Circular 008 de 2026

CIRCULAR 008 DE 2026

(Enero 30)

Para: DESPACHO; SUBSECRETARÍA; DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA; DIRECCIÓN DISTRITAL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS; DIRECCIÓN DISTRITAL DE DOCTRINA Y ASUNTOS NORMATIVOS; DIRECCIÓN DISTRITAL DE GESTION JUDICIAL; DIRECCIÓN DISTRITAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL; DIRECCIÓN DISTRITAL DE POLÍTICA JURÍDICA; OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN; OFICINA DE CONTROL INTERNO; OFICINA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES, SUPERVISORES, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: LINEAMIENTOS PARA FACILITAR LA VALIDACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA PRESENTACIÓN DE CUENTAS DE COBRO. La presente circular pretende orientar el proceso de presentación y aprobación de cuentas; con el fin de asegurar la calidad, coherencia y homogeneidad de la documentación presentada por los contratistas y proveedores (cuando aplique) y apoyar el proceso de validación en el ejercicio de supervisión contractual. 1. DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME DE INFORME FINANCIERO Y DE SUPERVISIÓN O SU EQUIVALENTE. En cada obligación contractual se sugiere relacionar las actividades realizadas de manera cronológica, asegurando un nivel de detalle suficiente que permita evidenciar el cumplimiento efectivo de las mismas. Los supervisores, al momento de aprobar los documentos de pago proyectados por los contratistas, verificarán que cada actividad reportada no generé el cumplimiento de más de UNA (1) obligación, salvo que se encuentre justificado, para lo cual deben describir acciones diferenciadas para cada una de ellas o precisar el alcance de cada actividad en el impacto de la obligación. La redacción de cada actividad podrá seguir el siguiente formato: _Número de la actividad:_ indicar el orden secuencial de la actividad dentro de la obligación. _Fecha de la actividad:_ precisar la fecha en que se ejecutó la actividad. _Descripción de la actividad:_ detallar de manera clara, concisa y precisa lo realizado, por parte del contratista. El informe debe incluir información clara y verificable y cada obligación debe tener un desarrollo separado y organizado. Ejemplo: | OBLIGACIÓN | DESCRIPCIÓN DE LO EJECUTADO EN EL PERIODO ---|---
1. Apoyar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones de la Secretaria Juridica Distrital. | 1. El 1 de octubre de 2025 se envió a través de correo electrónico a la directora de la DGC informe sobre la revisión del PAA 2026. o | N° | Fecha | Actividad | | 1 | 1-1-00 | PAA 001 | | 2 | 1-1-00 | PAA 002 | | | | | Fuente: Elaboración Propia- Dirección de Gestión Corporativa *Nota: La imagen contiene ejemplo que no deben leerse de manera taxativa y pueden adecuarse a la naturaleza u obligaciones del contrato, según corresponda.

2. ORGANIZACIÓN DE LAS EVIDENCIAS

Se sugiere que cada dependencia cree una UNIDAD COMPARTIDA en drive en la cual se depositen todas las evidencias que den cuenta del cumplimiento de las obligaciones contractuales de manera individualizada por número de contrato.

Se remite el siguiente ejemplo con fines ilustrativos En cada carpeta de contrato, se sugiere incluir subcarpetas por cada mes de ejecución y a su vez subcarpetas por obligación:

Los archivos que se anexan como evidencia, de preferencia, serán nombrados utilizando un número que coincida con la actividad reportada en el informe.

Se sugiere un archivo individual por cada actividad u obligación. No es recomendable unir un único PDF para las evidencias de todas las obligaciones del contrato, a continuación, el siguiente ejemplo:

_Obligación 1_ __ _1. Informe sobre la revisión del PAA 2026.pdf (Numero y Nombre de la actividad)_ --- Fuente: Elaboración Propia- Dirección de Gestión Corporativa *Nota: La imagen contiene ejemplo que no deben leerse de manera taxativa y pueden adecuarse a la naturaleza u obligaciones del contrato, según corresponda.

Dependiendo del tipo de actividad que se esté realizando, se podrán presentar distintos soportes o evidencias para acreditar su cumplimiento.

En tal medida, _no serán válidos_ como evidencias: las capturas de pantalla de las reuniones virtuales, citaciones a las mismas o cualquier tipo de mensaje informal.

Por el contrario, _deberán presentarse_:

\- En el caso de reuniones o mesas de trabajo: actas de reuniones debidamente firmadas por los asistentes a las reuniones y/o listados de asistencia. Si son virtuales, deberá descargarse el listado de asistencia o las transcripciones o grabaciones de estas.

\- Si son informes o documentos producidos, deberá incluirse copia del archivo junto con el correo electrónico o memorando que permita identificar el destino de entrega o envío del producto o documento.

\- Si son correos electrónicos, deberán descargarse en formato PDF de tal manera que se evidencie la historia del correo de reciente a antiguo.

3. PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO EN PLATAFORMA

SECOP II

Se deberán cargar dos documentos en el área de plan de pagos en SECOP II

a. Un _PDF unificado_ en el cual se encuentre:

\- Memorando de radicación definitivo (es decir no se carga un borrador sino el memorando)

\- Informe financiero y supervisión o su equivalente, según corresponda.

\- Soporte de pago a seguridad social.

\- Soportes adicionales de conformidad con el trámite particular de cada contratista Factura, aportes Cuentas AFC, Aportes Voluntarios a pensiones, etc)

b. Una o varias carpetas en ZIP denominada Evidencias (MES) de 2026.

Fuente: Elaboración Propia- Dirección de Gestión Corporativa *Nota: La imagen contiene ejemplo que no deben leerse de manera taxativa y pueden adecuarse a la naturaleza u obligaciones del contrato, según corresponda.

Nota 2:** El peso permitido en Secop II para cada archivo no puede superar los 50 MB La aplicación de las directrices contenidas en la presente Circular resulta recomendable para la adecuada revisión y aprobación de los informes financieros y de supervisión, así como para el trámite del pago de las cuentas, y garantiza un adecuado ejercicio de supervisión de contratos tanto en la fase contractual y postcontractual, así como, en la revisión de los entes externos y de la ciudadanía en general.

La incorrecta presentación de las evidencias puede generar devoluciones o reprocesos en el ejercicio de supervisión, lo cual puede ocasionar, a su turno, demoras en los procesos administrativos y financieros.

Agradecemos la disposición y el compromiso de contratistas y supervisores para aplicar estas orientaciones, las cuales aportan al fortalecimiento de la gestión administrativa de la Entidad.

Cordialmente,

MARIA FERNANDA QUIJANO VÁSQUEZ

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Alejandra Casallas Martínez - Profesional Universitario- Dirección de Gestión Corporativa.

Revisó: Paola Gómez Martínez - Contratista Dirección de Gestión Corporativa Jeison Perdomo Polonia - Contratista Dirección de Gestión Corporativa Nicolás Mora Ortiz - Contratista Dirección de Gestión Corporativa.

Aprobó: María Fernanda Quijano Vázquez - Directora de Gestión Corporativa.

NOTA: Ver norma original en Anexos.