Resolución Reglamentaria 012 de 2011

**RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 012 DE 2011 (Abril 18) "Por la cual se modifica el Procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad". LA CONTRALORA DE BOGOTÁ D.C. En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el Artículo 6 del Acuerdo 361 de 2009; y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con los literales j) y l) del Artículo 4 de la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones", se deben implementar como elementos del sistema de control interno institucional procedimientos para la ejecución de procesos y simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Que el Modelo Estándar de Control Interno - MECI 1000:2005, adoptado mediante Resolución Reglamentaria No. 013 del 12 de junio de 2006, contiene entre otros elementos de control del subsistema de control de gestión, los procedimientos conformados por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso controlando acciones que requiere la operación de la CB y el manual de procedimientos como una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos. Así mismo, el componente Direccionamiento estratégico del subsistema de control estratégico determina un conjunto de elementos de control dentro de los cuales se establecen los planes y programas que permiten modelar la proyección de la entidad a corto, mediano y largo plazo, e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

Que el Acuerdo 361 del 6 de enero de 2009, "Por el cual se organiza la Contraloría de Bogotá, D. C., se determinan las funciones por dependencias, se fijan los principios generales inherentes a su organización y funcionamiento y se dictan otras disposiciones", en su artículo 6 establece: "En ejercicio de su autonomía administrativa le corresponde a la Contraloría de Bogotá, D.C., definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución, las leyes y en este Acuerdo".

Que el numeral 9 del artículo 37 ibídem, consagra como una de las funciones de la Dirección de Planeación, "Realizar la revisión técnica de los planes, documentos y procedimientos que adopte la entidad, para asegurar la armonización, implementación y evaluación de los mismos".

Que mediante Resolución Reglamentaria No. 028 de noviembre 3 de 2009 se modificaron documentos y procedimientos relacionados con el Proceso de Orientación Institucional.

Que teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en las Normas Técnica de Calidad NTC ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009, es necesario ajustar el Procedimiento para el Control de Documentos internos del Sistema de Gestión de la Calidad.

Que de acuerdo con la implementación del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos "SIGESPRO" se hace necesario en la Entidad el desmonte del aplicativo "SICRE" y la adopción de "SIGESPRO" como el único aplicativo para el manejo y administración de las comunicaciones oficiales internas y externas.

Que en reunión de equipo de análisis de la Dirección de Planeación se consideró necesario realizar otros cambios al procedimiento para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad, En mérito de lo expuesto, este Despacho;

RESUELVE:

Artículo primero.

-** Adoptar la versión 6.0 del Procedimiento para la para el Control de Documentos Internos del Sistema de Gestión de la Calidad del Proceso de Orientación Institucional.

Artículo segundo.

-** Es responsabilidad de los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Coordinadores de Grupos Especiales, velar por la administración y divulgación de los documentos y procedimientos adoptados.

Artículo tercero.

- La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga el Artículo segundo de la Resolución Reglamentaria No. 028 de noviembre 03 de 2009, en lo pertinente. PÚBLÍQUESE, COMÚNÍQUESE Y CÚMPLASE. Dada en Bogotá, D.C., a los 18 días del mes de abril del año 2011. MONICA ELSY CERTAIN PALMA Contralora de Bogotá D.C. NOTA: Publicada en el Registro Distrital 4639 de abril 20 de 2011. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD HISTORIAL DE CAMBIOS | VERSIÓN | No. DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA Y FECHA | NATURALEZA DEL CAMBIO ---|---|--- 1.0 | R.R. 001 del 24 de enero de 2003 | Se ajustó el alcance Se modificaron varias definiciones Se aclaró sobre el manejo de documentos obsoletos Se ajustaron actividades Se Flexibilizó la actividad de la publicación de las Resoluciones en la Gaceta Distrital Se modificaron los formatos: Solicitud de Elaboración o Modificación de documentos, Historial de cambios, Lista de destinatarios y Listado Maestro de documentos. 2.0 | R.R. 028 del 7 de mayo de 2003 | En la carátula se modificó Revisión Técnica por " Aprobado por". En la actividad 1 se aclara el destino del Original y la Copia de la solicitud de elaboración o modificación de documentos En la actividad 2 se reemplaza asignación de profesionales para elaboración del documento, por "funcionarios para la elaboración de documentos" en la parte del Registro se modifica y en el campo de observaciones se suprime la observación existente. En las actividades 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 se adicionan los cargos de subdirectores en el campo de ejecutores. Y en el campo de observaciones de la actividad 3 se aclara el nombre del procedimiento. En la actividad 12 se aclara que no es Revisión Técnica sino "Aprobado Por". En la actividad 25, se suprimió en el último renglón la frase "Continua actividad 25". Se ajustaron las instrucciones para Diligenciar el Formato del Listado Maestro de Documentos. 2.0 | R R. 052 del 27 de octubre de 2003 | Codificación del procedimiento. Codificación de los formatos. Modificación del nombre del "Procedimiento para el control de documentos internos adoptados por resolución reglamentaria versión 2.0 por el nombre "procedimiento para el control de documentos internos del sistema de Gestión de la Calidad versión 3.0" Consolidación en el presente procedimiento de los siguientes documentos: Documentos del sistema de Gestión de la Calidad Versión 2.0. Procedimiento para el control de documentos internos adoptados por resolución reglamentaria Versión 2.0 Procedimiento para el control de documentos internos –planes- Se ajustaron las definiciones de Copias Controladas, Copias No Controladas, Lista de Destinatarios de Copias Controladas y listado maestro de Documentos Excluir la estructura para documentar resoluciones e incorporarla a la resolución reglamentaria No. 033 de 27 de diciembre de 2002 Revisión de todas las actividades del procedimiento Incorporación del Plan de calidad para el seguimiento y medición del proceso y la matriz para la caracterización de productos, como documentos del sistema de Gestión de la calidad. Actualización de las siguientes estructuras: "Estructura para caracterizar procesos" "Estructura para elaborar procedimientos" "Formato para elaborar actas" Adición de las instrucciones para la codificación de los procesos del S.G.C., procedimientos y formatos. Adición de la fase solicitud de copias controladas y devolución de copias controladas. En la matriz para la descripción del procedimiento se cambió ejecutor por responsable. Adición de las instrucciones para el diligenciamiento del formato de solicitud de elaboración o modificación de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Adición de las instrucciones para el diligenciamiento del formato de la lista de destinatarios de copias controladas. 3.0 | R. R. 042 del 9 de Noviembre de 2005. | Cambia de versión. Se incluye la definición de puntos de control y se deja como encabezado con las observaciones en la descripción del procedimiento Se limita las copias físicas de la copia controlada a las autorizadas por el responsable del proceso, en los casos en que se justifique la imposibilidad de acceder a la Intranet. Se incluye como registro el acta de reunión de trabajo del equipo de análisis. Se incluye la estructura para documentar resoluciones reglamentarias. Se incluye como documento del SGC el Plan de Bienestar Social y Plan de Compras. Se adiciona la palabra competencias laborales al manual específico de funciones y requisitos y se elimina el manual de habilidades. Se recodifican los códigos de los formatos. Se cambia Plan Operativo Anual por Plan de Actividades y Sistema de Medición. Se codifica el formato de historial de cambios. Se incorpora en la actividad Nº 3 la siguiente observación: El formato de solicitud se diligencia en original y copia. El original para la Dirección de Planeación y la copia para el Responsable del Proceso. Se adiciona la actividad No. 13 "Envía a las Direcciones Técnicas de Informática y Planeación los archivos de la Resolución Reglamentaria y el documento y/o planes". La responsabilidad por actualizar el archivo magnético de la Resolución y Registro Distrital será de la Subdirección de Servicios Administrativos. 4.0 | R.R. 008 de junio 16 de 2008 | Cambia la codificación del procedimiento junto con sus respectivos formatos. Se puntualiza el objetivo y se concreta el alcance. Se ajusta y actualiza la Base Legal incluyendo: Normas técnicas de calidad: ISO 9000:2005, ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004 (Numeral 4.2.3) y Acuerdo 361 de enero 6 de 2009. Se incluyeron las definiciones de: aprobación, código, documento, formato, lista de destinatarios de copias controladas, procedimiento, registro y se complementaron las definiciones de copia controlada y copia no controlada. En la definición de documento interno en los Planes y Programas cambió Plan de Actividades por Plan de Acción. Se discriminan los Puntos de Control y Observaciones en la respectiva columna. En la Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se adoptan por Resolución Reglamentaria, cambia la observación del numeral 3, se complementa la actividad 4 y la actividad 6. El numeral 7.2. Control y distribución de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad: la actividad, se complementa y reforma en su totalidad. En el numeral 7.3 solicitud y distribución de copias controladas de documentos del SGC, se complementa la actividad 2, la actividad 3 y se incluye la actividad 4. Del formato Listado Maestro de Documentos, se eliminan las columnas: Versión Anterior y Observaciones. 5.0 | Resolución Reglamentaria 028 de Noviembre 3 de 2009. | El procedimiento cambia de versión 5 a 6. Se actualiza el logo de acuerdo a Resolución Reglamentaria No.015 de mayo 29 de 2009. En la base legal se adicionan: Ley 872 de 2003, "Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios". **

Decreto 4485 de 18 de noviembre de 2009

, "Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública".

Acuerdo Distrital 122 de 2004 **, "Por el cual se adopta en Bogotá D.C., el Sistema de Gestión de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003".

Se incluyeron las definiciones de: anexo y aplicativo Sigespro y se incluye el Programa de Salud Ocupacional a la definición de Documento Interno.

En la descripción del procedimiento:

Numeral 7.1 Elaboración y modificación de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad SGC que se adoptan por Resolución Reglamentaria:

Se modifican actividades de trámite.

** En la actividad 2,

se incluye la observación 2: "Cuando la modificación de un procedimiento involucre el diseño o modificación de un aplicativo o algunas de sus funcionalidades, se debe informar o hacer partícipe a la Dirección de Informática con el fin de que se determinen aspectos como la viabilidad técnica, los recursos necesarios, el tiempo para su implementación y de esta manera evitar que exista una disociación entre los aplicativos y los procedimientos vigentes. En estos casos, la Dirección de Informática debe enviar por escrito dicha aprobación".

La actividad 7

: se define como responsable al profesional de la Dirección de Planeación.

La actividad 8 se incluyó

: como responsable al Director Técnico de Planeación y sus actividades correspondientes.

En la actividad 11,

se ajusta redacción relacionado con que se Comunica mediante correo electrónico a la dirección de planeación la publicación de la Resolución Reglamentaria y devuelve a la Dirección de Apoyo al Despacho el original de la Resolución Reglamentaria debidamente publicada y los documentos que hacen parte integral de la misma, para su custodia.

Se incluye la actividad 13:

** "Coloca identificación de copia controlada a los documentos del SGC, incluida la Resolución Reglamentaria en el medio magnético (marca de agua); convierte los archivos de los documentos en formato PDF, incluida la resolución reglamentaria; actualiza el listado maestro de documentos del S.G.C.; socializa a través de correo electrónico la expedición y publica en la Intranet"

Las demás actividades se corre la numeración.

** Numeral 7.2 Control de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

En la actividad 1

, se define como responsable al Director Técnico de Planeación; profesional Dirección de Planeación.

Se elimina la actividad 2 La actividad 3 **, se divide en dos actividades más:

La primera actividad detalla como responsable de Publicar en la Intranet al Director Técnico de Planeación y profesional Dirección de Planeación, además se incluye que "envía los documentos y/o planes y programas a la Dirección de Informática, para la publicación en la página Web" y se elimina la observación.

La segunda actividad especifica que el Director Técnico de Informática y profesional de la dirección publica en la página Web y además se elimina la observación.

** Se elimina la actividad 4, 5 y 6.

Como actividad 4, ** se define al Director Técnico de Planeación Profesional, Técnico y Secretaria Dirección de Planeación (funcionario designado por el Director), "Archiva los originales de las resoluciones reglamentarias con sus correspondientes documentos".

Las demás actividades se corre la numeración.

** Numeral 7.3 Solicitud y distribución de copias controladas de documentos del SGC:

** Se modifican actividades de trámite.

En la actividad 3 , se incluyen dos observaciones.

En el anexo 6, Estructura para La Caracterización del Producto, se incluyó una nueva columna "Entidades con participación ciudadana" y se agregó una nota.