Circular 004 de 2023

CIRCULAR 004 DE 2023

(Enero 19)

PARA: SUBSECRETARIO JURÍDICO, DIRECTORES/AS, Y JEFES DE OFICINA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

DE: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO 2023

En cumplimiento de la función asignada en el artículo 7, numeral [3](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=66674#7.n.3) del Decreto Distrital 323 de 2016, la Oficina Asesora de Planeación (OAP) emite el presente documento administrativo en el marco del artículo [19.2](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=80062#19.n.2) del Decreto Distrital 430 de 2018. Con el propósito de realizar una eficiente gestión frente a la formulación y seguimiento de los planes de mejoramiento que genera la entidad desde distintas fuentes en el aplicativo SMART, es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones. 1. Aspectos claves para la correcta elaboración de planes de mejoramiento

1.1. Definición de actividades

1.1.1. La redacción de las actividades o acciones a ejecutar deberán iniciar con un verbo en infinitivo (ejemplo: Realizar, socializar, identificar). 1.1.2. Las actividades deberán ser específicas, medibles y alcanzables. 1.1.3. Se debe especificar el mes en el que se ejecutará cada actividad, así mismo se deben aportar las evidencias durante el periodo señalado y no con posterioridad al previsto inicialmente. Ejemplos:

\- Realizar capacitaciones semestrales de servicio a la ciudadanía para los funcionarios de la SJD (marzo y septiembre).

\- Capacitar a los servidores de la entidad cada trimestre en temas de código de integridad (marzo, junio, septiembre, diciembre). 1.2. Unidad de medida

1.2.1. Se debe especificar el producto a desarrollar en el marco del plan de mejoramiento. Ejemplos:

\- Capacitaciones. \- Sensibilizaciones. \- Orientaciones. \- Procesos y/o procedimientos actualizados. 1.3. Evidencias 1.3.1. Es importante que las evidencias que soportan los avances de las actividades programadas den cuenta de la gestión realizada. Ejemplo:

En el caso de las capacitaciones, los elementos esperados como evidencias son: \- Pieza comunicacional de convocatoria a la capacitación. \- Presentación realizada o metodología empleada. \- Registro de asistencia al evento. Estos elementos podrán ser incorporados en la plataforma SMART y darán cuenta de la gestión realizada. 1.4. Meta 1.4.1. Debe relacionar el número de veces que se realizará dicha actividad; es decir la meta expresada en magnitud. Para tener en cuenta: No siempre la magnitud de la meta está directamente relacionada con el número de soportes que se deban cargar, pero tampoco debe ser inferior a la magnitud programada. Ejemplo:

Realizar capacitaciones semestrales de servicio a la ciudadanía para los funcionarios de la SJD (marzo y septiembre) \- marzo y septiembre = 2 (magnitud de la meta) 1.5. **Fecha Inicio:

Definir el día a partir del cual se empezará a dar trámite a cada actividad (días hábiles). 1.6. Fecha Fin: Definir esta fecha de acuerdo con el cronograma establecido para cierres de planes de mejoramiento en la vigencia 2023*. Es importante no concentrar la programación de actividades y ejecución de estas para el último trimestre del año, lo anterior, teniendo en cuenta que esta es la vigencia de cierre de administración distrital; por lo que se recomienda generar una programación cuyas acciones preferiblemente finalicen durante los primeros 3 trimestres del año en curso. | Mes | Fechas de finalización para acciones asociadas al control o planes de mejoramiento SMART | ---|---|--- Febrero | Semana del 06 al 09 | Marzo | Semana del 06 al 09 | Abril | Semana del 03 al 05 | Mayo | Semana del 02 al 05 | Junio | Semana del 05 al 08 | Julio | Semana del 04 al 07 | Agosto | Semana del 08 al 11 | Septiembre | Semana del 04 al 07 | Octubre | Semana del 02 al 05 | Noviembre | Semana del 07 al 10 | Diciembre | Semana del 04 al 06 | * La fecha máxima de cierre de planes es el 06 de diciembre de 2023, exceptuando algunos planes de mejora relacionados con la Oficina de Control Interno y que tengan fecha fin durante la siguiente vigencia.

1.7. Responsable: Designar al funcionario o contratista encargado de realizar y registrar la actividad.

Ejemplo:

Planes de mejoramiento SMART o Acciones de control --- Actividad/Acción | Unidad de medida | Meta | Indicador | Fecha inicio | Fecha Fin | Responsable Realizar capacitaciones semestrales de servicio a la ciudadanía para los funcionarios de la SJD (marzo y septiembre) | Capacitaciones | 2 | (Capacitaciones realizadas/ Capacitaciones programadas) *100 | 01/02/2023 | 04/12/2023 | Nombre de quien ejecuta y carga la actividad.

2. Elaboración y acompañamiento de planes de mejoramiento por parte de la OAP

La formulación de los planes de mejoramiento, tiene su origen en distintas fuentes derivadas de la gestión propia de la entidad, así como de auditorías internas, para lo cual es preciso tener en cuenta lo siguiente:

2.1. Cuando la fuente son las a uditorías de la Oficina de Control Interno - OCI

El informe de auditoría de gestión o calidad realizado a su proceso por parte de Oficina de Control Interno es el insumo a partir del cual, se recomienda desarrollar las siguientes actividades:

2.1.1. Leer la totalidad del informe de auditoría recibido.

2.1.2. Identificar los hallazgos mencionados en el documento.

2.1.3. Descargar y diligenciar el “formato de apoyo para la construcción de planes de mejoramiento” que se podrá descargar en el siguiente enlace: [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WzRYoN99LBHmqKgpv0cSoWbf-ekZ50NF/edit?usp=share_link&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WzRYoN99LBHmqKgpv0cSoWbf-ekZ50NF/edit?usp=share_link&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true), teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

\- Para _No conformidades_ es procedente que la dependencia elabore plan de mejoramiento con las actividades que considere necesarias y que estén encaminadas a eliminar la No conformidad detectada.

\- Para _Oportunidades de mejora_ la dependencia define si es prudente o no elaborar plan de mejoramiento. En caso de no hacerlo, deberá justificar en la plataforma SMART las razones o motivos de dicha decisión.

2.1.4. Enviar al correo _[ayvelam@secretariajuridica.gov.co](mailto:ayvelam@secretariajuridica.gov.co) _el formato de apoyo de planes de mejoramiento previamente diligenciado, para revisión y ajustes.

2.1.5. Programar una mesa de trabajo[1] por parte de la OAP con la dependencia para crear el plan de mejoramiento en el SMART, designar responsables de ejecutar actividades e incorporar toda la información procedente.

*Lo anterior se realiza con el fin de evitar la duplicidad de registros de planes de mejoramiento en la plataforma.

2.2. Cuando la fuente se deriva de ejercicios de a utoevaluación, seguimiento objetivos y metas, peticiones quejas y reclamos, mediciones de satisfacción de usuarios, producto no conforme, revisión por la dirección, entre otros.

Una vez el proceso identifica una acción correctiva, preventiva o de mejora por cualquiera de las fuentes señaladas anteriormente, se debe realizar la siguiente gestión:

2.2.1. Descargar y diligenciar el “formato de apoyo para la construcción de planes de mejoramiento” que se podrá descargar en el siguiente enlace: [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WzRYoN99LBHmqKgpv0cSoWbf-ekZ50NF/edit?usp=share_link&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WzRYoN99LBHmqKgpv0cSoWbf-ekZ50NF/edit?usp=share_link&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true)

2.2.2. Enviar al correo _[ayvelam@secretariajuridica.gov.co](mailto:ayvelam@secretariajuridica.gov.co)_ el formato de apoyo de planes de mejoramiento previamente diligenciado, para revisión y ajustes.

2.2.3. Programar una mesa de trabajo con los responsables asignados de gestionar planes de mejoramiento, con el fin de realizar el acompañamiento y guía para el registro oficial en la plataforma SMART de las actividades y todas sus variables de acuerdo con lo relacionado en formato de apoyo de planes de mejora.

2.3. Cuando la fuente proviene del a nálisis de riesgos de gestión y corrupción.

Las gestiones y actividades que se deben adelantar en este caso son:

2.3.1. Identificar los riesgos de corrupción y gestión de acuerdo con la metodología de riesgos definida.

2.3.2. Revisar matriz preliminar, respecto a ortografía, periodicidad y fechas de actividades programadas por parte de líder del módulo de planes, pase a líder de módulo de riesgos para su envió de matriz final a gestores de procesos.

2.3.3. Registrar el mapa de riesgos de gestión y corrupción en el aplicativo SMART por parte de cada gestor de proceso.

2.3.4. Generar la versión oficial de los mapas de riesgos de corrupción y de gestión con sus respectivos planes de tratamiento, los cuales serán gestionados desde el módulo de planes de mejoramiento.

Los planes identificados bajo esta fuente tendrán un seguimiento mínimo cada cuatro (4) meses durante la vigencia.

2.4. Cuando la fuente proviene de informes o acciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo.

El registro estará a cargo de la líder de seguridad y salud en el trabajo de la entidad en el aplicativo SMART, teniendo en cuenta las recomendaciones para registro de planes de mejoramiento y en caso de necesitar asesoría se realizará por parte de la OAP.

Para la elaboración de planes de mejoramiento se programarán las asesorías que se requieran para cada proceso.

Finalmente, para el seguimiento mensual de planes de mejoramiento registrados en el aplicativo SMART, se dará a conocer el “Informe ejecutivo de planes de mejoramiento internos SMART”, a través del boletín interno y página web [https://www.secretariajuridica.gov.co/transparencia/4_planeacion_presupuesto_e_informes?field_4_planeacion_presupuesto_e_target_id=111&field_fecha_de_emision_document_value=10](https://www.secretariajuridica.gov.co/transparencia/4_planeacion_presupuesto_e_informes?field_4_planeacion_presupuesto_e_target_id=111&field_fecha_de_emision_document_value=10), en los primeros 8 días hábiles de cada mes.

Cordialmente,

CAMILO ANDRES PEÑA CARBONELL

Jefe de Oficina Asesora de Planeación

NOTA: Ver norma original en Anexos.

Proyectó: Ana Yulieth Vela Mojica - Profesional Oficina Asesora de Planeación Revisó: Luis Hernando Franco Gallego - Profesional Oficina Asesora de Planeación Aprobó: Camilo Andrés Peña Carbonell - Jefe Oficina Asesora de Planeación

NOTA AL PIE DE PAGINA:

* * * [1] [Anexo procedimiento fuentes y flujos para acciones correctivas, preventivas y de mejora.pdf](https://smart.bogotajuridica.gov.co/SJD/lib/download.php?nivel1=dkQ1NjBUZHQ5NVUzUVZsbjJ4U1RsS2hOb3lybXpvTW1MK2ZzeURUYzdvamF6c1ppYm5CSFEvTnAyN0xhTVJtYQ==&nivel2=TE9CWWppaXkveDhFNElhSWF4UXpFWC8wL04wOUpYQTVYU0dRZXlyWXhkVUlSdk52VGVLQVlnMkpuK1FQYVlZNkY1dE45S0dSTlkwYm1uODU5RlZNVGhKcmNjSkdWdHZEbXB2Ui8zYTY1SXVLQU0yNk5mS1Z0Z2ZFMVMyMkNld0w=)