CIRCULAR 3296 de 2019

Circular 3296 29 AGO 2019 PARA:

NOTARIOS Y REGISTRADORES DE INSTRUMENTOS PÃ BLICOS DE SANTANDER DE:

SUPERINTENDENTE DELEGADA PARA EL NOTARIADO.

ASUNTO:

ALCANCE OBLIGACION DE IDENTIFICACION BIOMETRICA CONFORME A LOS ARTICULOS 17 Y 18 DEL DECRETO LEY 019 DE 2012 Respetados Notarios: En aras de impartir lineamientos para la eficiente prestación del servicio público de notariado, esta Delegada en desarrollo de las competencias conferidas en el numeral 2 del artÃculo 24 del Decreto 2723 de 2014, dispone unificar criterios respecto del alcance de las Resoluciones Nos. 6467 y 14681 de 2015, y de la procedencia del procedimiento de identificación biométrica en lÃnea en las notarÃas, en los siguientes términos:

El sistema de identificación biométrica en lÃnea ha sido implementado al amparo del marco jurÃdico colombiano, con el objeto de asegurar la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, siempre que éstos estén previstos en la ley y se adelanten por medios electrónicos que garanticen la interoperabilidad para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil, conforme a lo establecido en los artÃculos 17 y 18 del Decreto Ley 019 de 2012, cuyo tenor señala:

"(...) ARTÃCULO 17. ELIMINACION DE HUELLA DACTILAR. SuprÃmase el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones administrativas. (...) Excepcionalmente se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos (...) Escrituras públicas. (...) Autorización para salida de menores de paÃs.(...) Cesión de derechos.(...) Otorgamiento de poderes.(...)En todo caso la exigencia de la huella dactilar será remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos conforme a lo previsto en el presente Decreto.

(...)"

Artículo 18.

En los trámites y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil. (...). "(Negrillas fuera de texto).

En este contexto, es imperativo armonizar las normas especiales que regulan la función notarial con la determinación contenida en el artÃculo 17 del Decreto Ley 019 de 2012, de suprimir la huella dactilar en los trámites o actos que se adelantan en las diferentes notarÃas del paÃs; en la medida que esta norma está encaminada a fijar las directrices fundamentales de la polÃtica de racionalización de trámites, y que son de obligatorio cumplimiento en las actuaciones de la Administración Pública y de los particulares que ejercen funciones administrativas, en cuanto tienen relación con el ciudadano o usuario en sus diferentes niveles, para el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, conforme a las finalidades perseguidas en dicha normativa, y de la cual se destacan la siguientes:

1. facilitar la actividad de las personas naturales y jurÃdicas ante las autoridades que cumplen funciones administrativas, ii) contribuir a la eficacia y eficiencia de estas, y iii) fortalecer los principios de buena fe, confianza legÃtima, transparencia y moralidad; por ser éstas el soporte de la racionalización y eliminación de trámites, procedimientos y regulaciones que se consideraron en su momento innecesarios pese a estar contenidos en normas con fuerza de ley.

De manera que al ser eliminada de manera expresa la huella dactilar en todo acto, trámite, procedimiento o actuación, se incorporó una prohibición de exigir requisitos o exigencias de este tipo en el ejercicio de actividades, derechos o cumplimiento de obligaciones, salvo cuando las mismas se encuentren expresamente autorizadas por la Ley. Razón suficiente para que esta Superintendencia dentro del marco de sus competencias de inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial, procediera a impartir las directrices e instrucciones necesarias para asegurar que de manera excepcional en aquellos actos descritos en el artÃculo 17 ibÃdem, y que se relacionan con la función fedataria, fuera exigible la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona.

Asà las cosas, en Resolución 6467 de 11 de junio de 2015 "Por la cual se valida el procedimiento de acceso, consulta y utilización de la base de datos de la información que produce y administra la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil, para la autenticación biométrica en lÃnea y se autoriza la prestación de tal servicio en la NotarÃas del paÃs, para la adecuada y oportuna prestación del servicio notarial", estableció:

"(...) ArtÃculo 1.- Conforme lo establecido en el Decreto 019 de 2012, los notarios deberán reemplazar la imposición de la huella dactilar por su captura mediante la utilización de medios electrónicos, a efectos de cotejar la misma con la base de datos de la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil, en aquellos trámites estipulados en el Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Ley 019 de 2012, y demás establecidos en la Ley, en relación con la materia que trata la presente Resolución.

Parágrafo 1: En todo caso, si el usuario del servicio público notarial en ejercicio del principio de rotación solicita de manera voluntaria al notario la impresión de su huella en trámites distintos a los previstos en este artÃculo, el notario consentirá en ello y aplicará la tarifa respectiva. El notario no podrá extender este procedimiento de manera discrecional a aquellos actos no previstos en la Ley.

Parágrafo 2: Cuando se presenten solicitudes enmarcadas en lo previsto en el parágrafo primero, el notario deberá llevar un registro de las mismas.

ArtÃculo 2. La identificación del usuario mediante la obtención de la huella dactilar por medios electrónicos y la correspondiente confrontación con la base de datos de la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil, es un procedimiento obligatorio tanto para los notarios del paÃs, como para los usuarios del servicio notarial, en los trámites referidos en el artÃculo anterior.

ArtÃculo 3. Cuando se presenten situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, como fallas eléctricas, de conectividad o del sistema, o en los supuestos en que la huella dactilar del usuario no tenga condiciones suficientes para ser confrontada, asà como el otorgamiento de las escrituras púbicas fuera del despacho por parte de los representantes legales de las entidades oficiales y particulares en los casos de firma registrada, el notario procederá a hacer la correspondiente identificación de acuerdo con lo establecido por el Estatuto Notarial, sin que medie la verificación contra la base de datos de la RegistradurÃa Nacional del Estado Civil. En el caso de diligencias a domicilio o fuera del despacho notarial, esta se hará por el sistema tradicional hasta tanto se adopten los dispositivos técnicos y equipos móviles o inalámbricos. En estos casos, no se causará la tarifa por el concepto de identificación biométrica.

ArtÃculo 4. Tanto el operador biométrico certificado por la RNEC, como los notarios, deberán sujetarse a lo estatuido por la Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, en relación a la protección de datos personales de los usuarios que requieren el servicio notarial.

(â ¦)

ArtÃculo 6: De acuerdo con las facultades constitucionales y legales establecidas, la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices e instrucciones sobre la implementación y aplicación del servicio notarial en materia de identificación biométrica. (...) "(Negrilla fuera de texto)

El marco general es el establecido en la Resolución 6467 de 11 de junio de 2015, en consonancia con el Decreto Ley 019 de 2012, y bajo el cual, debe dársele entendimiento al artÃculo 1 de la Resolución 14681 de 2015. Si bien tal estrategia, ha estado inspirada en el mejoramiento y excelencia del servicio notarial, siempre se ha enmarcado en los lineamientos dispuestos en nuestro ordenamiento jurÃdico, y en el deber del Estado de asegurar la prestación del servicio de manera eficiente en pro del interés general, guiado siempre por los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economÃa, celeridad, imparcialidad y publicidad.

De ahÃ, la necesidad que esta exigibilidad estuviera precedida de limitaciones como las establecidas en el artÃculo 17 del Decreto ley 019 de 2012, la cual dispone suprimir el requisito de imponer la huella dactilar en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante entidades públicas y particulares que cumplan funciones administrativas, y permitir solo de manera excepcional la exigencia de la huella dactilar en ciertos actos, como lo son i) Escrituras Públicas, ii) Autorización para salida de menores de paÃs y iii) otorgamiento de poderes, iv) Cesión de derechos, y que fueran retomados en la Circular 834 de 1 de septiembre de 2015.

No puede entenderse el uso de la identificación y autenticación biométrica, como un proceso obligatorio para todos los actos y trámites notariales, sin ningún tipo de discriminación, en atención a la limitante normativa, como lo es la contenida en el artÃculo 17 del Decreto Ley 019 de 2012 en tanto la exigencia en mención, no surge de un interés arbitrario e infundado de la Superintendencia de Notariado y Registro.

En consecuencia, y acorde con las facultades constitucionales y legales establecidas, es preciso que los notarios del paÃs acaten las orientaciones impartidas por este Despacho, y solo adelanten de manera obligatoria la identificación biométrica en los actos expresamente dispuestos en la ley (artÃculo 17 del Decreto Ley 019 de 2012) y en aquellos en los cuales el usuario de manera voluntaria requiera del servicio, previo registro de tal circunstancia, en tanto que la Superintendencia de Notariado y Registro es la única autoridad competente para impartir directrices, instrucciones y recomendaciones sobre la aplicación de la normativa en materia notarial, y en particular de la identificación biométrica en lÃnea, en concordancia con lo dispuesto en el numeral 7 del artÃculo 24 del Decreto 2723 de 2014 y el numeral 3 del artÃculo 62 de la Ley 734 de 2002.

Lo anterior, en consideración a la circulación y utilización de comunicaciones no oficiales', para justificar ante el usuario del servicio, la exigencia y cobro de la tarifa de identificación biométrica respecto de actos en los cuales no media mandato legal expreso que permita exigir la huella dactilar, y que acorde con lo expuesto resulta contrario a las orientaciones e instrucciones impartidas por este órgano de control y del decreto en comento.

Por estas razones en desarrollo de la función de orientación, el notario no podrá exigir la imposición de la huella dactilar en acto o trámite notarial, salvo en los eventos expresamente señalados en la ley o cuando el usuario de manera expresa lo solicite, caso en el cual se dejará la constancia en el mismo acto, que dicho cotejo se adelantó por solicitud expresa del usuario.

Para tal efecto, y sin excepción de ningún tipo, las notarÃas del paÃs deberán publicar en lugar visible de la notarÃa, la presente circular e indicar al usuario la ubicación de la misma cuando dentro del trámite o acto respectivo se dé uso a la identificación biométrica.

En tal orden, corresponde al notariado asegurar el cumplimiento de este mandato, por cuanto la prestación adecuada del servicio notarial y la seguridad y confiabilidad de los actos y trámites que requieren de la identificación biométrica, dependen del uso del sistema, sin exceder los lÃmites dispuestos en la ley.

Sin otro particular, Cordialmente GOETHNY FERNANDA GARCÃA FLOREZ Superintendente Delegada para el Notariado