Resolución 003 de 2023

RESOLUCIÓN 003 DE 2023

(Junio 30)

_Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones_

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto [1499](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#0) del 11 de septiembre de 2017 “ _Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015_ ” en su artículo [2.2.22.3.9](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#2.2.22.3.9) indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la “ _Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”,_ establece que “ _la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”_ Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto [221](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=142858#0) del 6 de junio de 2023 “ _Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones_.”

Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=64042#0) del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina _“Manual de Procesos y Procedimientos”_.

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal [N)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#6.l.n) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de “ _Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”._ Que de acuerdo con la función establecida en el literal [k)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#5.l.k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe: _“Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”._ Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó “ _en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”._ Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta resolución. Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: incorporar 2 procedimientos, modificar 9 procedimientos, eliminar 3 procedimientos, incorporar 6 formatos, modificar 3 formatos, eliminar 1 formato, incorporar 2 guías – metodologías, modificar 2 guías – metodologías, eliminar 1 guía – metodología, incorporar 1 instructivo, eliminar 1 manual, modificar 5 caracterizaciones y modificar 1 normograma.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacion_ _bogota.edu.co_ para la consulta de la documentación legal y vigente. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

RESUELVE:

Artículo 1. MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: | | | 1. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN** Guía - Metodología | 22-MG-005 | Guía de operación de la Escuela Interna de Formación de Formadores - EIFF | 1 | Incorporación

| | 2. OFICINA ASESORA JURÍDICA | | | ---|---|---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN JURÍDICA | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 16-PD-008 | Construcción y Actualización del Normograma | | 2 | Modificación | 3. OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES ---|--- | PROCESO GOBIERNO Y SEGURIDAD DIGITAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 12-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gobierno y Seguridad Digital | 2 | Modificación por actualización de indicadores del proceso Procedimiento | 12-PD-012 | Gestión de Accesos | 1 | Eliminación Procedimiento | 12-PD-026 | Gestión de Identidad y Acceso de Servicios TIC | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 12-PD-012 Gestión de Accesos) Formato | 12-IF-012 | Minuta de control de acceso de personal al centro de datos | 2 | Modificación Formato | 12-IF-036 | Control de Acceso Red Inalámbrica Nivel Central | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-037 | Solicitud de Acceso a los Data Center y los Cuartos de Comunicaciones | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-038 | Solicitud de Acceso al Centro de Innovación | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-039 | Lista de Chequeo Acceso Red Inalámbrica Nivel Central | 1 | Incorporación | 4. DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN PREESCOLAR Y BÁSICA ---|--- | PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL – SUBPROCESO GESTIÓN PEDAGÓGICA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 08.1-PD-006 | Fortalecimiento Pedagógico y acompañamiento curricular en las Instituciones Educativas Distritales en el ciclo de Educación Inicial. | 2 | Modificación | 5. DIRECCIÓN DE COBERTURA ---|--- | PROCESO DE ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR – SUBPROCESO RUTA DE ACCESO Y PERMANENCIA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 07.2-PD-002 | Verificación, Depuración, Validación y Actualización de la Información Reportada en el Sistema Integrado de Matricula (SIMAT) por las Instituciones Educativas Distritales (IED) | 1 | Eliminación Procedimiento | 07.2-PD-005 | Verificación, Validación, Depuración y Actualización de la Información Reportada en el Sistema Integrado de Matricula | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 07.2-PD002 Verificación, Depuración, Validación y Actualización de la Información Reportada en el Sistema Integrado de Matricula (SIMAT) por las Instituciones Educativas Distritales (IED))

| 6. DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ---|--- | PROCESO DE ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR – SUBPROCESO RUTA DE ACCESO Y PERMANENCIA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 07.1-PD-001 | Adquisición de Bienes Inmuebles | 2 | Modificación | | 7. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 14-CP-001 | Caracterización del Proceso de Talento Humano | 3 | Modificación por actualización de indicadores y actividades del proceso Normograma | 14-NG-001 | Normograma del Proceso de Talento Humano | 2 | Modificación Formato | 14-IF-008 | Matriz de Responsabilidades en Seguridad y Salud en el Trabajo | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #268 del 25 de mayo 2023) Formato | 14-IF-009 | Matriz de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora | 2 | Modificación | | 8. OFICINA DE PERSONAL | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-012 | Cubrimiento Transitorio Vacantes Personal Administrativo Mediante Encargo | 2 | Modificación | | 8. OFICINA DE PERSONAL | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 14-IF-028 | Acta de Posesión por Encargos | 2 | Modificación | | 9. OFICINA DE NÓMINA | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-038 | Certificación de descuentos especiales | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #273 del 30 de mayo 2023)

| | 10. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 17-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión Documental | 2 | Modificación por actualización de indicadores del proceso | | 11. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 15-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa | 2 | Modificación por actualización de indicadores del proceso Procedimiento | 15-PD-006 | Gestión de la Caja Menor del Nivel Central de la Secretaría de Educación de Bogotá D.C | 2 | Modificación Instructivo | 15-IT-006 | Prestación del Servicio de Telefonía Móvil | 1 | Incorporación | | 12. OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 17-PD-007 | Gestión de Correspondencia de Salida | 2 | Modificación Formato | 17-IF-035 | Planilla para la Entrega de Correspondencia de Salida Digital Certificada | 1 | Incorporación | | 13. OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO | ---|---|---|--- | | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 05-PD-003 | Certificaciones de Registro de Diplomas | 2 | Modificación Guía - Metodología | 05-MG-001 | Evaluación de la Calidad en las Respuestas | 1 | Eliminación Guía - Metodología | 05-MG-005 | Valoración de la Calidad en las Respuestas | 1 | Incorporación (Reemplaza la Guía - Metodología 05-MG-001 Evaluación de la Calidad en las Respuestas) Guía - Metodología | 05-MG-002 | Metodología para la Medición del Impacto de las Acciones de Racionalización de Trámites en la SED | 2 | Modificación Manual | 05-MN-002 | Manual de Implementación del Sistema Integrado de Servicio a la Ciudadanía de la Secretaría de Educación del Distrito | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolución #287 del 9 de junio de 2023)

| | 14. DIRECCIÓN FINANCIERA | ---|---|---|--- | | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 13-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión Financiera | 2 | Modificación por actualización de indicadores del proceso | | 15. OFICINA DE PRESUPUESTO | ---|---|---|--- | | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 13-PD-001 | Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Gestionar el Presupuesto | 2 | Modificación Procedimiento | 13-PD-002 | Expedición del Certificado de Registro Presupuestal - Gestionar el Presupuesto | 2 | Modificación Formato | 13-IF-009 | Acta de Anulación de Pasivos Exigibles | 1 | Incorporación Guía - Metodología | 13-MG-003 | Seguimiento Ejecución Presupuestal | 2 | Modificación Artículo 2. Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

Artículo 3. Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 4. Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

Artículo 5. Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacionbogota.edu.co_ _._, los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

Artículo 6. Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Internov velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

Artículo 7. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 30 días del mes de junio del año 2023.

JUAN SEBASTIÁN CONTRERAS BELLO

Jefe Oficina Asesora de Planeación Secretaría de Educación del Distrito