Circular 003 de 2020

CIRCULAR 003 DE 2020

(Febrero 05)

Para: Directores, Jefes de Oficina, Supervisores de Contratos y Responsables de Rubros de Funcionamiento y Proyectos de Inversión

De: Dirección de Gestión Corporativa

Asunto: Directrices para la Reprogramación de PAC y Pagos a Contratistas y Proveedores de Bienes y Servicios.

La Dirección de Gestión Corporativa en busca de la eficiencia en el uso, programación y gasto de los recursos asignados para la vigencia 2020, establece las siguientes disposiciones: Los responsables de rubros presupuestales y/o proyectos de inversión deberán reprogramar cada dos (2) meses los recursos que se van a girar a cada uno de los contratistas y/o proveedores en la vigencia 2020, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Oficina de Planeación Financiera de la Tesorería Distrital en su calendario para el cierre reprogramación de las entidades de la administración central 2020, la reprogramación se deberá enviar a los correos _qprinconm@secretariaiuridica.qov.co_ y _immontoya@secretariaiuridica.qov.co_ en las siguientes fechas: REPROGRAMACIÓN PAC | MESES A REPROGRAMAR | FECHA LIMITE ---|--- Abril y Mayo | 27 Marzo Junio y Julio | 27 Mayo Agosto y Septiembre | 29 Julio Octubre y Noviembre | 28 Septiembre Diciembre | 26 Noviembre Es importante resaltar que los recursos reprogramados y no ejecutados pasarán a PAC No Ejecutado y solo se podrán utilizar si no hay recursos disponibles en los demás rubros, para llevar a cabo este trámite deberá ser justificado y firmado por el ordenador del gasto ante la Tesorería Distrital.

RADICACIÓN DE CUENTAS ANTE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

La Dirección de Gestión Corporativa, recibirá las cuentas de los proveedores de bienes y servicios hasta 4 días antes del cierre de Tesorería, de acuerdo con los recursos programados en el periodo y las fechas límites de radicación son:

CUENTA DEL MES | FECHA LIMITE DE RADICACI N CUENTA ---|--- ENERO | 19 febrero FEBRERO | 19 marzo MARZO | 21 abril ABRIL | 19 mayo MAYO | 17 junio JUNIO | 22 julio JULIO | 20 agosto AGOSTO | 21 septiembre SEPTIEMBRE | 21 octubre OCTUBRE | 19 noviembre NOVIEMBRE | 18 diciembre DICIEMBRE | 24 diciembre Para los pagos de los contratistas la radicación deberá ser dentro de los primeros 5 días hábiles del mes siguiente a la prestación del servicio (en cumplimiento a la Resolución NO DDC-000002 del 09/08/2018, de la Dirección Distrital de Contabilidad \- plazos y requisitos para el reporte de información financiera).

DOCUMENTOS SOPORTE PARA TRAMITE DE PAGO

Es necesario tener en cuenta que los contratistas por prestación de servicios, independientemente del trámite de pago al Sistema de Seguridad Social, deberá cargar los documentos al SECOP (Sistema Electrónico de Contratación Pública) según los lineamientos señalados por la Dirección de Gestión Corporativa en la Circular 014 de 2018.

- Formato 2311400-FT-197 (última versión) - Informe contratista supervisor (contratos — financiera), solo se radican al Área Financiera los dos formatos, si el contrato es por SECOP l.

- Si, el contratista está obligado a expedir factura de venta, debe adjuntar el original con los requisitos señalados en el Artículo No. 617 del Estatuto Tributario.

- Copia de la afiliación como independiente a riesgos profesionales, seguridad social y/o la planilla de pago por conceptos de aportes de pensión, salud y ARL de acuerdo con la normatividad vigente.

- Con el primer pago y por una sola vez, se debe presentar los soportes de RUT, RIT, dependientes — registro civil, aportes AFC, crédito hipotecario y medicina prepagada, estos dos últimos requieren certificación de la entidad prestadora de salud y/o crédito, con fecha de corte a 31 de diciembre de 2019.

OTROS TRÁMITES FINANCIEROS

Casos en los cuales se anula total o parcialmente un CDP:

1. Por solicitud del responsable de rubros o proyectos de inversión, cuando se determine que el CDP no se va a utilizar, o se requiere liberar el saldo no utilizado.

2. Cuando el monto del compromiso que se ha adquirido es inferior al valor del CDP.

3. Al finalizar una vigencia fiscal, deben anularse todos los saldos de los CDP no comprometidos.

Casos en los cuales se anula total o parcialmente un CRP:

A solicitud escrita y expresa por parte del ordenador del gasto o quien éste delegue, cuando se presenten las siguientes situaciones:

1- Por liquidación de Contratos 2- Por la declaratoria de caducidad o cualquier otra causa legal que determine el no requerimiento de nuevos pagos con cargo a este compromiso.

La anulación total o parcial de un registro presupuestal conlleva igualmente a la anulación del CDP que amparó el compromiso; en ningún caso el saldo del CDP correspondiente al registro presupuestal anulado puede utilizarse para amparar un nuevo compromiso, hasta tanto se haya anulado y forme parte del saldo de apropiación libre de afectación.

Nota 1: Se debe tener en cuenta que antes de solicitar un Certificado de Registro Presupuestal, debe estar creado el tercero en las bases de datos de la Secretaría Distrital de Hacienda y el trámite se realiza a través de la Dirección de Gestión Corporativa - Contabilidad, de acuerdo al procedimiento establecido.

Nota 2: Todas los trámites, solicitudes y requerimientos financieros que se quieran gestionar deben ser radicados en la Dirección de Gestión Corporativa.

Cordialmente,

ALEXANDRA NAVARRO ERAZO

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Gloria Patricia Rincón Medrano - Profesional Universitario Revisó: Jesús María Montoya M — Profesional Especializado DGC Aprobó: Alexandra Navarro Erazo — Directora de Gestión Corporativa