Circular 028 de 2025

CIRCULAR 028 DE 2025

(Agosto 12)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS Y PROGRAMACIÓN PARA TOMA FÍSICA DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL 2025. En cumplimiento del "_Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales_ " (Resolución No. [000001](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=87123) de 2019 - Contadora General de Bogotá D.C), la Directiva No. [008](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=119740) de 2021 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, y el procedimiento "_Seguimiento y Control de Bienes_ " de código 2311500-PR-075 del proceso de Gestión Administrativa, se solicita a todas las dependencias realizar la actualización de la información de los bienes muebles en servicio y de propiedad de la Secretaría Juridica Distrital. La actividad es obligatoria y debe cumplirse a más tardar el 22 de agosto de 2025, asegurando que la información institucional e individual de cada funcionario esté debidamente actualizada. Se solicita a los jefes de cada dependencia coordinar el diligenciamiento y envío oportuno de la información al área responsable de la Gestión Administrativa. Para la actualización se debe tener en cuenta lo siguiente: 1. Envío de información: \- La Dirección de Gestión Corporativa remitirá, mediante correo electrónico, a cada director o jefe de dependencia, y con copia a los gestores de inventarios, la relación detallada de los bienes asignados a los servidores y contratistas de su respectiva área. 2. Revisión por parte de servidores y contratistas: \- Cada servidor o contratista deberá verificar los bienes a su cargo ingresando al módulo de traslados instalado en su equipo. \- En caso de no contar con dicho módulo, deberá solicitar su instalación y la asignación de la respectiva contraseña a la Oficina de TICs. 3. Rol de los gestores de inventarios: \- Los gestores designados por los jefes de dependencia apoyarán el proceso de actualización, orientando en el registro de traslados y reintegros, y verificando la concordancia entre los inventarios individuales y el inventario general de la dependencia. \- No deberán existir elementos faltantes ni sobrantes sin el correspondiente reporte a la Dirección de Gestión Corporativa. 4. Concordancia entre inventario físico y sistema: \- La información registrada en el Sistema de Inventarios SAI deberá coincidir plenamente con la verificación física de los bienes. \- Si se requiere actualizar datos o responsables, se deberán seguir los procedimientos establecidos, utilizando los formatos: · Traslado de bienes entre usuarios y/o dependencias (2311500-FT-136). · Reintegro de bienes (2311500-FT-198). Ambos se encuentran en el módulo de traslados del PC de cada funcionario. 5. Reporte de novedades: \- Cualquier faltante o sobrante detectado debe ser informado de inmediato al proceso de Gestión Administrativa para iniciar las acciones correspondientes. 6. Remisión de inventarios actualizados: \- Una vez revisada y actualizada la información, los inventarios deberán ser firmados por los responsables y remitidos por el jefe de dependencia, mediante memorando electrónico, a la Dirección de Gestión Corporativa, a más tardar el 22 de agosto de 2025. Finalmente, conforme a lo establecido en el numeral [4.1.2](https://sisjur.bogotajuridica.gov.co/sisjur/adminverblobawa?tabla=T_NORMA_ARCHIVO&p_NORMFIL_ID=16325&f_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME) del Procedimiento Administrativo para la Permanencia de los Bienes, contenido en la Resolución No. [000001](https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=87123) de 2019, la entrega de los bienes con destino a las áreas, para su uso general, se realiza directamente a la persona responsable de la misma, quien, con el respaldo del encargado del Almacén y Bodega, debe desarrollar mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos, de acuerdo con lo indicado en el comprobante de salida o documento equivalente, el cual deberá firmarse en señal de recibo a satisfacción. Los servidores del proceso de Gestión Administrativa de la Dirección de Gestión Corporativa estarán disponibles para atender cualquier inquietud y brindar el acompañamiento necesario durante el desarrollo de esta actividad. durante el desarrollo de esta actividad (sic). Atentamente, MARÍA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

Directora de Gestión Corporativa (E) Proyectó: Gloria Inés Martínez Ortiz, Profesional Universitario, Dirección de Gestión Corporativa. Revisó: Juan Carlos Martínez Bernal, Profesional Especializado, Dirección de Gestión Corporativa. Revisó: Diana Carolina Suarez Gutiérrez, Contratista, Dirección de Gestión Corporativa. Aprobó: María Fernanda Quijano Vásquez, Directora de Gestión Corporativa. NOTA: Ver norma original en Anexos.