Concepto 081 de 2002

CONCEPTO 081 DE 2002. | RADICACIÓN: | OAJ 081, Bogotá D.C., 14 de junio de 2002 ---|--- TEMA: | La prescripción y el registro en el sistema de antecedentes disciplinarios Ley 734 de 2002. ** CONSULTA:

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Se solicita la aplicación del artículo 34, parágrafos 1 y 2 de la Ley 200 de 1995 y como consecuencia el retiro del registro de antecedentes disciplinarios de la Personería de Bogotá y de la Procuraduría General de la Nación de la providencia No.135 de octubre 13 de 1995, mediante la cual fue suspendida en el ejercicio de las funciones por el término de 15 días, informando además en su petición que estuvo vinculada mediante contrato a término durante los años 1991 hasta 1994, en la Caja de Vivienda Popular del Distrito.

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CONCEPTO:

** Para atender su requerimiento nos permitimos efectuar las siguientes consideraciones:

El artículo 34 numerales 1 y 2 de la Ley 200 de 1995, y desde la entrada en vigencia del nuevo Código Único Disciplinario, los artículos 30 y 32 de la Ley 734 de 2002, hacen referencia a la potestad disciplinaria otorgada por el estado a los órganos de control y a la administración, entendida como la capacidad para investigar y sancionar las faltas disciplinarias que contra el correcto desempeño de la función pública, cometan los servidores públicos. Pero esta potestad no es eterna o perenne; en efecto, existen unos términos para ejecutar esa potestad pues es lógico que el servidor público no puede permanecer investigado toda su vida pública y en una espera sin control para que la administración resuelva una investigación. Paralelamente, la figura de la prescripción respecto de la acción y de la sanción, constituye para los investigadores un mecanismo de control, mediante el cual toda investigación debe desarrollarse con celeridad y rapidez salvaguardando los elementos del debido proceso, entre otros, el derecho a la defensa.

La figura de prescripción debe evitarse por parte del operador disciplinario por cuanto es una forma anormal de terminación del proceso disciplinario lo cual le llevaría a una posible investigación disciplinaria en su contra.

Situación muy diferente en el derecho disciplinario es el tema del registro de las sanciones disciplinarias el cual fue desarrollado en la Ley 200 de 1995 de la siguiente manera:

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Artículo 33.

"EL

REGISTRO.-** Toda sanción disciplinaria impuesta a un servidor público deberá ser registrada en la Procuraduría General de la Nación para que pueda ser consultada por cualquier Entidad del Estado. La anotación tendrá vigencia y sólo podrá ser utilizada por el término de la inhabilidad correspondiente salvo para los efectos de nombramiento y posesión en los casos que exigen para su desempeño la ausencia total de sanciones".

El nuevo Código Único Disciplinario (Ley 734 de 2002) desarrolla el tema del registro de las sanciones así:

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Artículo 174.

"Registro de sanciones.

** Las sanciones penales y disciplinaria, las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de los fallos con responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las condenas proferidas contra servidores, exservidores públicos y particulares que desempeñen funciones públicas en ejercicio de la acción de repetición ó llamamiento en garantía, deberán ser registradas en la División de Registro y Control y Correspondencia de la Procuraduría General de la Nación, para efectos de la expedición del certificado de antecedentes.

El funcionario competente para adoptar la decisión a que se refiere el inciso anterior o para levantar la inhabilidad de que trata el parágrafo 1 del artículo 38 de este Código, deberá comunicar su contenido al Procurador General de la Nación en el formato diseñado para el efecto, una vez quede en firme la providencia o acto administrativo correspondiente.

La certificación de antecedentes deberá contener las anotaciones de providencias ejecutoriadas dentro de los cinco (5) años anteriores a su expedición y en todo caso, aquellas que se refieren a sanciones o inhabilidades que se encuentren vigentes en dicho momento.

Cuando se trate de nombramiento o posesión en cargos que exijan para su desempeño ausencia de antecedentes, se certificarán todas las anotaciones que figuren en el registro".

Para el caso particular de la Personería de Bogotá, el artículo 102 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 5 numeral 4° del Acuerdo 34 de 1993, le atribuyen en forma especial al Personero la función de expedir certificado sobre antecedentes disciplinarios, como requisito para tomar posesión de un cargo en el Distrito y a su vez el artículo 1° numeral 11 del mismo Acuerdo le asigna al Secretario General la función de llevar los registros de antecedentes disciplinarios y expedir los certificados correspondientes.

Es claro que para el cabal cumplimiento de las funciones atribuidas a esta Entidad en materia del registro de las sanciones disciplinarias, las anotaciones deben permanecer en la base de datos de la Personería desde el momento en que el fallo sancionatorio se encuentre debidamente ejecutoriado, y el transcurso del tiempo no da lugar a la desanotación de las mismas.

Aspecto diferente lo constituye la utilización que la entidad pueda dar a las anotaciones contenidas en el registro al momento de expedir los certificados de antecedentes disciplinarios, pues su contenido dependerá de los fines para los cuales se expida. Si es para posesión en cargos que exigen ausencia total de antecedentes, en el certificado deben aparecer todas las sanciones impuestas al servidor público; pero si es para posesionarse en cargos que no exigen ausencia total de sanciones, solo deben certificarse las sanciones disciplinarias ejecutoriadas dentro de los cinco (5) años anteriores a su expedición y en todo caso, aquellas sanciones o inhabilidades que se encuentren vigentes.

Del análisis de las normas citadas se colige que no puede accederse a su solicitud, en razón a que, como ya se advirtió, la circunstancia de que hayan transcurrido cinco (5) años o más de haberse impuesto la sanción, no da lugar a la desanotación de la misma de la base de datos de la Personería, y su inclusión en el certificado de antecedentes disciplinarios dependerá de los fines para los cuales lo solicite, según se trate de tomar posesión en cargo que requiera ausencia total de sanciones, o, por el contrario, para tomar posesión en cargos que no tienen tal exigencia.

Cordialmente, OFICINA ASESORA JURÍDICA