Resolución 004 de 2023

RESOLUCIÓN 004 DE 2023

(Septiembre 28)

_Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones_

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de _2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”_ en su artículo [2.2.22.3.9](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#2.2.22.3.9) indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG-.

Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la _“Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”_, establece que _“la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”_ Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto [221](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=142858#0) del 6 de junio de 2023 _“Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones.”_ Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución 002 del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina _“Manual de Procesos y Procedimientos”.___ __ Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal [N)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#6.l.n) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de _“Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”._ Que de acuerdo con la función establecida en el literal [k)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#5.l.k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe _: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”._ Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó _“en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”._ Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta Resolución. Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: incorporar 2 procedimientos, modificar 11 procedimientos, eliminar 1 procedimiento, incorporar 8 formatos, modificar 14 formatos, eliminar 1 formato, incorporar 2 instructivos, eliminar 1 instructivo, modificar 1 manual, eliminar 1 manual, modificar 2 caracterizaciones.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacionbogota.edu.co_ para la consulta de la documentación legal y vigente. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: | | **1.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | ---|---|--- | PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 18-IF-001 | Acuerdo de Corresponsabilidad para la Entrega de Residuos Aprovechables | 2 | Modificación TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 18-IF-002 | Formato de Caracterización y Entrega de Residuos Sólidos | 2 | Modificación Manual | 18-MN-001 | Manual para la Implementación del Plan de Gestión de Residuos Peligrosos | 3 | Modificación | | 2.

OFICINA ASESORA JURÍDICA | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN JURÍDICA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 16-PD-001 | Representación Judicial en Acciones de Tutela | 2 | Modificación Procedimiento | 16-PD-002 | Conciliaciones Judiciales y Extrajudiciales | 2 | Modificación Procedimiento | 16-PD-007 | Gestionar el Cobro de Cartera de Deudas Susceptibles de Cobro Persuasivo | 2 | Modificación Formato | 16-IF-002 | Registro de Llamada Telefónica - Cobro Persuasivo | 2 | Modificación Formato | 16-IF-003 | Lista de Chequeo Requisitos y Documentos de Cobro Persuasivo | 2 | Modificación Formato | 16-IF-004 | Primer Requerimiento de Pago Proceso de Cobro Persuasivo | 2 | Modificación Formato | 16-IF-005 | Segundo Requerimiento de Pago Proceso de Cobro Persuasivo | 2 | Modificación | 3.

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIÓN Y PRENSA ---|--- | PROCESO GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 02-PD-001 | Gestión de Servicios de Comunicación y Prensa | 2 | Modificación 4.

DIRECCIÓN DE PARTICIPACIÓN Y RELACIONES INTERINSTITUCIONALES --- PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 03-PD-001 | Participación Ciudadana | 1 | Eliminación Procedimiento | 03-PD-003 | Formulación y Seguimiento al Plan Institucional de Participación Ciudadana | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 03PD-001 Participación Ciudadana) Formato | 03-IF-001 | Plan Institucional de Participación Ciudadana | 2 | Modificación 5.

SUBSECRETARÍA DE CALIDAD Y PERTINENCIA --- PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL – SUBPROCESO GESTIÓN PEDAGÓGICA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 08-CP-001 | Caracterización del Proceso de Calidad Educativa Integral | 3 | Modificación por actualización de indicadores del proceso Caracterización | 08.1-CP-001 | Caracterización del Subproceso Gestión Pedagógica | 3 | Modificación por actualización de indicadores del proceso 6.

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN PREESCOLAR Y BÁSICA --- PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL – SUBPROCESO GESTIÓN PEDAGÓGICA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 08.1-PD-007 | Orientación Pedagógica a Colegios Oficiales Distritales en Procesos de Educación Ambiental | 2 | Modificación | 7.

DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | ---|---|--- | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-013 | Rehabilitación y Reincorporación Laboral de la Secretaría de Educación del Distrito | 2 | Modificación Procedimiento | 14-PD-055 | Trámite, Liquidación y Reconocimiento de Solicitudes de Sanción Moratoria por vía Administrativa de Docentes y Directivos Docentes del FNPSM. | 1 | Incorporación Formato | 14-IF-045 | Matriz de Rehabilitación y Reincorporación Laboral en la SED | 1 | Incorporación Formato | 14-IF-046 | Seguimiento de Rehabilitación y Reincorporación Laboral de la SED. | 1 | Incorporación | | 8.

OFICINA DE NÓMINA | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-043 | Determinación de la Existencia de Mayores Valores Pagados y no Causados y Expedición de Titulo Ejecutivo | 2 | Modificación | 9.

OFICINA DE APOYO PRECONTRACTUAL | ---|---|--- | PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 11-IF-010 | Compromiso Anticorrupción | 2 | Modificación | | 10.

OFICINA DE CONTRATOS | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 11-IF-003 | Acta de Reinicio | 2 | Modificación Formato | 11-IF-004 | Acta de Suspensión | 2 | Modificación Formato | 11-IF-026 | SOC-Solicitud de Ordenación de Contratación-Contratación Directa Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión o para la Ejecución de Trabajos Artísticos | 3 | Modificación Formato | 11-IF-030 | Solicitud de Modificación Contractual | 2 | Modificación Formato | 11-IF-031 | Solicitud de Inicio de Proceso de Presunto Incumplimiento | 1 | Incorporación | 11.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 17-IF-015 | Diagnóstico para Depósitos de Archivos Sistema Integrado de Conservación | 1 | Eliminación Formato | 17-IF-038 | Inspección Depósitos de Archivo | 1 | Incorporación (Reemplaza el formato 17-IF-015 Diagnóstico para Depósitos de Archivos Sistema Integrado de Conservación) Formato | 17-IF-036 | Análisis de Condiciones Ambientales | 1 | Incorporación Formato | 17-IF-037 | Revisión Unidades de Almacenamiento / Conservación | 1 | Incorporación Instructivo | 17-IT-004 | Diagnóstico Integral de Depósitos de Archivo | 1 | Eliminación Instructivo | 17-IT-009 | Inspección de Infraestructura y Sistemas de Almacenamiento de Depósitos o Locales de | 1 | Incorporación (Reemplaza el instructivo 17-IT- ### | 11.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN** | | Almacenamiento de Archivo | | 004 Diagnóstico Integral de Depósitos de Archivo) Instructivo | 17-IT-008 | Monitoreo de Condiciones Ambientales en los Depósitos de Archivo | 1 | Incorporación Manual | 17-MN-001 | Manual del Sistema Integrado de Conservación de la SED | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #347 del 7 de septiembre 2023)

| **12.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 15-PD-001 | Gestión Logística de Eventos | 2 | Modificación Formato | 15-IF-001 | Formato Plan Anual de Eventos | 2 | Modificación Formato | 15-IF-013 | Asistencia y Evaluación de Eventos | 1 | Incorporación Formato | 15-IF-014 | Informe Técnico, Administrativo y Financiero del Evento | 1 | Incorporación | 13.

OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO ---|--- | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 05-PD-013 | Seguimiento y Reconocimiento de la Prestación del Servicio en los Canales de Atención | 3 | Modificación ### | 13.

OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO ---|--- | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 05-PD-014 | Gestión de formación, aprendizaje y conocimiento de la Oficina de Servicio al Ciudadano | 2 | Modificación Formato | 05-IF-007 | Solicitud desde las dependencias a la Oficina de Servicio al Ciudadano | 2 | Modificación | | 14.

OFICINA DE PRESUPUESTO | ---|---|---|--- | | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 13-PD-003 | Anulaciones o Liberaciones Presupuestales de la Vigencia - Gestionar el Presupuesto | 2 | Modificación ARTÍCULO SEGUNDO:** Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

ARTÍCULO TERCERO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO CUARTO: Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

ARTÍCULO QUINTO: Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacionbogota.edu.co_ los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SEXTO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de septiembre del año 2023.

DIEGO ANDRÉS SÁNCHEZ RUIZ

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Secretaría de Educación del Distrito

Nota: Ver norma original en Anexos.