Resolución 066 de 2025

RESOLUCIÓN 066 DE 2025

(Agosto 29)

_Por medio de la cual se adopta el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO en el Instituto Distrital de Turismo - IDT y se dictan otras disposiciones_ __ EL DIRECTOR GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO - IDT

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere los artículos 2.8.2.5.10. y 2.8.5.2 del Decreto 1080 de 2015, el artículo 2.1.1.5.2. Del Decreto 1081 de 2015, el artículo 5 del Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá, D.C. articulo 5 literal b), Acuerdo 01 de 2007 artículo 18, Acuerdo 008 de 2016 artículo 4 literal c), modificado por el Acuerdo 006 de 2019 y,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los artículos [15](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#15) y [74](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#74) de la Constitución Política dispone _“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”._ Que la Ley [594](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275) de 2000 _“Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”,_ en su artículo [21](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#21) frente a los Programas de Gestión Documental establece que _“las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”._ __ Que el Decreto [2609](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50958) de 2012 por el cual se reglamenta el Título [V](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#T.5) de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos [58](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#58) y [59](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=41249#59) de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado, en su artículo 8 refiere los _instrumentos archivísticos para la gestión documental._ __ Que el Acuerdo [001](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=154286) de 2024 del Archivo General de la Nación (AGN) actualiza y establece lineamientos técnicos y normativos para la implementación y operación de los Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA), en concordancia con estándares internacionales y buenas prácticas archivísticas.

Que el Acuerdo [04](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=84668) de 2019 del Archivo de Bogotá, establece lineamientos para la gestión documental electrónica en el Distrito Capital, incluyendo el uso de un SGDEA, metadatos y esquemas de interoperabilidad.

Que el artículo [2.1.1.5.4.1](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62516#2.1.1.5.4.1) del Decreto Nacional 1081 de 2015 _,_ establece que _“en desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”._ Que el artículo [2.2.22.3.4](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62518#2.2.22.3.4) del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto [1499](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=71261) de 2017, establece que _"el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG se adoptará por los organismos y entidades de los órdenes nacional y territorial de la Rama Ejecutiva del Poder Público”_.

Que el artículo [2.2.22.3.8](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=62518#2.2.22.3.8) del citado Decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que, en cumplimiento de lo anterior, el Instituto Distrital de Turismo, mediante Resolución [130](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=88283) del 26 de julio de 2018, creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, la cual fue derogada por la Resolución [015](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=135678) del 30 de enero de 2023 “ _Por la cual se compilan, actualizan y modifican las disposiciones sobre el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de Turismo creado por la Resolución 130 de 2018”._ Que, en sesión del 29 de julio de 2025, el Comité de Gestión y Desempeño Institucional del Instituto Distrital de Turismo - IDT aprobó la puesta en marcha del SGDEA ORFEO IDT a partir del 01 de septiembre de 2025.

Que el artículo [4](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50875#4) del Decreto 2578 de 2012 _“Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”_ establece que en materia de aplicación de la política archivística, será instancia asesora el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto [2482](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=50803) de 2012, instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Que, en mérito de lo anteriormente expuesto el Director General del Instituto Distrital de Turismo,

RESUELVE:

_Artículo_ ** _1

Adoptar el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA ORFEO en el Instituto Distrital de Turismo - IDT. _Parágrafo_ _1_: El SGDEA será de uso obligatorio para todas las dependencias, unidades y servidores públicos del Instituto Distrital Turismo. A través del SGDEA ORFEO IDT, se gestionarán las comunicaciones oficiales de la Entidad, permitiendo la radicación, digitalización, registro, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las dependencias productoras. Para la ejecución de estos procesos, el sistema cumple con las especificaciones de las normas vigentes y con las mejores prácticas para la gestión documental electrónica. _Parágrafo_ _2_: El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, asegura que los documentos electrónicos gestionados, sean auténticos, fiables, íntegros, disponibles y trazables. _Artículo_ _2_: A partir de la puesta en producción del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA ORFEO IDT, el sistema CORDIS permanecerá disponible única y exclusivamente para consulta. En caso de que una solicitud haya sido radicada en CORDIS, su respuesta debe generarse por medio del SGDEA-ORFEO. _Artículo_ _3_: Corresponde a los jefes de las dependencias realizar seguimiento, el uso apropiado y permanente del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, para la gestión y trámite de los asuntos asignados a la dependencia a su cargo. _Artículo_ _4_: Es deber de los servidores, funcionarios y contratistas del Instituto Distrital de Turismo - IDT, según corresponda, gestionar de forma apropiada y oportuna la organización, salvaguardar y custodiar los documentos y archivos (físicos y electrónicos) que por razón de sus funciones recepcionen, tramiten, produzcan, archiven o preserven, así como la actualización de la información en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT, conforme al manual de funciones, las políticas institucionales, las Tablas de Retención Documental, los procedimientos y la normatividad vigente. _Artículo_ _5_: La Subdirección de Gestión Corporativa – Gestión Documental, será el administrador funcional del sistema, y capacitará a los servidores del Instituto Distrital de Turismo – IDT sobre las funcionalidades del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO, bajo el marco legal vigente en materia de tecnologías de la información y gestión documental. Así mismo, tendrá a su cargo la publicación y difusión de las actualizaciones funcionales del sistema. _Artículo_ _6_: La implementación, mantenimiento, integración y actualización del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA ORFEO IDT estará a cargo del equipo de Gestión Documental de la Subdirección de Gestión Corporativa y la Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información velará por la disponibilidad de la infraestructura tecnológica que soporta el sistema. _Artículo_ _7_: Las copias de seguridad de la base de datos y bodega de documentos, configuración y su rotación, son automatizadas por la Subdirección de Gestión Corporativa. La Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información estará a cargo de suministrar la infraestructura requerida para salvaguardar las copias de respaldo y podrán ser solicitadas por la Subdirección de Gestión Corporativa cuando sea necesario. _Artículo_ _8_ A partir del 01 de septiembre de 2025, los códigos de las dependencias del Instituto en términos documentales, serán los siguientes: | ITEM | CÓDIGOS | DEPENDENCIAS** ---|---|--- 1 | 100 | Dirección General 2 | 110 | Oficina Asesora de Comunicaciones 3 | 120 | Oficina Jurídica 4 | 130 | Oficina Control Disciplinario Interno 5 | 200 | Subdirección de Mercadeo 6 | 300 | Subdirección de Desarrollo y Competitividad 7 | 400 | Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información 8 | 500 | Subdirección de Planeación 9 | 600 | Subdirección de Gestión Corporativa Nombres y códigos de los principales procesos y grupos operativos:

CÓDIGOS | DEPENDENCIAS Y PROCESO ---|--- 100 | Dirección General _101_ | _Control Interno_ 110 | Oficina Asesora de Comunicaciones 120 | Oficina Jurídica 130 | Oficina de Control Disciplinario Interno 200 | Subdirección de Mercadeo 300 | Subdirección de Desarrollo y Competitividad _310_ | _Grupo de Cultura y Responsabilidad Turística_ _320_ | _Grupo de Consejo Consultivo_ _330_ | _Grupo de Desarrollo Empresarial_ _340_ | _Grupo de Producto Turístico_ _350_ | _Grupo de Infraestructura Turística_ _360_ | _Grupo de Gestión Territorial_ 400 | Subdirección de Inteligencia y Gestión de Tecnologías de la Información 500 | Subdirección de Planeación 600 | Subdirección de Gestión Corporativa _610_ | _Proceso Atención a la Ciudadanía_ _620_ | _Proceso Gestión de Bienes y Servicios_ _630_ | _Proceso Gestión Financiera_ _640_ | _Proceso Gestión Documental_ _650_ | _Proceso Gestión de Talento Humano_

_Artículo_ ** _10_

** La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en la ciudad de Bogotá, D.C., a los 29 días del mes de agosto del año 2025.

IVONNE ADRIANA MARTINEZ ZAPATA

Directora General (E)

Nota: Ver norma original en Anexos.