Circular 003 de 2021

Memorando CIRCULAR 003 DE 2021 (Enero 22) **Para:

SUBSECRETARIOS, CONSEJEROS, ALTOS CONSEJEROS, DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y RESPONSABLES DE RUBROS DE FUNCIONAMIENTO Y DE PROYECTOS DE INVERSIÓN De: SECRETARIA GENERAL Asunto: CRONOGRAMA PLAZOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS VIGENCIA 2021 Con el fin de optimizar el proceso de Gestión Administrativa y Financiera de la Secretaría General, y teniendo en cuenta la normatividad aplicable, a continuación, se establece el calendario con las fechas de radicación de: cuentas para pago recurso humano y proveedores, reprogramación del PAC, entrega de información contable, fechas de ingreso a almacén y radicación de nómina; lo anterior según Circular de la Dirección Distrital de Tesorería No. 6 de 2020 del 22 de diciembre de 2020 y lineamientos internos. 1.

RADICACIÓN DE CUENTAS**

- Recurso Humano : La radicación de cuentas se realizará en las fechas establecidas en el calendario anexo. El Sistema de Gestión Contractual quedará habilitado para expedir las certificaciones de cumplimiento a partir del penúltimo día hábil de cada mes de cobro. La fecha máxima de radicación de cuentas de recurso humano será el cuarto día hábil de cada mes, excepto que estén clasificados con ARL riesgo V, que para este caso será el segundo día hábil siguiente al mes de cobro.
- Proveedores y otros: La subdirección Financiera recibirá las cuentas y facturas, a partir del primer día hábil del mes y hasta las fechas límite de recepción[1], las mismas se tramitarán de conformidad con el PAC programado. | FECHA LÍMITE DE RADICACIÓN | FECHA DE PAGO ---|--- Enero – 21 | Dentro de los seis (6) días calendario siguientes a partir de la fecha efectiva de radicación, en la Subdirección Financiera[2] Febrero – 17 Marzo – 19 Abril – 21 Mayo – 20 Junio – 21 Julio – 21 Agosto – 20 Septiembre – 21 Octubre – 20 Noviembre – 19 Diciembre – 20

Las cuentas que se radiquen posterior a la fecha límite indicada anteriormente, podrían ser tramitadas para de pago en la primera semana del mes siguiente, siempre y cuando haya sido programado el PAC respectivo.

Las cuentas que presenten inconsistencias, serán devueltas al supervisor del contrato para su respectiva subsanación de conformidad con el procedimiento de gestión de pagos vigente, una vez corregida, deberá remitirse nuevamente a la Subdirección Financiera, esto indica que el trámite inicia de nuevo desde la fecha de la radicación de la subsanación. Las cuentas corregidas que no se radiquen nuevamente dentro de la fecha indicada deben ser reprogramadas dentro del PAC correspondiente.

Para la vigencia 2021 el trámite de radicación de las cuentas se realizará a través de memorando electrónico de acuerdo con los lineamientos internos.

De la oportunidad en la radicación de cuentas, depende la eficiencia de los giros, por tanto, se debe dar estricto cumplimiento a las fechas establecidas en la presente circular.

**2.

RADICACIÓN DE CUENTAS QUE REQUIERAN INGRESO AL ALMACÉN** Las cuentas y facturas que requieran ingreso al almacén, deberán radicarse a través de memorando electrónico con destino a la Subdirección de Servicios Administrativos, teniendo en cuenta las fechas límite de recepción para pagos del mes, relacionadas a continuación:

FECHA LÍMITE DE RADICACIÓN A LA SUBD. SERV.ADTIVOS (SI REQUIERE INGRESO A ALMACÉN) | FECHA LÍMITE DE RADICACIÓN SOLICITUD PAGO A SUBD. FINANCIERA (TRAMITE REALIZADO POR SUBD. SERV. ADTIVOS) | FECHA DE PAGO ---|---|--- | Enero – 21 | Dentro de los seis (6) días calendario siguientes a partir de la fecha efectiva de radicación, en la Subdirección Financiera[3] Febrero – 12 | Febrero – 17 Marzo – 15 | Marzo – 19 Abril – 15 | Abril – 21 Mayo – 14 | Mayo – 20 Junio – 16 | Junio – 21 Julio – 15 | Julio – 21 Agosto – 13 | Agosto – 20 Septiembre – 15 | Septiembre – 21 Octubre – 14 | Octubre – 20 Noviembre – 12 | Noviembre – 19 Diciembre – 14 | Diciembre – 20 **3.

REPROGRAMACIÓN PAC** La responsabilidad de programación y reprogramación del PAC – Programa Anual de Caja es de los gerentes de proyecto, responsables de rubro y/o supervisores, quienes asignarán el responsable del registro de esta información en el Sistema de Gestión Contractual, de acuerdo con las necesidades de pago de las cuentas a proveedores y contratistas, tanto para los compromisos de vigencia actual como de reserva 2020. Esta gestión deberá adelantarse bimestralmente de acuerdo con las siguientes fechas:

PERÍODO A REPROGRAMAR | Periodo de reprogramación ---|--- FEBRERO - MARZO | 21 al 22 enero ABRIL – MAYO | 23 al 25 de marzo JUNIO – JULIO | 21 al 25 de mayo AGOSTO - SEPTIEMBRE | 22 al 26 de julio OCTUBRE - NOVIEMBRE | 22 al 24 de septiembre DICIEMBRE | 22 al 24 de noviembre Así las cosas y siguiendo estrictamente las recomendaciones impartidas por la Secretaría Distrital de Hacienda, se solicita realizar el ejercicio de la reprogramación del PAC teniendo en cuenta el principio de planeación de acuerdo con lo programado y lo ejecutado en la vigencia, lo que permitirá a la entidad mejorar sus niveles de ejecución de giros y cumplimiento del PAC.

**4.

REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN FINANCIERA PARA LOS REGISTROS CONTABLES Y ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS** Con el fin de elaborar, reportar y publicar los Estados de Situación Financiera, ante la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría Distrital de Hacienda y a los distintos entes oficiales de control, se requiere que las dependencias responsables reporten a la Subdirección Financiera la siguiente información de manera completa, fidedigna y oportuna así:

DEPENDENCIA RESPONSABLE | INFORMACIÓN PARA REPORTAR | FECHA LÍMITE ---|---|--- Dirección de Talento Humano | Informe _mensual_ de pasivos reales de las prestaciones sociales y de incapacidades, una vez surtido el trámite de pago de la nómina y de los aportes parafiscales. En forma _anual,_ informe del deterioro de incapacidades y del cálculo de beneficio a empleados por permanencia. | 2do día hábil siguiente al período de reporte. Subdirección de Servicios Administrativos | Cuenta _mensual_ de almacén junto con las actas de inventario físico selectivo de los elementos en bodega y/o en servicio realizados en el período reportado y, el estado actual de las bajas autorizadas conforme con las disposiciones legales vigentes. | 2do día hábil siguiente al período de reporte. Oficina Asesora Jurídica | Reporte _trimestral_ actualizado del sistema SIPROJ de los procesos a favor y en contra de la entidad, incluyendo su valoración según la metodología del aplicativo. | 2do día hábil siguiente al período de reporte. Dirección del Sistema Distrital del Servicio a la Ciudadanía | Estado de cartera, el cual debe contener el cruce de los ingresos reportados por la Dirección Distrital de Tesorería, la actualización de las anulaciones de las facturas y la información de generación de las facturas del período correspondiente. Así como el informe _anual_ del deterioro de cartera y el cálculo _trimestral_ de los intereses de mora. | 2do día hábil siguiente al período de reporte.

_Nota:__Las fechas presentadas en el calendario, son lasestablecidas como máximas para el trámite de radicación de los procesos aquí señalados. Es importante tener en cuenta que no se recibirán trámites después de las fechas autorizadas mediante la presente circular._

Las fechas y trámites estipulados en la presente circular, son de estricto cumplimiento, por lo cual se solicita a los responsables de las dependencias, realizar las acciones necesarias que permitan el logro de los objetivos.

Cordialmente, MARGARITA BARRAQUER SOURDIDS SECRETARIA GENERAL

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

* * * [1] Los lineamientos estipulados, se realizan en el marco de las disposiciones de la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda.

[2] Para el caso de cuentas que sean radicadas desde el penúltimo día hábil del mes, estas iniciarán turno de procesamiento de pagos desde el primer día hábil del mes siguiente, conforme a los lineamientos de la DDT [3] Conforme a los lineamientos de la DDT

NOTA: Ver Anexo.

Alvaro Ramon Antonio Mosquera Ramos - Profesional Especializado - Subdirección Financiera-Elaboró Marcela Manrique Castro - Subdirectora Servicios Administrativos - Elaboró Luis Alejandro Leal Bernal - Contador - Subdirección Financiera: Revisó Luis Eugenio Herrera Páez - Subdirector Financiero: Revisó Gina Alexandra Vaca Linares - Directora Administrativa y Financiera: Aprobó María Clemencia Pérez Uribe - Subsecretaria Corporativa: Aprobó