Circular 010 de 2020

Memorando CIRCULAR 010 DE 2020 **(Marzo 09)

Para: Representantes legales, revisores fiscales y contadores de corporaciones, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad común que se encuentren bajo la inspección, vigilancia y control de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., responsables de preparar información financiera y contable. De: Secretaria Jurídica Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. **Asunto:

Orientaciones de carácter informativo para el reporte de la información financiera y contable a las entidades distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control de entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en Bogotá, D.C. Radicado Interno: 2-2020-3140 1.

AMBITO DE APLICACIÓN La Secretaría Jurídica Distrital en coordinación con las secretarías distritales que ejercen la función de inspección, vigilancia y control, de conformidad con lo establecido en el numeral [16](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=66674#5.n.16) del artículo 5º del Decreto Distrital 323 de 2016, imparte orientaciones de carácter informativo sobre la presentación de información financiera de la vigencia 2019, teniendo en cuenta, lo dispuesto en los artículos [10](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833#10), [12](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833#12) y [15](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833#12) de la Ley 1314 de 2009, la cual regula principios y normas de contabilidad, información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia. Esta circular establece los plazos y la información contable y financiera de la vigencia 2019 que deben presentar las entidades sin ánimo de lucro domiciliadas en el distrito capital, sujetas a la inspección, vigilancia y control de la alcaldesa mayor de Bogotá D.C., con fundamento en las facultades establecidas en el Decreto Nacional [1318](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1237) de 1988 modificado por el Decreto Nacional [1093](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=8281) de 1989, así como en los Decretos Distritales [059](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=2215) de 1991, [848](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88586) de 2019 y [323](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=66674) de 2016, modificado por el Decreto [798](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88487) del 2019. 2.

RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN De conformidad con la normativa contable vigente, la administración de la entidad sin ánimo de lucro es la responsable de la preparación de los estados financieros, presentación de reportes de información financiera que sea aplicable a la misma, así como de establecer las medidas internas de control necesarias, para que los estados financieros estén libres de incorreciones materiales. Todo lo anterior, en concordancia con lo estipulado en los artículos [23](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6739#23) y [24](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6739#24) de la Ley 222 de 1995. Por lo anterior, las entidades sin ánimo de lucro registradas en Bogotá, D.C., deberán presentar la información financiera y contable de la vigencia establecida, ante el respectivo ente de inspección, vigilancia y control, independientemente del régimen tributario al que pertenezcan, de conformidad con lo estipulado en el inciso tercero del artículo [364-3](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6533#364.3) del Estatuto Tributario _“(…) La exclusión de las entidades sin ánimo de lucro del Régimen Tributario Especial por el incumplimiento de los requisitos establecidos en la ley no significará que la entidad pierda su calidad de sin ánimo de lucro (…)”_. 3.

RESPONSABILIDAD DE LOS REVISORES FISCALES De conformidad con la aplicación extensiva otorgada por el artículo [15](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833#15) de la Ley 1314 de 2009, la obligatoriedad del revisor fiscal para este tipo de entidades, se encuentra establecida ante la existencia de alguna de las siguientes condiciones: en primer lugar, cuando dicho cargo se estipule en los estatutos acorde a lo establecido en el numeral [3º](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102#203.n.3) del artículo 203 del Código de Comercio, y en segundo lugar, cuando los “(…) _activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior sean o excedan el equivalente de cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos_ (…)”, tal como se enuncia en el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de 1990. Cuando la entidad se encuentre en alguno de los dos supuestos antes mencionados, requerirá de revisor fiscal, quien será responsable de realizar una labor de seguimiento para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales de los marcos técnicos normativos contables y de información financiera con referencia a estándares internacionales[1], en relación con el dictamen de los estados financieros. Para realizar esta labor, el revisor fiscal debe ser idóneo, conocer la normativa vigente y comprender su debida aplicación por parte de los preparadores de información. 4.

REPORTE DE INFORMACIÓN A LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C., CONFORME AL MARCO NORMATIVO CONTABLE DEL DECRETO REGLAMENTARIO 2420 DE 2015 Y SUS MODIFICATORIOS 4.1.

Reporte de información física** Conforme al marco legal vigente, las entidades sin ánimo de lucro vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., deberán presentar ante el organismo distrital que ejerza las funciones de inspección, vigilancia y control, la siguiente información en forma física:
1. Estado de situación financiera o balance general comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay.
2. Estado de resultados integral o estado de resultados complementado con otro denominado _"Otros resultados integrales”_ , comparativo con el año anterior, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay.
3. Estado de cambios en el patrimonio, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.
4. Estado de flujo de efectivo, firmado por el representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hay. Esta información no es obligatoria para las entidades pertenecientes al grupo 3 de las NIIF.
5. Notas a los estados financieros y revelaciones comparativas con el año anterior que incluyan un resumen de las políticas contables significativas y sus cambios, si los hubo, y otras de información explicativa, indicando la normativa contable aplicada de conformidad con el grupo NIIF al cual pertenezcan.
6. Certificación de estados financieros conforme al artículo [37](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6739#37) de la Ley 222 de 1995. La certificación deberá contener el nombre, firma del representante legal y contador, adicionalmente deberá contener el número de tarjeta profesional de este último.
7. Dictamen del revisor fiscal (si lo hay), acorde con el contenido establecido en el artículo [208](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41102#208) del Código de Comercio y demás normas aplicables.
8. Copia del acta del máximo órgano de la entidad, firmado por el presidente y secretario de la reunión, donde conste la aprobación o improbación por separado de los estados financieros, del informe de gestión y del proyecto de destinación de los excedentes, los cuales deben venir incorporados o anexos al acta, conforme a lo establecido en el artículo 422 de Código de Comercio y artículos [46](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6739#46) y [47](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6739#47) de la Ley 222 de 1995. Así mismo, deberá allegar el medio de convocatoria, y la copia del acta presentada debe ser tomada del libro de actas registrado ante la entidad de registro competente.
9. Certificado de registro de libros para las entidades que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá.
10. Informe detallado que indique la ejecución de los excedentes aprobados mediante acta de Asamblea de la vigencia anterior, suscrita por representante legal y contador.
11. Copia de la tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores, para los contadores y revisores fiscales que certificaron y dictaminaron los estados financieros presentados.
12. Copia completa del registro único tributario (RUT) actualizado. Decreto Nacional [2788](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=21598) de 2004. 13. Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo [2.3.4.11](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=73672#2.3.4.11), Decreto Nacional 1075 de 2015 (únicamente para las Asociaciones de Padres de Familia).
Lo anterior sin perjuicio de la función de inspección, vigilancia y control atribuida a la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., bajo la cual podrá, en cualquier tiempo, requerir la información que considere necesaria para verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre el particular (Decreto 848 de 2019, artículo [23](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88586#23)). **4.2.

Plazos para la entrega de la Información Financiera con corte a 31 de diciembre.

Las fechas de entrega de la información financiera física con corte a 31 de diciembre de 2019, dependerán de los dos últimos dígitos del NIT (sin incluir el dígito de verificación), así: | Últimos dos dígitos del NIT, sin número de verificación | Fecha a entregar la información financiera ---|--- 01-20 | Del 29 de abril al 5 de mayo 21-40 | Del 6 de mayo al 11 de mayo 41-60 | Del 13 de mayo al 18 de mayo 61-80 | Del 20 de mayo al 25 de mayo 81-00 | Del 27 de mayo al 01 de junio PARÁGRAFO 1:** Sin perjuicio de lo anterior aquellas entidades sin ánimo de lucro que se dediquen a las actividades descritas en la Ley [66](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=310) de 1968 y Decreto Nacional [2391](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1199) de 1989 y que estén sujetas a inspección, vigilancia y control por parte de la Secretaría Distrital del Hábitat, adicionalmente, deberán presentar la información financiera con corte 31 de diciembre a más tardar el primer día hábil del mes de mayo de 2020, en los términos previstos en la Resolución [1513](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=65350) de 2015, ante dicha Secretaría.

Parágrafo 2. De acuerdo con lo definido en la Ley [594](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275) de 2000 - Ley Nacional de Archivos, toda la documentación presentada por las entidades debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Foliación a lápiz parte superior derecha.

2. No debe presentar ganchos legajadores.

3. Documentos sin argollar

**5.

OTRAS DISPOSICIONES** La información requerida en esta circular y las demás directrices emanadas por la Secretaría Jurídica Distrital no le son aplicables a las personas jurídicas sujetas al régimen de propiedad horizontal, reguladas por la Ley [675](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4162) de 2001.

Para efecto de publicidad, la presente circular se publica en Régimen Legal, en la página del Sistema de Información de Personas Jurídicas -SIPEJ- y en la página web [www.secretariajuridica.gov.co](http://www.secretariajuridica.gov.co).

Se reitera que las orientaciones dadas en esta circular, son de carácter informativo y no eximen, a las entidades sujetas a la supervisión de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y a los entes de inspección, vigilancia y control distritales, de consultar la normativa vigente y atender de manera oportuna los requerimientos legales establecidos en la Ley [1314](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=36833) de 2009 y los decretos reglamentarios expedidos sobre la materia.

Cordialmente,

WILLIAM LIBARDO MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico

Proyectó: Héctor Rodríguez Valero. Contratista, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control Oscar Pineda Velasco. Contratista, Dirección Distrital de Inspección, Vigilancia y Control Revisó: Rubén Darío Gallego González, Profesional Especializado Subsecretaría Jurídica Distrital.

Aprobó: Andrea Robayo Alfonso. Directora Distrital de Inspección, Vigilancia y Control de la Secretaria Jurídica Distrital - Iván David Márquez Casteblanco, Subsecretario Jurídico, Secretaría Jurídica Distrital NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

* * * [1] Acorde con las funciones contenidas en los artículos 207 numeral 7º y 208 del Código de Comercio.