Decreto Local 00001 de 2001

** DECRETO LOCAL 00001 DE 2001 (Enero 2) «Por medio de la cual se crea y reglamenta el Comité de Correspondencia y Archivo de la Alcaldía Local de Barrios Unidos LA ALCALDESA LOCAL DE BARRIOS UNIDOS En uso de sus atribuciones legales conferidas por el Decreto 327 del 16 de mayo de 1998 y el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 del Archivo General de la Nación y

CONSIDERANDO:

1.- Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 70 consagra el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los Colombianos. 2.-Que la Constitución

Política en su artículo 72 establece que el patrimonio cultural de la Nación esta bajo la protección del Estado. 3.-Que la Constitución Política en su artículo 74 dispone que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. 4.-Que en desarrollo y cumplimiento del artículo 19 del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 del Archivo General de la Nación, se establece la creación y el campo de aplicación del Comité de Correspondencia y Archivo en los establecimientos públicos de acuerdo con las funciones propias de la organización. Ver los art. [16 ](http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#16)y [17](http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275#17) de la Ley 594 de 2000 **

DECRETA:

Artículo primero.

- CREACIÓN: **Crease al interior de la Alcaldía Local de Barrios Unidos el Comité de Correspondencia y Archivo.

Artículo segundo.

- OBJETO: **La Alcaldía Local tendrá un Comité de Correspondencia y Archivo, en los términos que señala el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 en su artículo 19,

con el fin trazar los objetivos generales para mejorar la administración documental y la conformación de los archivos.**

Artículo tercero.

- CONFORMACIÓN:** El Comité de Correspondencia y Archivo

estará conformado por los siguientes funcionarios: La Alcaldesa Local o quien haga sus veces. La Coordinadora de Eficiencia Institucional o quien haga sus veces. El Coordinador de Planeación, Participación y Desarrollo Local o quien haga sus veces. El Coordinador Normativo y Jurídico o quien haga sus veces. El Coordinador de Seguridad y Convivencia Ciudadana o quien haga sus veces.**

Parágrafo. PRIMERO: **El Comité de Correspondencia y Archivo podrá invitar a las reuniones, a aquellos funcionarios que por la naturaleza de su cargo o funciones que desempeñan, puedan responder por la toma de decisiones de valor documental con voz pero sin voto.

Parágrafo. SEGUNDO:** De igual forma se podrán invitar a las reuniones al Jefe de la Oficina de la Dirección de la Oficina Asesora, Coordinadores del Subcomité, funcionarios del área de Control Interno y profesionales del Archivo General de la Nación cuando el asunto a tratar lo requiera.

Artículo cuarto.

- FUNCIONES:** Corresponden al Comité las siguientes: 1.- Estudiar y definir las políticas con respecto al manejo de la documentación de la Alcaldía Local. 2.- Establecer el Programa de Gestión Documental al interior de la Alcaldía Local. 3.- Supervisar y controlar los archivos de Gestión de la Alcaldía Local. 4.- Dar pautas para el manejo del Archivo Central de la Alcaldía Local. 5.- Facilitar el desarrollo de los servicios del Archivo de la Alcaldía Local, en cumplimiento de las disposiciones y normas legales vigentes. 6.- Estudiar y aprobar las Tablas de Retención Documental (TRD). 7.- Aprobar programas de conservación de archivos y disposición final de los documentos. 8.- Aprobar las asesorías y servicios de Empresas especializadas en las áreas de archivo, correspondencia, microfirmación, digitalización y reprografía en los casos que se requiera y presentar a la respectiva Gerencia sus recomendaciones.

Artículo quinto.

- SESIONES:** El Comité de Correspondencia y Archivo se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y de manera extraordinariamente cuando fuere necesario.

Parágrafo. La citación de los miembros del Comité para las reuniones ordinarias y extraordinarias, estarán a cargo de la Coordinadora de Eficiencia Institucional o por quien haga sus veces, quien en las mismas anexara el orden del día y copia de los documentos a estudiar y aprobar.

Artículo sexto.

- QUÓRUM:** Para deliberar el Comité se requiere de la presencia mínima de cuatro (4) de sus miembros y las decisiones se adoptaran con el voto favorable de la mitad más uno (1) de los miembros asistentes al Comité respectivo.

Artículo séptimo.

- SECRETARÍA TÉCNICA**: La responsable del funcionamiento del Comité será la Coordinadora de Eficiencia Institucional o quien haga sus veces, quien ejercerá la Secretaría Técnica, por tanto además de efectuar las citaciones a las reuniones ordinarias y extraordinarias, le corresponderá la elaboración, firma y archivo de las respectivas Actas y será el canal mediante el cual se presentarán al Comité los informes, recomendaciones y asuntos requeridos para el estudio y toma de decisiones.

Artículo octavo.

- OBLIGAClÓN Y RESPONSABILIDAD GENERAL EN EL MANEJO DEL ARCHIVO Artículos 16 y 17 Ley 594 del 4 de julio de 2000:** La Coordinadora de Eficiencia Institucional tendrá la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y será responsable de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivisticos. Además trabajará sujeta a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuará siempre guiada por los valores de una sociedad democrática que le confié la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquella que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

Artículo noveno.

- El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación. Dado en Bogotá, D.C., a los dos (2) días del mes de enero del año dos mil uno (2001). COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE JICELLE MANRIQUE VACA Alcaldesa Local de Barrios Unidos NOTA: Publicado en el Registro Distrital 2329 el día 12 de febrero de 2001.