Circular 023 de 2021

CIRCULAR 023 DE 2021

(Abril 13)

Para: SECRETARIOS/AS DE DESPACHO, DIRECTORES/AS DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES/AS, DIRECTORES/AS DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMIA MIXTA, ENTES UNIVERSITARIOS, SOCIEDADES PUBLICAS, EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, ALCALDES(AS) LOCALES, VEEDURIA DISTRITAL.

De: SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA D.C.

Asunto: Salidas electrónicas, fase uno de interoperabilidad sedes electrónicas. Respetados Doctores(as): En cumplimiento de lo establecido por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el marco la Política de Gobierno Digital que tiene como propósito el «uso y aprovechamiento de las TIC para mejorar la provisión de servicios digitales, el desarrollo de procesos internos eficientes, la toma de decisiones basadas en datos, el empoderamiento de los ciudadanos y el impulso en el desarrollo de territorios y ciudades inteligentes, logrados a partir de la consolidación de un Estado y ciudadanos competitivos, proactivos, e innovadores, que generan valor público en un entorno de confianza digital», la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., avanzó en la primera etapa del desarrollo de la funcionalidad de salidas electrónicas en el Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGA. En esta primera etapa se incluyen entre otros: elaboración, gestión, radicación y envío de comunicaciones oficiales de salida de manera electrónica, que servirán para agilizar los flujos de información entre la Secretaría General y las entidades del Distrito utilizando la plataforma SIGA. Esta nueva funcionalidad, permitirá asignar a cada Entidad distrital un usuario y contraseña para que tengan acceso al Módulo de Entidades del Sistema de Gestión Documental - SIGA y puedan registrar desde allí las respuestas a las comunicaciones remitidas por la Secretaría General, asignando el correspondiente número de radicación de entrada de forma automática. Igualmente, la funcionalidad permitirá generar consultas de las respuestas emitidas a la Secretaría General, así como a los radicados pendientes por gestionar convirtiéndose así, en una herramienta amigable y fácil de utilizar que permite conocer la trazabilidad completa de las comunicaciones entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y las entidades del Distrito. Se precisa que las próximas etapas de esta iniciativa de integración, incluirán funcionalidades para integración directa y en doble vía entre el SIGA y los sistemas de gestión documental de las Entidades del Distrito Capital, con el uso de interfaces (API) o servicios web (web services). Teniendo en cuenta lo anterior, amablemente se solicita suministrar los correos electrónicos de las ventanillas únicas de correspondencia, el nombre completo, número de identificación, correo electrónico y teléfono del jefe de oficina o directivo que tenga a su cargo la Unidad de Correspondencia, a quien se enviará oportunamente el nombre de usuario y contraseña para el ingreso al aplicativo, así como los datos del servidor o servidora a quien se designe la operatividad de este Módulo del Sistema de Gestión Documental - SIGA. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, realizará las capacitaciones al personal asignado para el ingreso y consulta a nuestro módulo, las cuales serán llevadas a cabo en el mes de abril de manera virtual.

Cordialmente,

MARGARITA BARRAQUER SOURDIS

Secretaria General NOTA: Ver anexo. Revisó: Luz Karime Fernández Castillo - Jefe Oficina Asesora Jurídica María Clemencia Pérez Uribe - Subsecretaría Corporativa Gina Alexandra Vaca Linares - Directora Administrativa y Financiera Marcela Manrique Castro - Subdirectora de Servicios Administrativos Oscar Mauricio Ovalle Navarro \- Profesional Especializado Subdirección de Servicios Administrativos Elaboró: Vilma Deyanira Sánchez, Profesional - Subdirección de Servicios Administrativos Javier Andrés Aponte, Técnico Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Héctor Alexander Martínez - Profesional Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones