Resolución 004 de 2024

RESOLUCIÓN 004 DE 2024

(Diciembre 23)

_Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones_

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto [1499](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261) del 11 de septiembre de 2017 _“Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”_ en su artículo [2.2.22.3.9](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#2.2.22.3.9) indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG versión 6, el cual en su capítulo 3.2.1. que habla sobre la _“Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”,_ establece que _“la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”_ __ Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto [221](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=142858) del 6 de junio de 2023 _“Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones.”_ Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución [002](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=64042) del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina “Manual de Procesos y Procedimientos”.

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal [N)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#6.l.n) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de _“Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”._ __ Que de acuerdo con la función establecida en el literal [k)](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#5.l.k) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe: _“Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”._ __ Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó _“en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”._ Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta Resolución. Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: incorporar 3 procedimientos, modificar 9 procedimientos, eliminar 1 procedimiento, incorporar 11 formatos, modificar 9 formatos, eliminar 3 formatos, modificar 1 guía – metodología, incorporar 1 instructivo, modificar 2 instructivos, incorporar 1 manual, modificar 2 manuales, modificar 9 caracterizaciones y modificar 1 normograma.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo isolución, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _[www.educacionbogota.edu.co](http://www.educacionbogota.edu.co)_ para la consulta de la documentación legal y vigente. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: | | **1.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | ---|---|--- | PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 01-IF-009 | Formulario de Reporte de Operación Inusual y/o Sospechosa de la SED | 1 | Incorporación Manual | 01-MN-001 | Manual del Sistema de Administración del Riesgo del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT/FPADM | 1 | Incorporación | 2.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ---|--- | PROCESO FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 21-IF-011 | Normograma Procesos | 2 | Modificación | 3.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | ---|---|--- | PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 22-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión del Conocimiento | 3 | Modificación Procedimiento | 22-PD-006 | Gestión de la Información Geográfica | 1 | Incorporación | 4.

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN | ---|---|--- | PROCESO GESTIÓN AMBIENTAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Guía - Metodología | 18-MG-001 | Guía de Compras Sostenibles de la SED | 2 | Modificación Manual | 18-MN-001 | Manual para la Implementación del Plan de Gestión Integral de Residuos Peligrosos | 4 | Modificación | 5.

OFICINA DE CONTROL INTERNO | ---|---|--- | PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Normograma | 20-NG-001 | Normograma del Proceso de Evaluación Independiente | 2 | Modificación Formato | 20-IF-012 | Conocimiento de la Unidad Auditable | 1 | Incorporación Formato | 20-IF-013 | Selección Muestra de Auditoría | 1 | Incorporación | | 6.

OFICINA ASESORA JURÍDICA | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN JURÍDICA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 16-PD-001 | Representación Judicial en Acciones de Tutela | 3 | Modificación Procedimiento | 16-PD-006 | Defensa y Representación Judicial | 2 | Modificación Procedimiento | 16-PD-008 | Construcción y Actualización del Normograma | 3 | Modificación Procedimiento | 16-PD-009 | Cumplimiento de Sentencias y Providencias Aprobatorias de Conciliaciones contra la SED | 1 | Incorporación | 7.

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIÓN Y PRENSA ---|--- | PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 02-CP-001 | Caracterización del Proceso de Comunicación Institucional | 3 | Modificación 8.

OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES --- PROCESO GOBIERNO Y SEGURIDAD DIGITAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 12-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gobierno y Seguridad Digital | 4 | Modificación Procedimiento | 12-PD-029 | Modelo de Enfoque Gestión de Repuestos y/o Material de Cableado | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-009 | Solicitud de Acceso Remoto | 3 | Modificación Formato | 12-IF-017 | Solicitud de Cambio SC - RFC | 2 | Modificación Formato | 12-IF-054 | Formato de Entrega de Backups de Usuarios | 1 | Eliminación Formato | 12-IF-057 | Entrega de Información de Cuentas.gov | 1 | Incorporación (Reemplaza el formato 12-IF054 Formato de Entrega de Backups de Usuarios) Formato | 12-IF-055 | Evaluación Técnica para Solicitud de Retiro de Elemento a Laboratorio | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-056 | Solicitud de Cotización de Repuesto(s) y/o Material(es) de Cableado | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-058 | Solicitud de Acceso a la Red Inalámbrica de Nivel Central | 1 | Incorporación | 9.

DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA ---|--- | PROCESO INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL SERVICIO EDUCATIVO TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 10-CP-001 | Caracterización del Proceso de Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo | 3 | Modificación | 10.

SUBSECRETARÍA DE CALIDAD Y PERTINENCIA ---|--- | PROCESO EDUCACIÓN INCLUSIVA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 09-CP-001 | Caracterización del Educación Inclusiva | Proceso | 3 | Modificación 11.

DIRECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN Y CONSERVACIÓN DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS --- PROCESO ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR - SUBPROCESO INFRAESTRUCTURA Y DOTACIONES ESCOLARES TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN** Procedimiento | 07.1-PD002 | Control Administrativo de Actas y Pagos | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #640 del 5 de diciembre de 2024)

**12.

DIRECCIÓN DE DOTACIONES ESCOLARES --- PROCESO ACCESO Y PERMANENCIA ESCOLAR - SUBPROCESO INFRAESTRUCTURA Y DOTACIONES ESCOLARES TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 07.1-PD003 | Entrega Física de Dotación Escolar y Administrativa de la SED | 2 | Modificación | | 13.

DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 14-CP-001 | | Caracterización del Proceso de Talento Humano | 6 | Modificación Procedimiento | 14-PD-029 | | Reporte y Seguimiento de Incapacidades Iguales o Mayores a 90 Días | 2 | Modificación | | 14.

OFICINA DE PERSONAL | ---|---|---|--- | | PROCESO TALENTO HUMANO | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-024 | Posesión de Docentes en Direcciones Locales de Educación | 2 | Modificación Formato | 14-IF-048 | Autorización para Recibir Notificaciones por Medios Electrónicos | 1 | Incorporación | | 15.

OFICINA DE CONTRATOS | ---|---|---|--- | | PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN** Formato | 11-IF-009 | Clausulado general contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #587 del 9 de septiembre de 2024) Formato | 11-IF-024 | Minuta Contrato de Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolucion #588 del 9 de septiembre de 2024)

| **16.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 17-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión Documental | 3 | Modificación Formato | 17-IF-020 | Hoja de Control de Expedientes | 2 | Modificación | 16.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 17-IF-030 | Referencia Cruzada | 2 | Modificación Formato | 17-IF-037 | Revisión Unidades de Almacenamiento / Conservación | 2 | Modificación Formato | 17-IF-042 | Formato Único de Inventario de Documentos Físicos | 2 | Modificación Formato | 17-IF-044 | Caracterización de Deterioros | 2 | Modificación Formato | 17-IF-048 | Identificación Soportes Análogos y Digitales | 1 | Incorporación Instructivo | 17-IT-001 | Organización de Archivos de Gestión | 4 | Modificación Instructivo | 17-IT-008 | Monitoreo de Condiciones Ambientales en los Depósitos de Archivo | 2 | Modificación Instructivo | 17-IT-010 | Acompañamientos Técnicos - Gestión Documental | 1 | Incorporación | 17.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ---|--- | PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 15-CP-001 | Caracterización del Proceso de Gestión Administrativa | 3 | Modificación Procedimiento | 15-PD-001 | Gestión Logística de Eventos | 3 | Modificación Procedimiento | 15-PD-003 | Gestión de Arrendamientos | 3 | Modificación Formato | 15-IF-014 | Informe Técnico, Administrativo y Financiero del Evento | 2 | Modificación Formato | 15-IF-015 | Informe de Supervisión del Evento | 1 | Incorporación Formato | 15-IF-016 | Acta de Visita de Inmueble para Viabilidad de Arrendamiento | 1 | Incorporación | 18.

OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO ---|--- | PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Caracterización | 05-CP-001 | Caracterización del Proceso de Servicio Integral a la Ciudadanía | 3 | Modificación | | 19.

OFICINA DE PRESUPUESTO | ---|---|---|--- | | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 13-PD-004 | Gestión de Saldos de Pasivos Exigibles - Gestionar el Presupuesto | 2 | Modificación | 20.

OFICINA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD | ---|---|--- | PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA | TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Manual | 13-MN-002 | Manual de Anexo Técnico Políticas de Operación Contable SED | 2 | Modificación ARTÍCULO SEGUNDO:** Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

ARTÍCULO TERCERO: Con esta resolución se afectaron en total 45 documentos y el Manual de Procesos y Procedimientos de la SED queda compuesto por: 27 caracterizaciones de procesos, 22 normogramas, 218 procedimientos, 310 formatos, 40 guías - metodologías, 31 instructivos y 14 manuales.

ARTÍCULO CUARTO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO QUINTO: Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

ARTÍCULO SEXTO: Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web _[www.educacionbogota.edu.co](http://www.educacionbogota.edu.co)_., los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

ARTÍCULO OCTAVO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en la ciudad de Bogotá D.C., a los 23 días del mes de diciembre el año 2024.

WILFER ORLANDO VALERO QUINTERO

Jefe Oficina Asesora de Planeación

Secretaría de Educación del Distrito

Nota: Ver norma original en Anexos.