Concepto 214 de 2002

CONCEPTO 214 DE 2002 | RADICACIÓN: | OAJ 214, Bogotá D.C., 20 de diciembre de 2002 ---|--- TEMA: | El registro de antecedentes y el Derecho del habeas data y del buen nombre. ** CONSULTA:

** "_la cancelación de la base de datos de la Personería Distrital de las investigaciones aducidas dentro de su escrito, por haber sido falladas absolviéndolo de toda responsabilidad disciplinaria"_.

** CONCEPTO:

** A la Personería de Bogotá D.C. como parte integrante de la institución del ministerio público, por expreso mandato del artículo 118 de la Constitución Política le corresponde ejercer la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.

Es así como el Decreto Ley 1421 de 1993, al establecer en su artículo 100 las funciones del Personero Distrital como veedor ciudadano le otorga el poder disciplinario, respecto de los servidores públicos del Distrito, traducido en la capacidad de efectuar las investigaciones correspondientes e imponer las sanciones a que haya lugar.

Derivada de la titularidad de la acción disciplinaria que le es atribuida a la Personería de Bogotá, surge la función especial asignada al Personero Distrital en el artículo 102 numeral 5 del citado Decreto Ley 1421 de 1993, de expedir certificados sobre antecedentes disciplinarios como requisito para tomar posesión de un cargo en el Distrito Capital, función que es desarrollada por el Acuerdo 34 de 1993, cuyo artículo 5 numeral 4 inciso 6 reitera la potestad del Personero Distrital para la expedición de tales certificados y así mismo asigna en el articulo 10, numeral 11 a la Secretaría General la función de llevar los registros de antecedentes disciplinarios y expedir los certificados correspondientes.

La finalidad del citado registro de antecedentes disciplinarios es permitir que las entidades del Estado tengan acceso a esa información cuando quiera que vayan a proveer cargos y para los casos en que se adelanten investigaciones disciplinarias, pues de otra forma no podría cumplirse con la función preventiva y correctiva de que trata el artículo 16 de la ley 734 de 2002.

En acatamiento de las anteriores disposiciones la Resolución No. 328 de 2002 reglamentó en la Personería de Bogotá el registro de sanciones disciplinarias y la expedición de certificados de antecedentes disciplinarios, ordenando en su artículo primero que todas las sanciones impuestas a los servidores públicos del Distrito Capital sean registradas en el banco de datos de la Personería, para lo cual se deben reportar a la Secretaría General todos los actos administrativos sancionatorios debidamente ejecutoriados, haciendo claridad sobre la inhabilidad que generan.

Examinado el archivo magnético de la entidad se encontró que en el registro de antecedentes disciplinarios, con base en el cual se expide el correspondiente certificado, no aparece anotación alguna a cargo del señor... durante los últimos cinco años. Así mismo, revisada la base de datos de la cual fue tomada el "listado de procesos por disciplinado" a que hace referencia el peticionario en su escrito y en el que aparecen 11 investigaciones en su contra, 4 de las cuales están en curso y 7 resueltas a su favor, se encontró que esta corresponde al sistema de información diseñado exclusivamente para ejercer el control interno sobre las investigaciones disciplinarias adelantadas por las distintas personerías delegadas en ejercicio de sus atribuciones legales, pero que en manera alguna tiene el carácter de antecedente disciplinario, y por ende, no hace parte de la información que se reporta al banco de datos que integra el registro de antecedentes disciplinarios llevado por la Secretaría General.

Lo anterior significa que al no aparecer la citada información dentro del certificado de antecedentes disciplinarios que expide la Secretaría General en ejercicio de precisas atribuciones legales, no se estaría vulnerando el derecho del habeas data y del buen nombre del solicitante. Sin embargo por tratarse de información que reposa en el banco de datos de la Entidad, esta debe ser veraz, imparcial y completa a fin de preservar las garantías de las personas a quienes alude, lo cual implica que debe ser permanentemente actualizada introduciendo en forma íntegra todas las decisiones de fondo que se produzcan dentro de las actuaciones disciplinarias.

La Honorable Corte Constitucional en relación con las obligaciones que deben observar los administradores de bancos de datos, ha considerado como prioritarias, entre otras, las siguientes:

_ * Actualizar permanentemente y de manera oficiosa la información para que esta sea veraz y completa, introduciendo en forma integra todas las actuaciones y situaciones relacionadas con los datos contenidos en el archivo.(sentencias T-615/95; T-096a/95).

* Velar porque la información de la persona sea completa y no se omitan factores que pueden cambiar el buen nombre de la persona.(sentencias T-086/96; T-199/95).

_ Así las cosas, analizado el formato del listado de procesos por disciplinado se observa que la información contenida en él no cumple totalmente con las consideraciones formuladas por la Corte Constitucional, siendo necesario por parte de la dependencia competente complementar dicha información respecto a la decisión que motivó la terminación de las actuaciones disciplinarias, en favor del peticionario.

Atentamente, OFICINA ASESORA JURIDICA