Circular Externa 004 de 2021

CIRCULAR EXTERNA DDP 004 DE 2021

(Mayo 04) PARA: Representantes legales, directores financieros, jefes de planeación, tesoreros, contadores y responsables de presupuesto de las entidades de la administración central, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales con personería jurídica, Veeduría Distrital, organismos de control y ente autónomo universitario.

DE: Dirección Distrital de Presupuesto

ASUNTO: Guía de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2021.

En el marco de lo dispuesto en el artículo [7](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88449#7) del Decreto 777 de 2019[1] corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto establecer las fechas y los plazos que deben cumplir las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital para las etapas del ciclo presupuestal de programación, ejecución y cierre presupuestal. Por lo anterior, se expide la presente circular que da a conocer el cronograma de actividades para las etapas de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2021, con el propósito de informar de manera oportuna los aspectos más relevantes a tener en cuenta para optimizar estos procesos en el año. El detalle con las actividades, requisitos y aspectos para tener en cuenta en los procesos de ejecución, seguimiento y cierre se deben consultar previamente en el Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital adoptado por la Resolución No. [SDH-000191](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=76948) del 22 de septiembre de 2017, la Resolución No. [SDH-000037](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=82936) del 6 de marzo de 2019 y la Directiva [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=109879) de 2021, a los que se puede acceder en el portal Web, así: Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital: link: [https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definit](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf)[i](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf)[ ](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf)[vo.pdf](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf)[ ](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf)[o](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definitivo.pdf) ingresando por la siguiente ruta: \- Ingrese en su navegador la dirección: [www.shd.gov.co](http://www.shd.gov.co/)[ ](http://www.shd.gov.co/) \- Seleccione la opción _“Economía y Finanzas”_ \- Seleccione la opción _“Publicaciones”_ \- Seleccione la opción _“Presupuestales y financieras”_ \- Seleccione: Manuales y otras publicaciones Resolución No. [SDH-000037](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=82936) del 6 de marzo de 2019: link: [ ](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Resolucion_Pasivos.pdf) o ingresando por la siguiente ruta: \- Ingrese en su navegador la dirección:[ ](http://www.shd.gov.co/)[www.shd.gov.co](http://www.shd.gov.co/) \- Seleccione la opción _“Economía y Finanzas”_ \- Seleccione la opción _“Presupuesto y ejecución”_ \- Seleccione la opción _“Formatos e Instructivos”_ \- Seleccionar en vigencia el año “2019” y hacer clic en filtrar. Directiva 002 de 2021: link [https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%2020](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%202021.pdf)[ ](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%202021.pdf)[21.pdf](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%202021.pdf)[ ](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%202021.pdf)[o](https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%202021.pdf) ingresando por la siguiente ruta: \- Ingrese en su navegador la dirección:[ ](http://www.shd.gov.co/)[www.shd.gov.co](http://www.shd.gov.co/)[ ](http://www.shd.gov.co/) \- Seleccione la opción _“Economía y Finanzas”_ \- Seleccione la opción _“Presupuesto y ejecución”_ \- Seleccione la opción _“Aspectos Generales del Presupuesto”_ \- Seleccionar “Lineamientos de Política para el Presupuesto Anual Vigencia 2022” _CAPÍTULO 1._ __ _DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE PRESUPUESTAL 2021_ __ CONSIDERACIONES GENERALES __ \- En atención a los principios administrativos de eficiencia y efectividad, se debe ejecutar el presupuesto de manera oportuna y aumentar el nivel de giros de tal forma que se realice la entrega de bienes y servicios y se reduzca el monto de reservas presupuestales. \- Las entidades deben garantizar la adecuada prestación de los servicios y bienes en lo que resta de la vigencia fiscal, particularmente para aquellas que por competencia están asociadas a la mitigación y control de la situación de emergencia sanitaria derivada del COVID-19. \- Priorizar los recursos necesarios para la atención de poblaciones de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente, tales como: víctimas del conflicto armado interno[2]; Grupos étnicos, en el marco de los procesos de concertación efectuados en el marco artículo 66 del Acuerdo 761 de 2020; Juventud, Niñas y adolescentes \- Se hará un especial seguimiento en los casos en que se soliciten modificaciones presupuestales que afecten el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo “ _Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI”, con excepción de aquellas situaciones que por circunstancias exógenas a la Administración o por directrices de la Alcaldesa Mayor requieran ser priorizadas._ __ _-_ Para las solicitudes de modificaciones presupuestales tener en cuenta: \- Ser radicadas de acuerdo con el procedimiento establecido. \- Los documentos cargados en el sistema deben ser los mismos adjuntos en la radicación virtual, es decir, deben corresponder a los soportes oficiales de la modificación. \- Los plazos para los trámites de modificaciones presupuestales una vez radicadas son: Gestión de traslados: cinco (5) días hábiles y Cambios de fuentes: siete (7) días hábiles. Este tiempo se contará, a partir del cumplimiento de todos los requisitos previstos para el trámite de la modificación pertinente. \- Para la homologación de los fondos y/o pospres en FUT y CHIP, se debe anexar el formato correspondiente debidamente revisado y diligenciado en su totalidad. \- Los trámites de adición de recursos provenientes del Gobierno Nacional o de entidades territoriales, acorde con lo dispuesto en los artículos [41](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=93649#40.p) del Acuerdo 761[3] de 2020 y 28[4] del Decreto 328 de 2020, deben radicarse con la debida oportunidad con el fin de realizar la ejecución de estos en la vigencia. o Con el propósito de optimizar las gestiones ante la Alcaldía Mayor, se realizarán en el mes de septiembre y en los primeros 10 días del mes de diciembre los trámites de reducción del presupuesto de acuerdo con lo señalado en el artículo [64](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1693#64) del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital. \- La Dirección Distrital de Presupuesto recibirá solicitudes de modificaciones debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 22 de diciembre de 2021, con el fin de garantizar respuesta oportuna. \- Para la ejecución de 2021, se deben utilizar los elementos PEP[5] correspondientes a la codificación de productos – proyectos de inversión de cada entidad. Al cierre se debe efectuar la revisión de la ejecución por producto. \- En el marco del artículo [37](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=93649#37) del Acuerdo 761 de 2020 sobre trazadores presupuestales, las entidades deberán hacer la marcación de los recursos en los gastos de funcionamiento e inversión de acuerdo con los lineamientos establecidos en las guías y circulares expedidas para tal fin. \- Mensualmente se realiza el cierre automático en el Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, de la ejecución del gasto el último día de cada mes y el de ejecución de ingresos el quinto día hábil del mes siguiente. Por lo tanto, posterior a estas fechas no se realizarán modificaciones a documentos y/o transacciones, cabe resaltar que una vez trasmitida la información a los diferentes entes de control y/o publicados los reportes, se mantendrán cerrados los periodos con la información reportada. \- Es importante que la ejecución de los recursos de las Vigencias Futuras aprobadas a la fecha se encuentre oportunamente actualizada en la ficha técnica del módulo de Vigencias Futuras del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, teniendo en cuenta que dicha información es reportada a la Contraloría Distrital y al Concejo de Bogotá. Se recuerda que la actualización de las fichas técnicas es responsabilidad de cada entidad. \- Las entidades que con recursos del Distrito han constituido encargos fiduciarios y patrimonios autónomos, deben garantizar un adecuado seguimiento y control a la ejecución del objeto de estos mecanismos. \- Para el cálculo de los Excedentes Financieros del 2021, se realizarán con los Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales las mesas de trabajo pertinentes, para lo cual se comunicará con la debida oportunidad el cronograma en el mes de febrero de 2022. \- Se recomienda validar el pre cierre de la vigencia 2021 de toda la información registrada, generando los reportes de las ejecuciones del presupuesto de rentas e ingresos, de gastos e inversiones y reservas presupuestales. _CAPÍTULO 2._ __ _CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE 2021_ _ _ | ÍTEM | ACTIVIDAD | RESPONSABLE | FECHA LÍMITE ---|---|---|--- No. __ __ 1 | __ Efectuar cierre automático mensual de ejecución de gastos en el Sistema de Información Presupuestal. | Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto | Último día calendario del mes a la media noche __ 2 | Efectuar cierre automático mensual de ejecución de ingresos en el Sistema de Información Presupuestal. | Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto | Quinto día hábil del mes siguiente a la media noche __ __ __ 3 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto, mensualmente la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, tanto de la vigencia como de las reservas presupuestales firmada por el responsable de presupuesto y el ordenador del gasto, debidamente verificadas. (Reporte del Sistema de Información Presupuestal). | __ Ordenador del gasto y responsable del presupuesto de las Entidades Distritales | __ Siete (7) primeros días hábiles de cada mes __ __ 4 | Enviar a la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, el informe y análisis de la ejecución y saldos de los recursos depositados en los encargos fiduciarios y patrimonios autónomos, constituidos con recursos del distrito a 31 de diciembre de 2021. | __ __ Entidades Distritales | __ 28 de enero de 2022 __ __ __ __ __ __ __ __ 5 | __ __ Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto el informe de Productos, Metas y Resultados PMR y trazadores presupuestales, los cuales deben ser concordantes con la información registrada previamente en el Sistema de Información Presupuestal, con la siguiente periodicidad: __ Con corte a 31 de diciembre Con corte a 30 de junio Con corte a 30 de septiembre __ Dicho informe deberá contener resultados territorializados por localidad | __ __ __ __ __ __ Entidades Distritales | Con corte a 31 de diciembre, el 28 de febrero de la vigencia siguiente __ Con corte a 30 de junio el 15 de julio __ Con corte a 30 de septiembre el 13 de octubre __ __ __ __ 6 | __ Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto el informe de seguimiento con corte a 30 de septiembre de 2020 y 31 de diciembre de 2020 de los recursos ejecutados para la atención a primera infancia, infancia y adolescencia, juventud, atención a víctimas y población en situación de desplazamiento. | __ __ __ Entidades Distritales | Con corte 30 de septiembre 13 de octubre __ Con corte 31/12/2020 28 de febrero __ 7 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto un informe de seguimiento con corte a 30 de septiembre de 2020 de la ejecución en: gestión integral de riesgos, Gobierno abierto y gestión efectiva y participación ciudadana. | __ __ Entidades Distritales | Con corte 30 de septiembre 13 de octubre __ __ __ 8 | __ Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto un informe de seguimiento con corte a 30 de junio y 31 de diciembre de las inversiones efectuadas en ciencia, tecnología e innovación | __ __ Entidades Distritales | Corte 30 de junio Julio 15 __ Corte 31 de diciembre Enero 31 __ __ 9 | Diligenciar y actualizar la ficha técnica del módulo de Vigencias Futuras del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda. Se reitera la importancia del seguimiento y control de estas. | __ Entidades Distritales | Al momento de expedir los CDP y/o CRP __ __ __ 10 | __ __ Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto y en el CONFIS Distrital el informe trimestral de seguimiento a las vigencias futuras. | __ __ __ Entidades Distritales | Los 10 primeros días hábiles después de terminado cada trimestre __ __ __ __ 11 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto el informe de giros de las obras adelantadas durante la vigencia con recursos del cupo de endeudamiento, según los Acuerdos 527 de 2013, 646 de 2016 y 690 de 2017, especificando los números del CDP y CRP que respaldan su ejecución, porcentaje de avance en la obra y principales actividades realizadas, conforme al formato publicado en el portal Web de la Secretaría Distrital de Hacienda. | __ __ Ordenador del gasto y responsable de presupuesto de las Entidades Distritales | __ __ Los 10 primeros días hábiles de cada mes __ __ 12 | Generar los reportes de ejecución presupuestal, de | __ Entidades Distritales | A más tardar el 24 de diciembre de 2021 disponibilidades, de registros, entre otros, para verificar los saldos de los certificados de disponibilidad y registros presupuestales que no se vayan a ejecutar y validar un pre cierre de la vigencia 2021, realizando los ajustes que sean necesarios, antes del cierre de la vigencia. __ __ 13 | __ Realizar automáticamente el cierre de gastos, tanto de reservas como de vigencia, en el Sistema de Información Presupuestal. | Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto | 31 de diciembre de 2021 a la media noche __ __ __ 14 | Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal que respaldan procesos de contratación en curso, indicando el objeto y señalando que éste reemplaza el CDP de la vigencia anterior, junto con su número, fecha y fuente de financiación que los originó. Solicitar la respectiva modificación de fuentes o traslado presupuestal, en caso de ser necesario. | __ __ Entidades Distritales | __ __ Primer día del mes de enero de 2022 __ __ 15 | __ Expedir los certificados de disponibilidad presupuestal y certificados de registro presupuestal de los compromisos amparados con vigencias futuras, de acuerdo con los parámetros del módulo de vigencias futuras. | Entidades Distritales que tengan amparados compromisos con cargo a vigencias futuras | __ Primer día del mes de enero de 2022 __ __ 16 | __ Realizar el cierre automático de ingresos de diciembre de 2021, en el Sistema de Información Presupuestal. | Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto | __ __ 7 de enero de 2022 __ __ 17 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, el reporte de la constitución de reservas presupuestales, generadas desde el Sistema de Información Presupuestal, debidamente firmadas, adjuntando como documento Word la justificación a nivel de Registro Presupuestal. | Ordenador del Gasto y Responsable de Presupuesto de la Entidades Distritales | __ __ 11 de enero de 2022 __ 18 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto la relación de los certificados de disponibilidad presupuestal expedidos el primer día de 2022 que reemplazaron los que amparaban los procesos de contratación en curso a 31 de diciembre de 2021. | __ Responsable de presupuesto de las Entidades Distritales | __ 11 de enero de 2022 __ __ 19 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, la relación de los certificados de disponibilidad presupuestal y certificados de registro presupuestal de los compromisos que amparan vigencias futuras. | Responsable de presupuesto de las Entidades Distritales | __ 11 de enero de 2022 __ __ 20 | __ Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto las actas de fenecimiento de las reservas constituidas en el 2020. Formatos 11-F.10 y 11-F.11. | Ordenador del gasto y responsable de presupuesto de las Entidades Distritales | __ 11 de enero de 2022 __ __ 21 | Radicar en la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto el informe y respaldo legal de los excedentes financieros. (Documento explicativo, Formatos 11-F.07, 11-F.08 y 11-F.09 y demás soportes necesarios), debidamente firmados, posterior a la realización de las mesas de trabajo con la SDH. | Ordenador del Gasto, Jefe de Presupuesto y Tesorero de las Entidades Distritales | __ 18 de febrero de 2022 En caso de presentarse modificaciones en el cronograma previsto en la presente Circular, serán comunicadas oportunamente por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

_CONTACTOS_

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\- En caso de cualquier inquietud o duda en el proceso de Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal 2021, por favor dirigirse al Profesional de la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda que asesora a la entidad.

\- Las inquietudes frente a la herramienta de Productos, Metas y Resultados – PMR, puede ser consultada en la Dirección Distrital de Presupuesto - Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal al correo electrónico [dmunozt@shd.gov.co](mailto:dmunozt@shd.gov.co)

\- La atención y asesoría del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda se efectúa a través de los Administradores del Sistema - Subdirección de Gestión de la Información Presupuestal, correo electrónico: _[presupuesto_bogdata@shd.gov.co](mailto:presupuesto_bogdata@shd.gov.co) _y se prestará hasta el mediodía del 31 de diciembre de 2021.

\- En caso de cualquier falla de conexión a través de la intranet o falla técnica del Sistema de Información Presupuestal pueden enviar correo electrónico a [soporte_tecnico@shd.gov.co](mailto:soporte_tecnico@shd.gov.co) y/o comunicarse al teléfono 3385555.

De manera especial agradecemos la atención a los tiempos establecidos en la presente circular, que permitirán cumplir efectivamente cada una de las etapas del proceso presupuestal. Como siempre estaremos muy prestos a solucionar con diligencia las dudas que se les puedan presentar.

MARTHA CECILIA GARCÍA BUITRAGO

Directora Distrital de Presupuesto

[mgarciab@shd.gov.co](mailto:mgarciab@shd.gov.co)

Revisado por:

Jacqueline Andrade Zapata - Subdirectora de Infraestructura y Localidades José Vicente Castro Torres - Subdirector de Finanzas Distritales Adriana Lucía Navarro Vargas - Subdirectora Gestión de la Información Presupuestal Luz Helena Rodríguez González \- Subdirectora de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal José Humberto Ruíz López - Subdirector de Desarrollo Social Jimmy Alexis Rodríguez Rojas - Asesor Dirección Distrital de Presupuesto

NOTAS AL PIE DE PAGINA:

* * * [1] Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones [2] Ley 1448 de 2011 “ _Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno y se dictan otras disposiciones”_

[3] Recursos adicionales por Transferencias de la Nación y financiación Régimen Subsidiado. Los recursos adicionales a los previstos en el presupuesto aprobado de cada vigencia por concepto de Transferencias de la Nación - SGP y Rentas de destinación específica que financian el Régimen Subsidiado se incorporarán al Presupuesto Distrital mediante decreto distrital. La Secretaría Distrital de Hacienda, informará de estas operaciones a la Comisión de Presupuesto del Concejo Distrital, dentro de los treinta (30) días siguientes a la incorporación de dichos recursos.

[4] Incorporación de Recursos Adicionales. Los recursos adicionales de Otras Transferencias de la Nación provenientes del Fondo de Mitigación de Emergencia \- FOME, así como los provenientes de la firma de convenios con entidades del nivel nacional o territorial, o asignaciones del Presupuesto General de la Nación, siempre y cuando tengan destinación específica, deberán incorporarse por Decreto Distrital. La Secretaría Distrital de Hacienda, informará sobre estas incorporaciones al Concejo Distrital, dentro de los 30 días siguientes a la expedición del acto administrativo respectivo.

[5] Elemento PEP: en la ejecución presupuestal de inversión corresponde al ”producto” en la estructura PMR desagregado por proyecto de inversión. Producto =bienes y servicios entregados a la ciudad por parte de la entidad.