Circular 007 de 2021

CIRCULAR 007 DE 2021

( M arzo 02)

PARA: S UB SE CR ETARIO JURÍDICO, DIRECTORES/AS, Y JE F ES DE OFICINA

DE: S ECR ETARIO JURÍDICO DISTRITAL

ASUNTO: LINEAMIENT OS PARA L A FO RMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Radicado: 3-2021-1845 Con el propósito de realizar una eficiente gestión frente a la formulación y seguimiento de planes de mejoramiento en el aplicativo SMART, es importante que, en la formulación de los planes de acción o mejoramiento provenientes de los módulos de riesgos, sistema de seguridad y salud en el trabajo - SST y de auditorías se tenga en cuenta los siguientes lineamientos. 1. La redacción de la actividad o acción debe iniciar con un verbo en infinitivo. 2. La actividad debe ser específica, medible y alcanzable en la acción que se requiere ejecutar. (Ejemplo: capacitar a los servidores de la entidad en temas de servicio a la ciudadanía) 3. En la unidad de medida se debe especificar el producto a entregar. (Ejemplo: capacitaciones en servicio a la ciudadanía) 4. En la meta se relacionan el número de veces que se debe realizar la actividad, la cual debe ser concordante con las evidencias que se carguen en el sistema. 5. La fecha de inicio es automática una vez se crea el plan. 6. Diseñar metodologías y herramientas para mejorar la gestión de la Secretaría Jurídica Distrital y de cada una de sus dependencias. Para el seguimiento de planes es necesario tener en cuenta que las fechas de finalización de las actividades programadas para la presente vigencia deben estar registradas de acuerdo con el siguiente cronograma: | Mes | Fechas de finalización para planes de acción o mejoramiento ---|--- Marzo | Semana del 8 al 12 Abril | Semana del 12 al 16 Mayo | Semana del 10 al 14 Junio | Semana del 8 al 11 Julio | Semana del 12 al 16 Agosto | Semana del 9 al 13 Septiembre | Semana del 13 al 17 Octubre | Semana del 11 al 15 Noviembre | Semana del 8 al 12 Diciembre | Semana del 6 al 10 *fecha máxima de cierre de planes 10 de diciembre de 2021.

Lo anterior, con el fin de optimizar los tiempos de seguimiento, evaluación y cierre de planes de mejoramiento.

Finalmente, para el seguimiento y elaboración de los Planes de Mejoramiento, se llevarán a cabo las mesas de trabajo que se requieran, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación estará atenta para absolver cualquier inquietud que sobre el particular.

Cordialmente, WILLIAM MENDIETA MONTEALEG R E

Secretario Jurídico Distrital

Proyectó: Ana Yulieth Vela Mojica - Contratista OAP Revisó: Camilo Andrés Peña Carbonell - Jefe Oficina Asesora de Planeación Aprobó: Iván David Márquez Castelblanco - Subsecretario Jurídico