [(](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/)https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/[)](https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/) o que se hayan surtido por canales presenciales, se realizarán con soporte en medios electrónicos. En consecuencia, en el caso que el trámite se hubiere iniciado previamente por la sede electrónica, se aplicará lo dispuesto en el numeral anterior. En el evento que el trámite se haya realizado por otro canal (presencial), el vigilado deberá indicar antes del 3 de abril de 2020, la dirección de correo electrónico en la cual recibirá notificaciones o comunicaciones. Para el efecto, se invita a los vigilados que no se han registrado en la sede electrónica, lo hagan, haciendo uso de la opción _“Regístrate”_ en el sitio web: https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/SedeElectronica/ También podrá comunicarse con la entidad para otorgar la información correspondiente a través de los siguientes medios: -Teléfonos: PBX: 57 1 – 3078038 - Línea Gratuita Nacional 01 8000 119703 -Chat: https://www.supervigilancia.gov.co/chat/chat -Correo electrónico: contactenos@supervigilancia.gov.co Será obligación y exclusiva responsabilidad del representante legal de cada servicio vigilado, la información sobre la dirección de correo electrónico informada y deberá verificar que la misma corresponde con aquella objeto de la gestión. Caso contrario, se tendrá como correo electrónico idóneo, para la realización de comunicaciones y notificaciones de actos administrativos emanados por esta Superintendencia, el que se ubique en el siguiente orden, i) Correo electrónico reportado en la sede electrónica de la entidad, ii) Correo electrónico registrado en la plataforma “RENOVA”, iii), aquel registrado por el servicio vigilado ante el Registro Único Empresarial y Social RUES, consultado a través de la cámara de comercio respectiva; todo lo anterior, sin que se requiera consentimiento o autorización alguna para realizar la correspondiente comunicación o notificación a la dirección electrónica. _3.Correo Institucional para Comunicaciones O Notificación de Actos Administrativos por Medios Electrónicos expedidos por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada._ En cumplimiento de lo previsto en el artículo [4º](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91670#4), del Decreto Legislativo 491 de 2020, esta Superintendencia utilizará la dirección de correo electrónico notificacioneselectronicas@supervigilancia.gov.co, de manera exclusiva para efectuar las notificaciones o comunicaciones. Finalmente, según lo previsto en el mismo Decreto legislativo [491](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=91670#0) de 2020, en el evento en que la notificación o comunicación no pueda hacerse de forma electrónica, se seguirá el procedimiento previsto en los artículos [67](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#67) y siguientes de la Ley 1437 de 2011. La presente circular rige a partir de su publicación, la cual se realiza a través de la secretaria general de la entidad.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 02 días del mes de abril del año 2020.

SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

Orlando Clavijo Clavijo