ACUERDO 3 de 2024

La Junta Directiva, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias en especial de las que le confiere la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, los numerales 1 y 4 del artículo 9° del Decreto número 1050 del 6 de abril de 2006, y el numeral 1 del artículo 9º del Acuerdo número 013 de 2022 y,

CONSIDERANDO:

Que, la Ley 1002 del 2005 transformó el Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.

Que, el numeral 1 del artículo 9° del Decreto número 1050 de 2006 establece que es función de la Junta Directiva formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de 2005, los lineamientos y políticas del Gobierno nacional en materia de crédito educativo.

Que, de conformidad con lo establecido en el artículo 22 del Acuerdo número 063 de 2021 “Por el cual se aprueba el Nuevo estatuto del Presupuesto del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Pérez (Icetex)”, cuando sea necesario asumir compromisos que cubran varias vigencias fiscales, se deberán atender las siguientes condiciones: “i) Obtener previamente la autorización de las vigencias futuras por parte de la Junta Directiva. ii) Presentar la respectiva justificación técnico-económica del área solicitante y iii) Presentar el certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos que se van a comprometer durante la vigencia en curso”. Para el caso en particular se cuenta con el CDP 2024-660 de 2 de febrero de 2024 que apalanca los recursos de la vigencia 2024, en ese sentido, se presenta la respectiva justificación técnico-económica del área solicitante y el certificado de disponibilidad presupuestal de los recursos de la vigencia 2024, expedido por el Coordinador de Presupuesto de la Vicepresidencia Financiera.

Que se presenta la justificación técnica tendiente a que la Junta Directiva autorice la vigencia futura en el marco de la necesidad para adquirir compromisos que afecten vigencias futuras para la prestación de servicios de operación de una plataforma tecnológica en la modalidad de Software as a Service (SaaS) que cumpla con las necesidades de negocio de Icetex, relacionadas con la gestión de operaciones y la gestión de recuperación y cumplimiento de obligaciones, alineado a las definiciones técnicas y de arquitectura establecidas por la entidad.

Que la estrategia de transformación digital de Icetex implica el fortalecimiento de capacidades y la sostenibilidad de la operación tecnológica con el propósito de mejorar los niveles de atención y calidad de gestión de servicios tecnológicos de manera integral con lo cual se apalanca la entrega continua de nuevos servicios estratégicos para la entidad alineados a los ejes de la reforma integral especialmente los que hacen referencia a la Transformación Digital como entidad.

Que, de acuerdo con lo anterior, surge la necesidad de incorporar una solución Core Bancario que le brinde acciones a su portafolio de servicios para hacer más provechoso el proceso, implementando un procedimiento eficiente, estandarizado y seguro; interconectando fuentes internas y externas para la consulta y captura de la información; reduciendo el tiempo de solicitud y respuesta en el otorgamiento de los créditos y demás trámites relacionados, buscando brindar una mejor experiencia a los usuarios de la herramienta, considerados estos como clientes internos y externos, a la vez que optimiza tiempo y procesos.

Que, actualmente el Icetex cuenta con los servicios de un sistema de información que se ha implementado y desarrollado desde el año 2016 a partir de las necesidades definidas por la entidad, el cual ha contado con mantenimiento evolutivo y adaptivo, y que ha sido cubierto por desarrollos resultado de las necesidades planteadas por el modelo de negocio y en pro de garantizar el esquema del servicio actual. Es así como esto ha permitido obtener mejoras en la solución tanto en el frente técnico como en el funcional, para optimizar los tiempos de mantenimiento, desarrollo, integración, entre otros procesos.

Que, la actual solución tecnológica Core Bancario sostiene un proceso de realineamiento bajo un modelo de arquitectura empresarial integral que permite mejorar el modelo de gobierno y gestión de los procesos que se soportan en el sistema para lograr mayor agilidad, autonomía; confiabilidad en los procesos, así como claridad en la información otorgada a los usuarios.

Que para garantizar la continuidad en la operación de las gestiones asociadas al crédito, se hace necesario que la entidad cuente con una solución operada bajo este esquema, por lo cual se opta por la contratación de una solución tecnológica modalidad SaaS, para apoyar la operación de los procesos estratégicos, misionales de la entidad, relacionados con la gestión de la cartera y cobranza, teniendo en cuenta los beneficios que proporciona en términos de flexibilidad en la escalabilidad de la solución, costos y eficiencia, que le permitan al Icetex como sistema en constante evolución, la adaptación conforme a las necesidades emergentes del negocio de manera oportuna.

Que la sincronización e integración de los componentes Back con los sistemas de información del Icetex se logra por medio de “PERSONALIZACIONES CORE”, que permite gestionar las transacciones que se realizan entre los componentes de la solución y las actividades definidas y que son parte del proceso de la originación de productos y servicios, asegurando la correlación de la información en los procesos descritos en la necesidad.

Que el componente de software “PERSONALIZACIONES CORE” actualmente sostiene un alto nivel de parametrización desarrolladas a la medida de las necesidades de la entidad, lo cual le permite integrar los niveles de intercomunicación entre la solución SaaS y los sistemas de información del Icetex por medio del BUS de servicios de la entidad, garantizando el cumplimiento de las políticas de arquitectura de soluciones de la entidad.

Que la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología del Icetex realizó una validación técnica integral de los componentes de la solución Core que se tiene actualmente y las necesidades y requerimientos que conforman el anexo técnico para la contratación de la Solución Core Bancario que sostenga la operación del servicio en óptimas condiciones.

Que una vez realizada la validación técnica, la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología del Icetex manifiesta que la solución recomendada para la entidad es el modelo de solución Core Bancario, la cual está compuesta por el producto de software “PERSONALIZACIONES CORE” sobre el cual se encuentran las personalizaciones y parametrizaciones realizadas a la medida de ICETEX, es la empresa UT Icetex 2016, quien hoy es el ejecutor actual del contrato Core Bancario 2016-0402.

Que la necesidad técnica de la solución Core Bancario requerida refleja los componentes del producto de software “PERSONALIZACIONES CORE” al nivel de personalizaciones y parametrizaciones a la medida de la entidad, el cual cumple con las necesidades específicas de la cartera de los créditos, la administración de la cobranza y el componente de originación para la administración del portafolio de productos y servicios de Icetex, el cual se ha configurado y parametrizado a la medida de la operación propia del Instituto desde el momento de su implementación, atendiendo las necesidades internas de Icetex y las necesidades de todos los beneficiarios de los créditos educativos que hacen uso de la solución.

Que, en virtud de lo anterior se requiere autorizar al representante legal para adquirir con recursos propios compromisos que afecten vigencias futuras para la prestación de servicios de operación de una plataforma tecnológica en la modalidad de Software as a Service (SaaS) que cumpla con las necesidades de negocio de Icetex, relacionadas con la gestión de operaciones y la gestión de recuperación y cumplimiento de obligaciones, alineado a las definiciones técnicas y de arquitectura establecidas por la entidad.

Que, para cubrir los costos asociados a la contratación de la solución tecnológica que busca dar continuidad a la operación del Core Bancario de la entidad se requiere presupuestos distribuidos durante las vigencias 2024, 2025, 2026 y 2027 y que hace necesaria la autorización de las vigencias futuras 2025, 2026 y 2027, así:

Que, en sesión Extraordinaria la Junta Directiva de fecha 14 de febrero de 2024, aprobó la solicitud realizada, de conformidad con la información presentada por la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología del Icetex. Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA:

Artículo 1°.

Autorizar al Representante Legal del Icetex para adquirir compromisos que afecten vigencias futuras para la prestación de servicios de operación de una plataforma tecnológica en la modalidad de Software as a Service (SaaS), que cumpla con las necesidades de negocio de Icetex, relacionadas con la gestión de operaciones y la gestión de recuperación y cumplimiento de obligaciones, alineado a las definiciones técnicas y de arquitectura establecidas por la entidad, por un valor de CUARENTA Y UN MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y UN MILLONES SETENTA Y OCHO MIL OCHOCIENTOS VEINTE PESOS ($41.891.078.820) por el período comprendido entre la vigencia 2024 y 2027, inclusive, los cuales se distribuirán de la siguiente forma:

Parágrafo. El documento técnico suscrito por la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología del Icetex mediante correo electrónico de fecha 9 de febrero de 2024, se encuentra anexo al presente Acuerdo y hace parte integral de él con 1 folio.

Artículo 2°.

Comunicaciones. El presente Acuerdo deberá ser comunicado, a través de la Secretaría General del Icetex, a la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, a la Vicepresidencia Financiera, a la Oficina Asesora de Planeación.

Artículo 3°.

Vigencias y derogatorias. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de febrero de 2024.

El Presidente de la Junta Directiva, Alejandro Álvarez Gallego.

El Secretario Técnico de la Junta Directiva, Fredy Céspedes Villa.

(C. F.).