Circular 046 de 2021

CIRCULAR 046 DE 2021

(Junio 11)

Para: Subsecretarios, Altos Consejeros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores, y servidores públicos de la Secretaria General

De: Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Asunto: Responsabilidades frente al Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en la Secretaria General

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio[1]. A partir de lo anterior y articulado con lo establecido en el Decreto Distrital [807](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88580) de 2019[2] a continuación se definen las responsabilidades para la implementación, control y mejora del sistema de gestión con su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en la Secretaría General. 1. La Secretaría General dirige el sistema de gestión y es responsable de liderar y orientar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y de gestionar los medios y recursos necesarios para tal fin. 2. Los Subsecretarios, Altos Consejeros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores de la Secretaría General son responsables de liderar, impulsar, apoyar, evaluar y hacer seguimiento al cumplimiento de lo establecido en el sistema de gestión con su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en concordancia con sus competencias y el nivel de responsabilidad, así como generar las recomendaciones de mejora pertinentes. De igual manera, son responsables de la ejecución de los planes, programas, proyectos o estrategias, y de realizar el monitoreo y el seguimiento de los resultados institucionales, y de definir las acciones que propendan por el logro de los objetivos y eviten la materialización de los riesgos. 3. La Oficina Asesora de Planeación es el/la encargada de coordinar, orientar y promover la articulación de los actores institucionales para la óptima implementación del sistema de gestión con su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG). 4. La Oficina de Control Interno es responsable de evaluar, con objetividad e independencia, el estado del diseño, implementación, funcionamiento y mejoramiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, y de realizar la evaluación del estado de implementación del sistema de gestión con su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y proponer las recomendaciones para el mejoramiento de la gestión institucional. 5. Los servidores públicos que no se encuentren inmersos en los roles anteriores y los particulares que prestan funciones públicas, son responsables de aplicar lo establecido en el sistema de gestión con su marco de referencia el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), en el desarrollo de las funciones u obligaciones a su cargo. 6. Las siguientes dependencias de la Secretaría General son responsables de la socialización, orientación, seguimiento y mejora a la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) en la entidad: | Dimensión | Políticas de gestión y desempeño institucional y componente | Dependencia líder ---|---|--- Talento humano | Gestión estratégica del talento humano | Dirección de Talento Humano Integridad | Dirección de Talento Humano Direccionamiento Estratégico y Planeación | Planeación institucional | Oficina Asesora de Planeación Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público | Oficina Asesora de Planeación Subdirección Financiera Compras y contratación pública | Dirección de Contratación Gestión con Valores para Resultados | Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos | Oficina Asesora de Planeación Dirección Administrativa y Financiera Gobierno digital | Oficina de Tecnologías de la Información las Comunicaciones Seguridad digital | Oficina de Tecnologías de la Información las Comunicaciones Defensa jurídica | Oficina Asesora Jurídica Mejora normativa | Oficina Asesora Jurídica Servicio al ciudadano | Subsecretaría de Servicio a la Ciudadanía Racionalización de trámites | Oficina Asesora de Planeación Participación ciudadana en la gestión pública | Oficina Asesora de Planeación Gestión ambiental (componente) | Dirección Administrativa y Financiera Evaluación de Resultados | Seguimiento y evaluación del desempeño institucional | Oficina Asesora de Planeación Información y Comunicación | Archivos y gestión documental | Subdirección de Servicios Administrativos Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción | Oficina Asesora de Planeación Gestión de la información estadística | Oficina Asesora de Planeación Gestión del Conocimiento y la Innovación | Gestión del conocimiento y la innovación | Oficina Asesora de Planeación Control Interno | Control Interno | Oficina Asesora de Planeación En el marco de la implementación de la dimensión Control Interno y su articulación con el Modelo Estándar de Control Interno, se adopta el siguiente esquema de asignación de responsabilidades y roles para la gestión del riesgo y el control, modelo que está conformado por una línea estratégica y tres líneas de defensa[3].

| Línea estratégica | Primera línea | Segunda línea | Tercera línea ---|---|---|---|--- | Alta dirección: Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y el Comité Institucional de Gestión Desempeño | Subsecretarios, Altos Consejeros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores y servidores públicos de la Secretaría General | Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Nivel Directivo responsable de temas transversales a la gestión institucional | Jefe de Oficina de Control Interno | Responsable de la definición del marco general para la gestión organizacional y la gestión del riesgo. Garantiza la definición y el cumplimiento de los planes, programas, proyectos o estrategias de la Entidad. | Son los responsables de la aplicación efectiva de los controles diseñados, así como del mantenimiento y mejora de estos. Deben tomar las acciones correctivas cuando haya lugar. | Son los supervisores de la gestión de riesgos. Supervisan la implementación y aplicación de los controles y demás herramientas por parte de la primera línea de defensa. Asegura el correcto funcionamiento de los controles que se aplican en la primera línea de defensa. | Encargado de la evaluación independiente. Suministra información a los diferentes actores frente a la efectividad del Sistema de Control Interno, la gestión del riesgo y la articulación y operación de las líneas de defensa, entre otros, para la toma de decisiones que aporten a la mejora del desempeño institucional Fuente: adaptado del documento "Directrices Generales del Sistema de Control Interno - Tomo I, versión 1, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

En el marco de este esquema debe existir una comunicación continua y directa entre todas las líneas de defensa, con el propósito de informar lo pertinente para que los servidores puedan llevar a cabo sus responsabilidades y para tomar decisiones. Los tiempos, medios y canales para comunicar deben corresponder con los establecidos en la documentación del sistema de gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

La presente circular rige a partir del día siguiente a su comunicación y deroga la Circular No. [099](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=104233) de 2020 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Cordialmente,

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

Secretaria General

Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

Proyectó: Marcela Andrea García Guerrero, Contratista Oficina Asesora de Planeación Yenny Bohorquez Leal, Contratista Oficina Asesora de Planeación Revisó: Alexandra Rivera Pardo, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Mónica Merchán - Oficina Asesora de Jurídica Luisa Betancourth - Oficina Asesora de Jurídica Aprobó: Luz Karime Fernández Castillo, Jefe de la Oficina Asesora de Jurídica * * * [1] Decreto Nacional 1499 de 2017 _"Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015"_

[2] Decreto Distrital 807 de 2019 _"Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones “_ [3] Guía de ajuste del sistema integrado de gestión distrital - Tomo II, versión 1, Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.