Resolución 003 de 2024

RESOLUCIÓN 003 DE 2024

(Septiembre 23)

_Por la cual se incorporan, modifican y eliminan del Manual de Procesos y Procedimientos de la SED, documentos de diferentes áreas y se dictan otras disposiciones_

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “ _Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015_” en su artículo [2.2.22.3.9](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261#2.2.22.3.9) indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.

Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG versión 5, el cual en su capítulo 3.2.1. que habla sobre la “ _Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”, establece que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”._ Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto [221](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=142858) del 6 de junio de 2023 “ _Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital, se deroga el Decreto Distrital 807 de 2019 y se dictan otras disposiciones.”_ Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución 002 del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina “Manual de Procesos y Procedimientos”.

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal [N](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#6.l.n)) del artículo 6 del Decreto 310 de 2022, está encargada de “ _Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”._ Que de acuerdo con la función establecida en el literal [k](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=126357#5.l.k)) del artículo 5 del Decreto 310 de 2022, el Despacho del Secretario debe: “ _Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad_”.

Que mediante el artículo primero de la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Secretaria de Educación delegó “en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran, única y exclusivamente para la incorporación, modificación y eliminación de los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”.

Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 4138 del 13 de diciembre de 2022, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta Resolución. Que, aplicando el mejoramiento continuo, las dependencias de la Entidad realizaron requerimientos relacionados con la actualización de sus documentos que fueron atendidos por la Oficina Asesora de Planeación y que resultaron en: incorporar 7 procedimientos, modificar 5 procedimientos, eliminar 5 procedimientos, incorporar 12 formatos, modificar 8 formatos, eliminar 3 formatos, incorporar 1 guía – metodología, modificar 1 guía – metodología, incorporar 1 instructivo, incorporar 1 manual y modificar 1 normograma.

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo isolución, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web [www.educacionbogota.edu.co](http://www.educacionbogota.edu.co/) para la consulta de la documentación legal y vigente. En mérito de lo anteriormente expuesto el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación:

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO: MODIFICAR el manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito afectando los documentos de las siguientes áreas - procesos: | 1. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN --- PROCESO FORTALECIMIENTO ORGANIZACIONAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 21-IF-019 | Esquema de Líneas de Defensa y Mapa de Aseguramiento | 1 | Incorporación Guía - Metodología | 21-MG-004 | Esquema de Líneas de Defensa y Mapas de Aseguramiento | 1 | Incorporación 2. OFICINA DE CONTROL INTERNO --- PROCESO EVALUACIÓN INDEPENDIENTE TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 20-PD-004 | Presentación de Informes Periódicos a Entes Externos de Control | 3 | Modificación Formato | 20-IF-002 | Plan de Mejoramiento | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolución #583 del 3 de septiembre de 2024) Formato | 20-IF-005 | Lista de chequeo presentación de información a entes externos de control | 2 | Modificación Formato | 20-IF-009 | Revisión de Criterios Mínimos en Informes de Auditoría y/o Seguimiento | 2 | Modificación 3. OFICINA ASESORA JURÍDICA --- PROCESO GESTIÓN JURÍDICA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 16-IF-006 | Respuesta concepto jurídico interno | 1 | Incorporación Formato | 16-IF-007 | Respuesta concepto jurídico externo | 1 | Incorporación 4. OFICINA ASESORA DE COMUNICACIÓN Y PRENSA --- PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Normograma | 02-NG-001 | Normograma del Proceso Comunicación Institucional | 2 | Modificación 5. OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES --- PROCESO GOBIERNO Y SEGURIDAD DIGITAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 12-PD-014 | Gestión de Cambios de TI | 1 | Eliminación Procedimiento | 12-PD-028 | Práctica Habilitación de Cambios | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 12- PD-014 Gestión de Cambios de TI) Formato | 12-IF-010 | Reporte de Novedades para Acceso a Medios de Procesamiento de Información | 2 | Eliminación (Es reemplazado por los formatos 12-IF-050, 12-IF- 051, 12-IF-052 y 12-IF-053) Formato | 12-IF-050 | Reporte de Solicitudes y Novedades de Acceso a Red, Correo Electrónico y Aplicativos | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-051 | Reporte de Solicitudes y Novedades de Acceso a URL´S | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-052 | Reporte de Solicitudes y Novedades de Acceso a Bases de Datos | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-053 | Reporte de Solicitudes y Novedades de Acceso a Carpetas Compartidas y Share Point | 1 | Incorporación Formato | 12-IF-054 | Formato de Entrega de Backups de Usuarios | 1 | Incorporación Manual | 12-MN-002 | Manual para la Prestación de los Servicios de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en la SED | 1 | Incorporación 6. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO --- PROCESO TALENTO HUMANO TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-051 | Trámite, liquidación y reconocimiento de prestaciones sociales de cesantías de | 1 | Eliminación 6. DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO --- PROCESO TALENTO HUMANO TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN | | docentes y directivos docentes adscritos al FNPM | | Procedimiento | 14-PD-061 | Trámite, liquidación y reconocimiento de prestaciones sociales de cesantías de docentes y directivos docentes adscritos al FNPSM | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 14-PD-051 Trámite, liquidación y reconocimiento de prestaciones sociales de cesantías de docentes y directivos docentes adscritos al FNPM) Formato | 14-IF-042 | Inspección Domiciliaria de Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo para Teletrabajo | 2 | Modificación Instructivo | 14-IT-003 | Instructivo para la actualización de datos de la historia laboral de los docentes de la SED | 1 | Incorporación 7. OFICINA DE ESCALAFÓN DOCENTE --- PROCESO TALENTO HUMANO TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 14-PD-037 | Reporte de Tiempo de Servicio de los Docentes que Laboran en Colegios del Sector Privado Pertenecientes al Distrito Capital | 2 | Modificación 8. OFICINA DE CONTRATOS --- PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 11-PD-002 | Liquidación de Contratos y Convenios | 2 | Eliminación Procedimiento | 11-PD-008 | Liquidación de Contratos, Convenios y Órdenes de Compra | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 11- PD-002 Liquidación de Contratos y Convenios) Procedimiento | 11-PD-004 | Cobro Garantía de Seriedad de la Oferta | 1 | Eliminación Procedimiento | 11-PD-007 | Trámite Administrativo para Declarar el Siniestro de la Garantía de Seriedad de la Oferta | 1 | Incorporación (Reemplaza el procedimiento 11- PD-004 Cobro Garantía de Seriedad de la Oferta) Formato | 11-IF-001 | Acta de Inicio | 3 | Modificación Formato | 11-IF-002 | Acta de Liquidación | 2 | Modificación Formato | 11-IF-005 | Acta de Terminación | 1 | Eliminación (Por solicitud del área mediante requerimiento en Isolución #586 del 9 de septiembre de 2024) Formato | 11-IF-025 | Reporte de Experiencia Prestación de Servicios Profesionales o de Apoyo a la Gestión | 2 | Modificación Formato | 11-IF-032 | Certificado de Completitud | 1 | Incorporación Formato | 11-IF-033 | Formato Informe Final de Supervisión | 1 | Incorporación 9. DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS --- PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 17-PD-002 | Elaboración, validación y actualización de la Tabla de Retención Documental - TRD | 3 | Modificación Formato | 17-IF-012 | Cuadro de Clasificación Documental | 2 | Modificación Formato | 17-IF-045 | Tabla de Retención Documental - TRD | 2 | Modificación Formato | 17-IF-047 | Control de cambios para actualización de Tablas de Retención Documental | 1 | Incorporación **10.

DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS --- PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 15-PD-006 | Gestión de la Caja Menor del Nivel Central de la Secretaría de Educación de Bogotá D.C | 3 | Modificación 11. OFICINA DE SERVICIO AL CIUDADANO --- PROCESO SERVICIO INTEGRAL A LA CIUDADANÍA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 05-PD-011 | Notificación de Actos Administrativos | 2 | Modificación 12. OFICINA DE PRESUPUESTO --- PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Formato | 13-IF-011 | Acta de Cancelación y/o Anulación de Reservas Presupuestales | 1 | Incorporación 13. OFICINA DE TESORERIA Y CONTABILIDAD --- PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA TIPO DE DOCUMENTO | CÓDIGO | NOMBRE | VERSIÓN | TIPO DE AFECTACIÓN Procedimiento | 13-PD-015 | Registro de Operaciones de Propiedad, Planta y Equipo de Bienes Inmuebles | 1 | Eliminación (Es reemplazado por los procedimientos 13-PD-018, 13- PD-019 y 13-PD- 020) Procedimiento | 13-PD-018 | Registro de Operaciones de Propiedad, Planta y Equipo de Bienes Inmuebles - Construcciones en curso | 1 | Incorporación Procedimiento | 13-PD-019 | Registro de Operaciones de Propiedad, Planta y Equipo de Bienes Inmuebles - Edificaciones | 1 | Incorporación Procedimiento | 13-PD-020 | Registro de Operaciones de Propiedad, Planta y Equipo de Bienes Inmuebles - Terrenos | 1 | Incorporación Guía - Metodología | 13-MG-004 | Gestión de Pagos | 2 | Modificación ARTÍCULO SEGUNDO:** Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

ARTÍCULO TERCERO: Con esta resolución se afectaron en total 45 documentos y el Manual de Procesos y Procedimientos de la SED queda compuesto por: 27 caracterizaciones de procesos, 22 normogramas, 216 procedimientos, 302 formatos, 40 guías – metodologías, 30 instructivos y 13 manuales.

ARTÍCULO CUARTO: Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

En caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de requerimiento en el aplicativo del sistema de gestión, de acuerdo con los lineamientos emitidos por la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO QUINTO: Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios que intervienen en ellos.

ARTÍCULO SEXTO: Los documentos de que trata la presente Resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y/o en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web [www.educacionbogota.edu.co.,](http://www.educacionbogota.edu.co./) los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

ARTÍCULO OCTAVO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

**Dado en Bogotá, D.C., a los 23 días del mes de septiembre del año 2024.

WILFER ORLANDO VALERO QUINTERO

**Jefe Oficina Asesora de Planeación Secretaría de Educación del Distrito

Nota: Ver norma original en Anexos.