Resolución 59 de 1996

RESOLUCIÓN 59 DE 1996 (mayo 17) por la cual se adopta el procedimiento que deben seguir los funcionarios en la aplicación de correctivos y respuestas a los requerimientos por parte de la Contraloría Distrital. El Secretario de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto Ley 1421 de 1993 y la Resolución 699 del 31 de mayo de 1995, expedida por la Secretaría de Tránsito y Transporte de Santa Fe de Bogotá, D.C., y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 114 del Decreto 1421 de 1993 por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, establece que el control interno se ejercerá en todas las entidades del Distrito, mediante la aplicación de técnicas de dirección, verificación, evaluación de desempeño y de gestión que se cumplen, para lo cual se adoptarán Manuales de Funciones y Procedimientos, sistemas de información y programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Que el parágrafo del artículo 1 de la Ley 87 de 1993 reglamenta la elaboración de Manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información, con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y actuaciones se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección en atención a las metas u objetivos previstos.

Que la Resolución 699 de 1995 señala que la Secretaría de Tránsito y Transporte velará por la revisión permanente de los procesos, trámites y procedimientos, teniendo en consideración la naturaleza de las funciones,

RESUELVE:

Artículo 1º. Adóptase el presente procedimiento para la aplicación de correctivos y respuestas a los requerimientos por parte de la Contraloría Distrital. PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE CORRECTIVOS Y RESPUESTAS A LOS REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL. | No. | FUNCIONARIO | DEPENDENCIA | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD ---|---|---|--- 1 | SECRETARIA | UNIDAD U OFICINA | RECIBE Y RADICA EL MEMORANDO ENVIADO POR CONTROL DE GESTIÓN CON LOS ANEXOS DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL. TRASLADA AL JEFE. 2 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | RECIBE EL MEMORANDO CON LOS ANEXOS. 3 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | ANALIZA DETALLADAMENTE EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO. EVALÚA:

* REQUERIMIENTOS SOBRE PERÍODOS ANTERIORES, CUANDO SE PRESENTEN. * REQUERIMIENTOS DEL PERÍODO ACTUAL DE ANÁLISIS.

4 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | CLASIFICA LOS REQUERIMIENTOS DE ACUERDO A LAS DEPENDENCIAS A LAS CUALES LA CONTRALORÍA HACE LOS REQUERIMIENTOS. 5 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | ORDENA ELABORACIÓN DE MEMORANDOS DIRIGIDO A LAS DIVISIONES O SECCIONES COMPETENTES. 6 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | APRUEBA MEMORANDOS Y ORDENA ENVIAR CON ANEXOS. 7 | SECRETARIA | DIVISIÓN O SECCIÓN | RECIBE Y RADICA. TRASLADA AL JEFE. 8 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | ANALIZA DETALLADAMENTE EL CONTENIDO DEL MEMORANDO CON SUS ANEXOS. EVALÚA:

* REQUERIMIENTOS SOBRE PERÍODOS ANTERIORES. * REQUERIMIENTOS DEL PERÍODO ACTUAL.

9 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | CLASIFICA LOS REQUERIMIENTOS DE ACUERDO A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS VINCULADAS A LAS OBSERVACIONES O REQUERIMIENTOS DE LA CONTRALORÍA. 10 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | ORDENA ELABORAR MEMORANDOS DIRIGIDOS A LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS VINCULADAS A LAS OBSERVACIONES A QUIENES LES CORRESPONDE RESPONDER SOBRE LAS MISMAS, ESTABLECIENDO UN PLAZO PARA LAS RESPUESTAS. 11 | SECRETARIA | DIVISIÓN O SECCIÓN | ELABORA MEMORANDOS. 12 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | REVISA Y APRUEBA 13 | SECRETARIA | DIVISIÓN O SECCIÓN | ENVIA MEMORANDOS CON ANEXOS. 14 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | COORDINA REUNIÓN PARA:

1. DISCUTIR LAS OBSERVACIONES Y LA ESTRATEGIA A SEGUIR.
2. EXPLICA LA FORMA COMO SE DEBE DAR LA RESPUESTA, ESTA DEBE SER ORDENADA DE ACUERDO A LOS ANEXOS ENVIADOS POR LA CONTRALORÍA, LA RESPUESTA DEBE PRESENTARSE PARA CADA OBSERVACIÓN CON EL SIGUIENTE CONTENIDO.

* NÚMERO DE LA OBSERVACIÓN CON LA MISMA ORDENACIÓN DE LAS SUBDIVISIONES INTERNAS EN CASO DE EXISTIR. * OBSERVACIÓN: SE DEBE TRANSCRIBIR TEXTUALMENTE LA OBSERVACIÓN DE LA CONTRALORÍA. * RESPUESTA: TODA OBSERVACIÓN DEBE TENER SU RESPECTIVA RESPUESTA CON LOS ARGUMENTOS TÉCNICOS O JURÍDICOS Y LOS ANEXOS O SOPORTES. SI FUERE NECESARIO. LAS RESPUESTAS DEBEN SER CLARAS, PRECISAS Y BREVES. LAS ACLARACIONES O COMPROMISOS DADOS EN LA RESPUESTA NO SOLO DEBEN SER TENIDAS EN CUENTA SINO QUE SE DEBEN EJECUTAR EN LOS PLAZOS ACORDADOS PARA CORRECTIVOS, AJUSTES, ACTUALIZACIÓN, ETC. 15 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | PREPARA LAS RESPUESTAS PROPIAS DE SU ÁREA, DE ACUERDO AL CONTENIDO DE LAS OBSERVACIONES. 16 | JEFE | DEPENDENCIAS VINCULADAS | LAS DEPENDENCIAS VINCULADAS A LAS OBSERVACIONES PREPARAN LAS RESPUESTAS Y LAS REMITIRÁN EN LOS PLAZOS ESTABLECIDOS, A LA DEPENDENCIA OBSERVADA POR LA CONTRALORÍA.

* * * 17 | SECRETARIA | DIVISIÓN O SECCIÓN | RECIBE RESPUESTAS DE LAS DEPENDENCIAS, TRASLADA AL JEFE. 18 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | REVISA DETALLADAMENTE LAS RESPUESTAS. 19 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | SI LA RESPUESTA NO ES DEL TODO SATISFACTORIA, COORDINA LA SOLUCIÓN CON EL JEFE DE LA DEPENDENCIA VINCULADA O RESPONSABLE DE LA RESPUESTA. ES DE RESPONSABILIDAD DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA VINCULADA DAR PRIORIDAD A LA SOLUCIÓN. 20 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | PREPARAN EL INFORME INTEGRANDO TODAS LAS RESPUESTAS, ASÍ:

* NUMERACIÓN DE LA OBSERVACIÓN. * TRANSCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN. * RESPUESTAS, INCLUYENDO SOPORTES.

21 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | PREPARA COMUNICACIÓN PARA EL DIRECTOR DE LA UNIDAD U OFICINA. 22 | SECRETARIA | DIVISIÓN O SECCIÓN | ELABORA COMUNICACIÓN. 23 | JEFE | DIVISIÓN O SECCIÓN | REVISA, APRUEBA Y ENVÍA EL DOCUMENTO CON LOS SOPORTES. 24 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | REVISA Y APRUEBA DOCUMENTO. 25 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | PREPARA INFORME FINAL, INTEGRANDO LOS INFORMES PARCIALES DE LAS DEPENDENCIAS OBSERVADAS. 26 | DIRECTOR | UNIDAD U OBJETO | PROYECTA COMUNICACIÓN DE ENTREGA A LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN. 27 | SECRETARIA | UNIDAD U OFICINA | ELABORA COMUNICACIÓN. 28 | DIRECTOR | UNIDAD U OFICINA | APRUEBA Y ENVÍA. 29 | SECRETARIA | OFICINA CONTROL DE GESTIÓN | RECIBE Y RADICA. 30 | DIRECTOR | OFICINA CONTROL DE GESTIÓN | ORDENA CONTINUAR EL PROCESO DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA CONTROL DE GESTIÓN. \- PROCEDIMIENTO: APLICACIÓN DE CORRECTIVOS Y RESPUESTAS A LOS REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL.

PROCEDIMIENTO DE CORRECTIVOS Y RESPUESTAS A LOS REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LA CONTRALORÍA DISTRITAL.

UNIDAD U OFICINA | DIVISIÓN O SECCIÓN | DEPENDENCIAS VINCULADAS ---|---|--- * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * | | UNIDAD U OFICINA | DIVISIÓN O SECCIÓN | DEPENDENCIAS VINCULADAS * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * | | **

Artículo 2º.

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** El desarrollo y ejecución del presente procedimiento debe realizarse en el término de 30 días contados a partir de la fecha de recibo de los requerimientos de la Contraloría por parte de la Unidad u Oficina respectiva.

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Artículo 3º.

** El término indicado en el artículo anterior es de obligatoria observancia, salvo que la Entidad fiscalizadora requiera la respuesta en un plazo perentorio.

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Artículo 4º.

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** La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 17 de mayo de 1996 El Secretario de Tránsito y Transporte, EFRAIN ALBERTO BECERRA GÓMEZ.