CIRCULAR EXTERNA 2024100000000004-5 de 2024

ANTECEDENTES Y CONSIDERACIONES La Ley 1122 de 2007 en el artículo 37 numeral 6 indicó que la Superintendencia Nacional de Salud para cumplir con las funciones de Inspección, Vigilancia y Control las ejercerá teniendo en cuenta, entre otros, el eje de información, señalando que éste consiste en “Vigilar que los actores del Sistema garanticen la producción de los datos con calidad, cobertura, pertinencia, oportunidad, fluidez y transparencia”.

Por su parte, la Ley 1314 de 2009 regula los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información aceptados en Colombia y se establecieron las autoridades competentes, el procedimiento de su expedición y se determinaron las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Respecto de las autoridades de Supervisión, sin perjuicio de las facultades conferidas en otras disposiciones, la Ley 1314 de 2009 en su artículo 10 estableció: “ (...) Vigilar que los entes económicos bajo Inspección, Vigilancia y Control, así como los administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de información, cumplan con las normas en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de información y aplicar las sanciones a que haya lugar por infracción de las mismas. 2. Expedir normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera y de aseguramiento de la información. Estas actuaciones administrativas deberán producirse dentro de los límites fijados en la Constitución, en la presente Ley y en las normas que la reglamenten y desarrollen (…)”.

Por su parte, la Ley 1438 de 2011 en los artículos 114 y 116 indica que: “Es una obligación de las Entidades Promotoras de Salud, los prestadores de servicios de salud, de las direcciones territoriales de salud, las empresas farmacéuticas, las cajas de compensación, las administradoras de riesgos profesionales y los demás agentes del sistema, proveer la información solicitada de forma confiable, oportuna y clara dentro de los plazos que se establezcan en el reglamento, con el objetivo de elaborar los indicadores”, y que “los obligados a reportar que no cumplan con el reporte oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información necesaria para la operación del sistema de monitoreo, de los sistemas de información del sector salud, o de las prestaciones de salud (Registros Individuales de Prestación de Servicios), serán reportados ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que hubiera lugar. En el caso de las Entidades Promotoras de Salud y prestadores de servicios de salud podrá dar lugar a la suspensión de giros, la revocatoria de la certificación de habilitación (…)”.

A su turno, la Ley 1955 de 2019, en su artículo 243, adicionó el numeral 8 al artículo 155 de la Ley 100 de 1993, estableciendo como nuevos integrantes del Sistema General de Seguridad Social en Salud a los Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud y a los Gestores Farmacéuticos. Así mismo, estableció que, con la finalidad de fortalecer las funciones de inspección, vigilancia y control sobre estos sujetos, el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentará las condiciones financieras y las buenas prácticas de gobierno corporativo que los mismos deben cumplir.

Que, para facilitar el ejercicio de lo anterior, en el parágrafo 1° del artículo 2°, de la Ley 1966 de 2019 se indicó que: “Se entiende por gestores farmacéuticos los operadores logísticos, cadenas de droguerías, cajas de compensación y/o establecimientos de comercio, entre otros, cuando realicen la dispensación ambulatoria en establecimientos farmacéuticos a los afiliados del Sistema General de Seguridad Social en Salud por encargo contractual de las EPS, IPS y de otros actores del sistema”.

El Decreto número 1080 del 2021, que modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud, indica en su artículo 4 (numeral 20), que corresponde a esta Superintendencia ejercer inspección, vigilancia y control del servicio farmacéutico, sin perjuicio de las competencias atribuidas a otras autoridades.

De igual forma, en el artículo 31 ibídem, se estableció que corresponde a la Superintendencia Delegada para Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud y Gestores Farmacéuticos ejercer Inspección, Vigilancia y Control sobre la información de carácter financiero de los sujetos vigilados, individualmente considerados, que refleje su situación financiera y sus resultados de operación de un periodo contable intermedio o de fin del ejercicio.

La Circular Externa 016 de 2016 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud, establece instrucciones para el reporte de información financiera para la supervisión de todos los vigilados. Entre otras instrucciones, se definió la estructura de los conceptos financieros a reportar por las entidades vigiladas en aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos definidos por los reguladores de los Grupos 1, 2 y 3 (Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de Comercio, Industria y Turismo) y por el regulador de las entidades que aplican el Régimen de Contabilidad Pública (Contaduría General de la Nación), conforme a lo establecido en la Ley 1314 de 2009.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Superintendencia Nacional de Salud en el marco de sus competencias, emite las siguientes instrucciones de obligatorio cumplimiento para el reporte de información financiera dentro del marco para la ejecución de acciones de Inspección, Vigilancia y Control a Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud, de conformidad a lo establecido en la Ley 1314 de 2009 y sus normas modificatorias.

II. INSTRUCCIONES Primera: Adiciónese el identificador de negocio para los vigilados Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud, a la tabla “Identificador de Negocio (Dígitos 7 y 8)” del numeral 2 - Generalidades del título II - Instrucciones de la Circular 016 de 2016, siendo el identificador de negocio (19) para los Gestores Farmacéuticos y (20) para los Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud, quedando de la siguiente manera:

Codificación Identificador de Negocio (dígitos 7 y 8)

01 Régimen Contributivo RC 02 Régimen Subsidiado RS 03 Plan de Atención Complementaria PAC 04 Empresa de Medicina Prepagada EMP 05 Servicio de Ambulancia Prepagado SAP 06 Prestadores de Servicios de Salud 07 Generadores – Lotería 08 Generadores - Concesionarios de Apuestas Permanentes-Chance 09 Generadores - Juegos Hípicos 10 Generadores - Productores de Licores, Vinos, Aperitivos y Similares – Privadas 11 Generadores - Productores de Cerveza y Sifones 12 Generadores - Concesionarios de Licores 13 Generadores - Juegos Localizados 14 Generadores - Juegos Novedosos 15 Generadores - Juegos Promocionales 16 Generadores - Importadores de Licores, Vinos, Aperitivos y Similares 17 Generadores - Importadores de Cervezas y Sifones 18 Generadores - Importadores de Cigarrillos Tabaco Elaborado 19 Gestores Farmacéuticos (GF) 20 Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud (OLTS)

Segunda: Adiciónese el capítulo para los Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud en el Título XI - Anexos técnicos de la Circular Única 047 de 2007. Los archivos técnicos que se adicionarán en el capítulo mencionado son los siguientes: Archivo Tipo Nombre del archivo tipo Periodicidad Formato del archivo FT001 Catálogo de Información Financiera Trimestral XML FT002 Publicación Estados Financieros Anual XML FT003 Cuentas por Cobrar – Deudores Trimestral XML FT004 Cuentas por Pagar – Acreedores Trimestral XML FT006 Bancos y Carteras Colectivas Trimestral XML FT009 Activos y Pasivos de Moneda Extranjera Trimestral XML FT025 Reporte de Facturación Radicada por IPS, Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud a entidades del aseguramiento en salud y/o IPS Trimestral TXT FP001 Conjunto Completo de Estados Financieros y Revelaciones ** Anual PDF FP002 Certificación Estados Financieros Anual PDF FP003 Dictamen Revisor Fiscal * Anual PDF FP004 Informe de Gestión Anual PDF FP005 Proyecto Distribución de Utilidades * Anual PDF GT010 Composición Patrimonial Capital, Aportes o Equivalente Anual XML *En caso de ser aplicable a la entidad.

**Elaborados por la persona jurídica como un todo y además para el programa de salud o actividad exclusiva del objeto de Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia Nacional de Salud, como lo establece la Circular 016 de 2016.

Parágrafo. Para efectos de la periodicidad de reporte de información, las personas jurídicas o naturales de Inspección y Vigilancia que ya sean objeto de otra actividad de supervisión por parte de la Superintendencia Nacional de Salud adicional al de Gestor Farmacéutico u Operador Logístico de Tecnologías en Salud, el periodo de reporte será el de mayor frecuencia, por lo que hay que tener en cuenta las periodicidades de reporte de las EAPB o las IPS (grupos de clasificación B, C1, C2, D1, D2 y D3, de acuerdo con lo estipulado en la CE 20211700000005-5 de 2021 y sus modificaciones).

Las entidades vigiladas deberán efectuar ante la Superintendencia Nacional de Salud un único reporte, donde presenten todos y cada uno de sus identificadores de negocio de manera discriminada en lo que le corresponda a cada actividad que desarrolle dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).

La información de la Gestoría Farmacéutica u Operación Logística de Tecnología en Salud será incorporada en el reporte del periodo del tipo de vigilado con mayor frecuencia de reporte. Es decir, si un Gestor Farmacéutico u Operador Logístico de Tecnologías en Salud tiene otra actividad de supervisión por esta Superintendencia como lo es el de prestación de servicios de salud y está clasificada en C1, los reportes de información financiera se realizarán con la periodicidad de la IPS, mientras que, si está clasificada como D3, primaría la periodicidad del gestor u operador logístico, es decir trimestral, de forma consolidada por los diferentes tipos de negocio que sean vigilados por esta Superintendencia.

Tercera: El Archivo Tipo FT001 - Catálogo de Información Financiera para los Gestores Farmacéuticos, corresponderá a los hechos económicos específicamente relacionados dentro de la operación del negocio del vigilado (Gestión Farmacéutica y/o Operación Logística de Tecnologías en Salud), y no a la información financiera de la persona jurídica como un todo. Se debe reportar con periodicidad Trimestral (acumulado de lo corrido en la vigencia), en formato XML y firmado por Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal (según aplique). Cada reporte debe corresponder al cierre acumulado incluido el trimestre, en cada uno de los códigos de concepto en los que presente saldo. De acuerdo con los marcos técnicos normativos, las entidades deberán identificar y seleccionar el Catálogo de Conceptos Financieros que le corresponda, los cuales se encuentran publicados en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud, así: Tabla de referencia Catálogo de conceptos Financieros AT FT001-01 Conceptos Financieros Grupo 1 AT FT001-02 Conceptos Financieros Grupo 2 AT FT001-03 Conceptos Financieros Grupo 3 Parágrafo 1 °. El archivo tipo FT001 con corte 31 de diciembre de 2022 y 2023 (información anual y en reportes independientes), respectivamente, ambos con un plazo máximo de reporte del 10 de junio de 2024, para la vigencia de 2024 y en adelante se deben reportar acumulados de forma trimestral. Estos reportes se requieren para el cumplimiento de la misionalidad de la Superintendencia.

Parágrafo 2°.
Los dos primeros reportes trimestrales del archivo FT001 de la vigencia 2024, con corte a 31 de marzo (primer trimestre) y 30 de junio (segundo trimestre) se realizarán con fecha máxima de reporte el 20 de julio del 2024.

Parágrafo 3°.
Para el caso que una entidad tenga diversos negocios que son objeto de Inspección, Vigilancia y Control por parte de la Superintendencia Nacional de Salud bajo el mismo NIT, las mismas deberán aplicar lo expuesto en la Circular 016 de 2016, la cual indica que:

“La información reportada en el Catálogo de Información Financiera con fines de Supervisión deberá ser asociada al identificador de negocio que le corresponda de acuerdo con el tipo de operación que realiza en el SGSSS.

De la misma manera, es necesario que, en único reporte a la Superintendencia Nacional de Salud, las entidades vigiladas presenten todos y cada uno de sus identificadores de negocio de manera discriminada en lo que corresponda a cada actividad que desarrolle dentro del SGSSS.

No obstante, a lo anterior, respecto de los casos particulares en los que la Superintendencia Nacional de Salud tenga la dificultad de ejercer inspección, vigilancia y control sobre el programa de salud u otra actividad exclusiva de una entidad jurídica en la cual se desarrollan otras actividades que no son propias de la Supervisión de esta Superintendencia, el reporte de catálogo de información Financiera con fines de Supervisión, corresponderá solo al programa de salud o a la actividad exclusiva y no a la información Financiera de la persona jurídica como un todo”.

Parágrafo 4°.
Se dispone el sistema nRVCC para el reporte de información del archivo tipo FT001 para aquellas personas jurídicas y naturales objeto de la presente circular, incluidos aquellos sujetos ya vigilados que tienen varios tipos de negocio objeto de funciones de Inspección, Vigilancia y Control por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, y que hayan reportado información del año 2022 de actividad de Gestoría Farmacéutica para esa vigencia. La información con cierre a diciembre de 2023, a reportar en el año 2024 deberá contener la información de todos los negocios que son vigilados por esta Superintendencia.

Parágrafo 5°.
El Catálogo de Información Financiera con fines de supervisión es obligatorio únicamente para efectos del reporte a la Superintendencia Nacional de Salud, por lo que no obliga a que sea incorporado en su sistema de información para el reconocimiento diario de las operaciones económicas, ni para efectos del sistema documental contable.

Cuarta: El Archivo Tipo FT002 - Publicación Estados Financieros, incluirá información relacionada con el medio, fecha y lugar de publicación de los estados financieros. Es deber de la entidad vigilada reportar con periodicidad anual, en formato XML con firma digital del Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal (cuando aplique).

Parágrafo.
El archivo FT002 deberá reportarse con corte 31 de diciembre de 2022 y 2023 (información anual y unificada), respectivamente, ambos con un plazo máximo de reporte hasta el 10 de junio de 2024. Las siguientes vigencias, es decir con cortes al cierre de 2024 y en adelante, deberán reportarse hasta el 30 de abril de cada año.

Quinta: Para los archivos tipo (FT003, FT004, FT006, FT009 y FT025), los dos primeros reportes trimestrales de la vigencia 2024, corresponderán a los cortes a 31 de marzo (primer trimestre) y 30 de junio (segundo trimestre). Estos se realizarán con fecha máxima de reporte el 20 de julio del 2024 y deben ser reportados de manera separada según naturaleza y descripción de cada uno de los archivos. En adelante se debe reportar cada archivo tipo de forma acumulada (acumulado de lo corrido en la vigencia) y con periodicidad trimestral, los 20 días calendario después de la fecha de corte, en formato XML o.TXT según corresponda, y firmados digitalmente por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal (cuando aplique).

Sexta: Las entidades vigiladas a las que les es aplicable la presente circular externa, reportarán la siguiente información con extensión *.PDF editable, con período de corte a diciembre de cada año, a más tardar el 10 de abril del año siguiente al respectivo corte, firmado por Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal (cuando aplique). No es permitido enviar el documento con impresión fotográfica o imágenes escaneadas, siendo los archivos tipo los siguientes: Archivo Tipo Nombre Archivo Tipo FP001 Conjunto Completo de Estados Financieros y Revelaciones ** FP002 Certificación Estados Financieros FP003 Dictamen Revisor Fiscal * FP004 Informe de Gestión FP005 Proyecto Distribución de Utilidades * * En caso de ser aplicable a la entidad.

** Elaborados por la persona jurídica como un todo y además para el programa de salud o actividad exclusiva objeto de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud.

Parágrafo.
El primer reporte de los archivos tipo (FP001, FP002, FP003, FP004 y FP005) se hará con corte a 31 de diciembre de 2022 y 2023 (información anual y en dos reportes independientes). El plazo máximo de reporte es hasta el 10 de junio de 2024. Posteriormente, aplicará la periodicidad normal.

Séptima: El primer reporte del archivo tipo GT010 se hará con corte a 31 de diciembre de 2023. El plazo máximo de reporte es hasta el 10 de junio de 2024.

III. REPORTE DE LA INFORMACIÓN Para efectos de reportar la información señalada en la presente circular externa, las entidades deben cumplir con las siguientes especificaciones técnicas para el cargue y reporte de la información: a) Nombre del archivo: NITDVPPANNOFFFFF.EXT, las sintaxis que componen el nombre del archivo deben estar unidas, sin caracteres de separación, y en el orden mencionado. Donde:

NIT: Número de identificación tributaria de la entidad que reporta DV: Dígito de verificación PP: Periodo de corte de la información reportada (ver tabla periodos)

ANNO: Año de corte de la información reportada FFFFF: Número de archivo EXT: Extensión del archivo TABLA PERIODOS Período de corte Nombre periodo Día límite Tipo periodo 01 Enero 31 Mensual 02 Febrero 28 Mensual 03 Marzo 31 Mensual 04 Abril 30 Mensual 05 Mayo 31 Mensual 06 Junio 30 Mensual 07 Julio 31 Mensual 08 Agosto 31 Mensual 09 Septiembre 30 Mensual 10 Octubre 31 Mensual 11 Noviembre 30 Mensual 12 Diciembre 31 Mensual 40 Primer Trimestre 31 Trimestral 41 Segundo Trimestre 30 Trimestral 42 Tercer Trimestre 30 Trimestral 43 Cuarto Trimestre 31 Trimestral 80 Anual 31 Anual 81 Primer Semestre 30 Trimestral 82 Segundo Semestre 31 Trimestral A continuación, se muestra el ejemplo del archivo tipo FT001: < xml version=“1.0” encoding=“UTF-8” > 1105 1 1523654 b) Los anexos técnicos deben estar firmados digitalmente por el Representante Legal, el Contador Público y el Revisor Fiscal, éste último si le es aplicable. c) El reporte en cifras debe expresarse en pesos colombianos. d) Los campos con valores monetarios deberán reportarse sin decima les. e) Los campos con porcentaje deberán reportarse con máximo dos decimales, separados por coma. f) La información debe remitirse de manera completa y oportuna en los términos establecidos.

IV. ANEXOS TÉCNICOS Los anexos técnicos - Archivos Tipo que se deberán diligenciar al momento de efectuar el envío de la información financiera, de acuerdo con la fecha de corte y fecha máxima del reporte son: l. Anexo Técnico Archivo Tipo FT001 - Catálogo Información Financiera ARCHIVO TIPO FT001 Catálogo Información Financiera

- TIPO DE ENTIDAD A LA QUE APLICA:
Gestores Farmacéuticos y Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud PERIODICIDAD: Trimestral

FECHA DE CORTE: marzo 31, junio 30, septiembre 30, diciembre 31 FECHA DEL REPORTE: 20 días calendario después de la fecha de corte. Para el cierre de año (diciembre 31), el reporte se hará hasta el 10 de abril del año siguiente. Anexo Tecnico Circular Externa.pdf V. SANCIONES De conformidad con lo establecido en los artículos 130 y 131 de la Ley 1438 de 2011, modificados por los artículos 2° y 3° de la Ley 1949 de 2019, la inobservancia e incumplimiento de las instrucciones impartidas en esta circular externa, dará lugar a la configuración de una infracción administrativa y su respectiva sanción por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previo agotamiento del debido proceso administrativo que corresponda. Ello, sin perjuicio de las demás responsabilidades disciplinarias, fiscales, penales o civiles que puedan derivarse y las sanciones que puedan imponer otras autoridades judiciales.

VI. VIGENCIA La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial para el caso de los Gestores Farmacéuticos definidos en la Ley 1966 de 2019. Para los Operadores Logísticos de Tecnologías en Salud, la obligación de reporte de información financiera establecida en la presente Circular iniciará una vez se emita la normativa a lugar por la autoridad competente.

Dada en Bogotá, D. C., a 6 de febrero de 2024.

El Superintendente Nacional de Salud, Ulahi Dan Beltrán López.