Circular 016 de 2020

**CIRCULAR 016 DE 2020 (Marzo 18)

PARA: SUBDIRECTORES, JEFE DE OFICINA Y ASESOR (A)

DE: INSTITUTO PARA LA ECONOMIA SOCIAL ASUNTO: APOYO TECNOLÓGICO PARA REALIZAR COMPROMISOS LABORALES U OBLIGACIONES CONTRACTUALES FUERA DE LAS INSTALACIONES DE LA ENTIDAD.

La Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico a través del proceso SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y RECURSOS TECNOLÓGICOS, en aras de apoyar el compromiso de la entidad para brindar bienestar a sus colaboradores en congruencia con las circulares No.[1](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92613)[4](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92613) (13/03/2020) y No. [1](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92625)[5](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92625) (17/03/2020) emitida por el Director General del IPES, se permite informar la disponibilidad de acceso que tienen los colaboradores de la entidad para hacer uso de las diferentes herramientas de tecnología del IPES sobre los cuales pueden desarrollar sus compromisos laborales u obligaciones contractuales fuera de las instalaciones de la entidad. A su vez, en el marco de la Política de Comunicaciones Móviles y Teletrabajo, contenida en el Manual de Seguridad de la Información (MS-013) del Subsistema de Gestión de Seguridad de la información del Sistema Integrado de Gestión institucional: _"__O_ _bj_ _e_ _t_ _i_ _v_ _o_ _.__G_ _a_ _r_ _a_ _n_ _t_ _i_ _z_ _a_ _r_ _l_ _a __s_ _egu_ _r_ _i_ _da_ _d __d_ _e __l_ _a __i_ _n_ _f o_ _r_ _m_ _a_ _c_ _i_ _ó_ _n_ _c_ _u_ _and_ _o _se _u_ _t_ _i_ _l_ _i_ _z_ _a_ _n di_ _s_ _p_ _o_ _s_ _iti_ _v_ _o_ _s __d_ _e c_ _o_ _m_ _un_ _i_ _c_ _ac_ _i_ _ó_ _n móvi_ _l __den_ _t_ _ro_ _d_ _e la __e_ _n_ _t_ _i_ _da_ _d _o _cuan_ _d_ _o_ se _u_ _sa_ _n_ estos _u_ otros _d ispositivos par_ _a_ _r_ _ea_ _l iz_ _a_ _r f_ _u_ _n_ _c_ _i_ _o_ _ne_ _s_ o _a_ _c_ _t_ _i_ _v_ _i_ _dade_ _s_ _d_ _e t_ _e_ _l_ _e_ _t_ _r_ _a_ _b_ _aj_ _o_ _._ _A_ _p_ _l_ _i_ _c_ _a_ _b_ _i_ _l_ _i_ _d_ _a_ _d_ _.__ _ _E_ _s_ _t_ _a p_ _o_ _l_ _í_ _t_ _i_ _c_ _a aplica p_ _a_ _r_ _a_ _ cu_ _a_ _l_ _q_ _u_ _i_ _e_ _r __eq_ _u_ _i_ _p_ _o _o _c_ _o_ _ne_ _x_ _i_ _ó_ _n __d_ _e tr_ _a_ _b_ _aj_ _o_ _r_ _e_ _m_ _o_ _t_ _o __a_ _u_ _t_ _o_ _r_ _i_ _z_ _a_ _d_ _a_ _,____q_ _u_ _e __t_ _en_ _g_ _a _acceso _a_ _l_ _a __i_ _nfo_ _r_ _m_ _a_ _c_ _i_ _ó_ _n_ ___y_ _a __se_ _a almace_ _nad_ _a_ o _n_ _o e_ _n_ los sistemas _d_ _e_ _i_ _nf_ _o_ _r_ _m_ _a_ _c_ _i_ _ó_ _n_ _y_ _q_ _u_ _e p_ _o_ _r_ su _c la_ _s_ _if_ _i_ _c_ _a_ _c_ _i_ _ó_ _n_ _n_ _e_ _c_ _e_ _s_ _i_ _t_ _a_ _p_ _r_ _o_ _t_ _eg_ _e_ _r_ _s_ _e __d_ _e ri_ _e_ _s_ _g_ _o_ _s de __c_ _o_ _nf_ _i_ _d_ _e_ _n_ _c_ _i_ _a_ _l_ _i_ _d_ _a_ _d_ ___e __i_ _n_ _t_ _e_ _g_ _r_ _i_ _da_ _d._ _D_ _e_ _t_ _a_ _l le __d_ _e la p_ _o_ _l_ _ít_ _i_ _c_ _a_ _.__ _ _E_ _l __C_ _o_ _m_ _i_ _t_ _é_ _ _ _d_ _e S_ _i_ _s_ _t_ _e_ _m_ _a_ _s __y __S_ _e_ _g_ _u_ _r_ _i_ _d_ _a_ _d_ _ d_ _e l_ _a Inf_ _o_ _r_ _m_ _a_ _c_ _i_ _ó_ _n_ _d_ _e_ _l __I_ _n_ _s_ _t_ _i_ _t_ _u_ _t_ _o __pa_ _r_ _a __l_ _a __E_ _c_ _o_ _no_ _m_ _í_ _a_ _S_ _o_ _c_ _i_ _a_ _l_ _,__d_ _e __a_ _c_ _u_ _e_ _r_ _d_ _o _a _l a __t_ _e_ _c_ _n_ _o_ _l_ _o_ _g_ _í_ _a_ _e_ _x_ _i_ _s_ _t_ _e_ _n_ _t_ _e_ _d_ _e_ _fi_ _n_ _i_ _r_ _á_ __ /as _d_ _i_ _r_ _e_ _c_ _t_ _r_ _i_ _c_ _e_ _s neces_ _a_ _r_ _i_ _a_ _s_ ___p_ _a_ _r_ _a_ ___l_ _a ap_ _r o_ _b_ _ac_ _i_ _ó_ _n d_ _e __c_ _one_ _x_ _i_ _ó_ _n __d_ _e __e_ _q_ _u_ _i_ _p_ _o_ _s_ _d_ _e __t_ _e_ _c_ _n_ _o_ _l_ _o_ _g_ _í_ _a_ _m_ _ó_ _v_ _i_ _l_ _e_ _s tal_ _e_ _s __c_ _o_ _m_ _o ce_ _l_ _u_ _l_ _a_ _r_ _e_ _s_ _, _ _p_ _o_ _r t_ _á_ _t_ _i_ _l_ _e_ _s_ _,__t_ _a_ _b_ _l_ _e_ _t_ _a_ _s __y te_ _l_ _éf_ _o_ _n_ _o_ _s_ _i_ _n_ _t_ _e_ _l_ _i_ _g_ _e_ _n_ _t_ _e_ _s e_ _n_ _t_ _r_ _e _otros, a los _s e_ _r vi_ _c_ _i_ _o_ _s __d_ _e red de l_ _a __en_ _t_ _i_ _d_ _a_ _d.____La Dirección y el Comité de Seguridad de la Información de la entidad, de acuerdo a las necesidades del negocio definirá las directrices necesarias para la aprobación de actividades de teletrabajo dependiendo de las necesidades de la entidad, características de trabajo dentro o fuera de la entidad, modalidades (trabajadores con contrato laboral trabajadores independientes, trabajadores que utilizan dispositivos móviles), beneficios y_ _C_ _o_ _n_ _s_ _i_ _de_ _r_ _and_ _o lo anterior y conforme a_ _l_ _n_ _u_ _m_ _e_ _r_ _a_ _l 2_ _.__2_ _.__C_ _O_ _N_ _S_ _I_ _D_ _E_ _R_ _A_ _C_ _I_ _O_ _N_ _E_ _S_ _G_ _E_ _N_ _E_ _R_ _A_ _L_ _E_ _S DEL TELETRABAJO EXTRAORDINARIO_ _.__ _ _L i_ _t_ _e_ _r_ _a_ _l_ ___[a](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=92625#2.2.l.a)_ _) de la C_ _i_ _r_ _cu_ _l_ _a_ _r N_ _o_ _.__1_ _5_ _ que cita_ _:__ "__C_ _ad_ _a j efe de dependencia deberá informar de manera inmediata __y __p_ _o_ _r_ _e_ _s_ _c_ _r_ _i_ _t_ _o_ _ a la Subdirección Adminis_ _t_ _r_ _a_ _t i_ _v_ _a_ ___y Fi_ _n_ _an_ _c_ _i_ _e_ _r_ _a_ _ - talento humano los acue_ _r_ _d_ _o_ _s_ _d_ _e teletrabajo e_ _x_ _t_ _r_ _a_ _o_ _r_ _d_ _i_ _n_ _a_ _r_ _i_ _o_ _pac_ _t_ _ado_ _s con los serv_ _i_ _do_ _r_ _e_ _s públ_ _i_ _c_ _o_ _s_ _,__t_ _o_ _m_ _an_ _d_ _o e_ _n_ _cuen_ _t_ _a lo establecido en el nume_ _r_ _a_ _l __2_ _.__1_ _.__d_ _e la presente circula_ _r_ _.__E_ _n caso que __u_ _n_ _s_ _e_ _r v_ _i_ _d_ _o_ _r_ _p_ _úb_ _l_ _i_ _c_ _o no se acoja a Telet_ _r_ _a_ _b_ _a_ _j_ _o e_ _x_ _t_ _r_ _a_ _o_ _r_ _d_ _i_ _n_ _a_ _r_ _i_ _o_ _,__deb_ _e_ _r_ _á j_ _u_ _s_ _t_ _ifi_ _c_ _a_ _r_ _/__o_ _m_ _ed_ _i_ _an_ _t_ _e oficio d_ _i_ _r_ _i_ _g_ _i_ _d_ _o al jefe inmedia_ _t_ _o con copia a la Subdirección Admin_ _i_ _s_ _t_ _r_ _a_ _t_ _i_ _v_ _o_ _y Financiero_ _.__"_ Cada colaborador deberá identificar con base a los acuerdos de teletrabajo, cuales son las herramientas de tecnología que son requeridas para dar cumplimiento a sus compromisos, y podrá hacer uso de estos de manera remota de acuerdo a las modalidades expuestas a continuación: M o da lida d 1. acceso web: Todo colaborador del IPES que cuente con un equipo de cómputo, celular, Tablet u otro similar y que a su vez este equipo cuente con una conexión a internet, puede hacer uso de las siguientes herramientas:

M o da lida d 2 acceso remoto a servicios** Los colaboradores que requieran acceder a alguna de las siguientes soluciones tecnológicas, de servicios dentro de la red local de la entidad emplearán una conexión segura llamada VPN (Virtual Prívate Network) y necesitarán instalar en los computadores desde donde se conecten la configuración del programa que permite la comunicación. (Ver Instructivo de instalación y configuración cliente VPN Checkpoint) El colaborador que requiera hacer uso de esta modalidad, deberá contar con la aprobación del director/subdirector/asesor de la dependencia a la que pertenece, quien realizará la solicitud a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico.

M o da lid a d 3 Conexión a computador de la Oficina sede principal: Los colaboradores que requieran, de manera excepcional, acceder al computador asignado en la entidad para hacer uso de sistemas de información que solo se pueden acceder desde dichos equipos y/o requieren una configuración muy especial tales como: Predis, Opget, validador Sivicof local, Chip, Pasivocol, Cartera-Access al no contar con la versión apropiada de Access, entre otros, necesitan la instalación de la conexión segura VPN (Ver Instructivo de instalación y configuración cliente VPN Checkpoint) y establecer una sesión de conexión remota con el computador. El colaborador que requiera hacer uso de esta modalidad, deberá contar con la aprobación del director/subdirector/asesor de la dependencia a la que pertenece, quien realizará la solicitud a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico. O bs e r vaciones generales:** • Para los colaboradores quienes requieran acceder a los sistemas asociados a las modalidades 2 y 3, deberán remitir la información relacionada en la siguiente tabla, a través de un memorando interno aprobado por el director/subdirector/asesor de la dependencia a la pertenece y dirigido a la Subdirección de Diseño y Análisis Estratégico:

| 1| Nombre completo ---|--- 2| Tipo y numero de identificacion 3| Tipo de vinculacion 4| Nombre del sistema al que requiere acceder 5| Justificacion para el uso del sistema Para todos los casos en que se solicite el acceso a Goobi, se debe remitir copia del memorando a la Subdirección Administrativa y Financiera -SAF-, quien de acuerdo a cada caso y a la justificación brindada, podrá objetar ante la SDAE el acceso de colaboradores del IPES a este Sistema de Información mediante la modalidad de acceso remoto.

- Para aquellos casos en que se requiere tramitar permisos para funcionalidades en GOOBI, se recuerda que se debe diligenciar y tramitar el formato FO-615 PERMISOS FUNCIONALIDADES GOOBI- HEMI.

- La SDAE a través del proceso de GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y RECURSOS TECNOLÓGICOS evaluará las solicitudes realizadas para estimar la pertinencia y necesidad de la modalidad solicitada.

- Todo colaborador que acceda a las diferentes modalidades deberá contar con vinculación vigente con la entidad.

- Es responsabilidad y deber de la SDAE bajo proceso GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y RECURSOS TECNOLÓGICOS cumplir las políticas de seguridad de la información institucionales en el marco de la Política de Gobierno Digital del Estado Colombiano, por lo anterior para cada proceso de accesos especiales a los sistemas de información institucional la SDAE evaluará y limitará el acceso conforme a la criticidad de cada caso, propendiendo a que estas nuevas medidas de acceso, no vulneren ni expongan a nuestra entidad ante ataques cibernéticos o vulnerabilidades de seguridad informática.

- La SDAE bajo proceso GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y RECURSOS TECNOLÓGICOS no se responsabilizará por atender las fallas de los equipos de cómputo personales de los colaboradores, ni subsanar aquellos problemas de conectividad y acceso a internet de los mismos. Por lo cual, cada colaborador que se acoja a esta modalidad de trabajo, deberá disponer de sus recursos tecnológicos para cumplir con sus productos y compromisos.

- Se reitera y recuerda a todos los servidores públicos y contratistas de la entidad, velar por sus deberes y responsabilidades frente a las políticas de seguridad de la información citadas en el manual MS-013 MANUAL SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Cordialmente,

FATIMA VERONICA QUINTERO NÚÑEZ

Subdirectora de Diseño y Análisis Estratégico

| NOMB RE, CARGO O CONTRATO| FIRMA| FECHA ---|---|---|--- Elaboró| John Jair Garzon Delgado — Profesional Universitario ___Crisfhia_ n Andres Rios Alayon — _Profes_ ional _Espe_ cializado| | Aprobó| | | Revisó| | | Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y to encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por Io tanto, bajo nuestra responsabilidad, la presentamos para firma de la subdirectora de Diseño y Análisis Estratégico del Instituto para la Economía Social IPES