Resolución 001 de 2023

RESOLUCIÓN 001 DE 2023

(Marzo 29)

_Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones_

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “ _Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015_ ” en su artículo [2.2.22.3.9](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#2.2.22.3.9) indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG- Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la “ _Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”,_ establece que “ _la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”_ Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto [807](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88580#0) del 24 de diciembre de 2019 “ _Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones_ ”.

Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=64042#0) del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina _“Manual de Procesos y Procedimientos”_.

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal [N)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#6.l.n) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de “ _Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”.__ _ Que de acuerdo con la función establecida en el literal [k)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#5.l.k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe: _“Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”._ Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó “ _en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”._ Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta resolución. Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: incorporar 5 procedimientos, modificar 5 procedimientos, eliminar 2 procedimientos, incorporar 3 formatos, modificar 9 formatos, incorporar 1 guía – metodología, eliminar 1 instructivo e incorporar 16 normogramas.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacion_ _bogota.edu.__co_ para la consulta de la documentación legal y vigente. Que, de acuerdo con las disposiciones de la Resolución 0790 del 8 de marzo de 2023 _“Por la cual se efectúa un encargo de funciones de un empleo de libre nombramiento y remoción de la Planta de Personal Administrativo de la Secretaría de Educación del Distrito a SHARYK ROMERO CALDERÓN”_, el funcionario Sharyk Romero Calderón se encuentra encargado como Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

RESUELVE:

Artículo 1. MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: | | | 1. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | | | ---|---|---|---|---|--- | | PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Normograma | 01-NG-001 | Normograma del Proceso Planeación Estratégica | 1 | Incorporación | Procedimiento | 01-PD-009 | Formulación, Reformulación o Ajuste a Políticas Públicas en las que la Entidad Participa | 1 | Incorporación | | | 2. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | | | | | | PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL | | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 18-NG-001 | Normograma del Proceso Gestión Ambiental | 1 | Incorporación | | | 3. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | | | PROCESO SEGUIMIENTO Y AUTOEVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 19-NG-001 | Normograma del Proceso Seguimiento y Autoevaluación del Desempeño Institucional | 1 | Incorporación | | Procedimiento | 19-PD-002 | Procedimiento para el Reporte de seguimiento a las políticas públicas en las que la entidad participa | 2 | Modificación | | | | 4. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | | | | | PROCESO FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 21-NG-001 | Normograma del Proceso Fortalecimiento Organizacional | 1 | Incorporación | | Formato | 21-IF-017 | Informe de Sostenibilidad del Manual de Procesos y Procedimientos | 1 | Incorporación | | | | 5. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | | | | | | PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO | | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 22-NG-001 | Normograma del Proceso Gestión del Conocimiento | 1 | Incorporación | | | | 6. OFICINA ASESORA JURÍDICA | | | | | | PROCESO GESTIÓN JURÍDICA | | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 16-NG-001 | Normograma del Proceso Gestión Jurídica | 1 | Incorporación | | | | 7. OFICINA DE CONTROL DISCIPLINARIO DE INSTRUCCIÓN | | | | | PROCESO DE INTEGRIDAD Y CONTROL DISCIPLINARIO | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 04-NG-001 | | Normograma del Proceso Integridad y Control Disciplinario | 1 | Incorporación | | | 8. OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES | | | | PROCESO GOBIERNO Y SEGURIDAD DIGITAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 12-NG-001 | Normograma del Proceso Gobierno y Seguridad Digital | 1 | Incorporación | | Procedimiento | 12-PD-001 | Gestión de la Capacidad de Servicios TIC | 2 | Modificación | | Procedimiento | 12-PD-025 | Práctica Gestión de Incidentes de Hardware en el Puesto de Trabajo | 1 | Incorporación | | Formato | 12-IF-001 | Informe de Capacidad de Servicios TIC | 2 | Modificación | | Formato | 12-IF-009 | Solicitud de Acceso Remoto | 2 | Modificación | | Formato | 12-IF-010 | Reporte de Novedades para Acceso a Medios de Procesamiento de Información | 2 | Modificación | | Formato | 12-IF-034 | Lista de Chequeo Incidentes de Hardware Puesto de Trabajo Nivel de Soporte 1 | 1 | Incorporación | | Formato | 12-IF-035 | Lista de Chequeo Incidentes de Hardware Puesto de Trabajo Nivel de Soporte 2 | 1 | Incorporación | | | | 9. SUBSECRETARÍA DE INTEGRACIÓN INTERINSTITUCIONAL | | | | | PROCESO ARTICULACIÓN INTERINSTITUCIONAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 06-NG-001 | Normograma del Proceso Articulación Interinstitucional | 1 | Incorporación | | | 10. DIRECCIÓN DE RELACIONES CON EL SECTOR EDUCATIVO PRIVADO | | | | PROCESO ARTICULACIÓN INTERINSTITUCIONAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Procedimiento | 06-PD-005 | Sistema de Alianzas y Cooperación Escolar -SACE- en las IED y dependencias de la SED | 1 | Incorporación | | | | 11. SUBSECRETARÍA DE CALIDAD Y PERTINENCIA | | | | | PROCESO DE CALIDAD EDUCATIVA INTEGRAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 08-NG-001 | Normograma del Proceso Calidad Educativa Integral | 1 | Incorporación | | | | 12. SUBSECRETARÍA DE CALIDAD Y PERTINENCIA | | | | | PROCESO DE EDUCACIÓN INCLUSIVA | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 09-NG-001 | Normograma del Proceso Educación Inclusiva | 1 | Incorporación | | | | 13. SUBSECRETARÍA DE ACCESO Y PERMANENCIA | | | | PROCESO DE ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Normograma | 07-NG-001 | Normograma del Proceso Acceso y Permanencia Escolar | 1 | Incorporación | | | 14. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | | | | | PROCESO TALENTO HUMANO | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Normograma | 14-NG-001 | Normograma del Proceso de Talento Humano | 1 | Incorporación | Procedimiento | 14-PD-018 | Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo | 2 | Modificación | Procedimiento | 14-PD-030 | Instauración y Atención de Quejas por Presuntas Conductas de Acoso Laboral ante el Comité de Convivencia Laboral de la Secretaría de Educación del Distrito | 3 | Modificación | Procedimiento | 14-PD-034 | Liquidación y Cobro de Incapacidades Ante la Fiduprevisora | 2 | Modificación | Formato | 14-IF-014 | Informe Investigación de Accidentes | 2 | Modificación | Formato | 14-IF-043 | Acuerdo de Voluntariedad de Teletrabajo | 2 | Modificación | | | 15. OFICINA DE PERSONAL | | | | | PROCESO TALENTO HUMANO | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 14-PD-054 | Prórroga de Nombramientos de Docentes Provisionales | 1 | Incorporación | | | 16. DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN | | | | | PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Normograma | 11-NG-001 | Normograma del Proceso Gestión Contractual | 1 | Incorporación | | | 17. OFICINA DE CONTRATOS | | | | | PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | Procedimiento | 11-PD-003 | Declaratoria de Incumplimiento para la Imposición de Multa, Cláusula Penal, Caducidad y/o Afectación de la Garantía Única de Cumplimiento | 1 | Eliminación | Procedimiento | 11-PD-006 | Trámite Administrativo Especial para la Declaratoria de Incumplimientos e Imposición de Medidas Contractuales | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 11- PD-003 Declaratoria de Incumplimiento para la Imposición de Multa, Cláusula Penal, Caducidad y/o Afectación de la Garantía Única de Cumplimiento) | | | 18. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS | | | | | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Formato | 17-IF-006 | Circular | 2 | Modificación | | Formato | 17-IF-022 | Memorando | 2 | Modificación | | Formato | 17-IF-023 | Oficio | 2 | Modificación | | Instructivo | 17-IT-003 | Guía técnica para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales en la SED | 1 | Eliminación | | Guía - Metodología | 17-MG-001 | Guía para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales en la Secretaría de Educación del Distrito | 1 | Incorporación (Reemplaza el instructivo 17-IT-003 Guía técnica para la Elaboración de Comunicaciones Oficiales en la SED) | | | | 19. OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO | | | | | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Formato | 05-IF-003 | Solicitud de Creación, Modificación y Eliminación de Trámites, OPAS o Servicios | 2 | Modificación | | | | 20. DIRECCIÓN FINANCIERA | | | | | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | | | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | Normograma | 13-NG-001 | Normograma del Proceso Gestión Financiera | 1 | Incorporación | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Artículo 2. Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

Artículo 3. Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 4. Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

Artículo 5. Los documentos de que trata la presente resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _www.educacionbogota.edu.co_ _._, los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

Artículo 6. Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

Artículo 7. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de marzo del año 2023.

SHARYK ROMERO CALDERÓN

Jefe (E) Oficina Asesora de Planeación

Secretaría de Educación del Distrito