CIRCULAR 3508 de 2019

En cumplimiento de las funciones asignadas a la Superintendencia Delegada para el Notariado, se Hace necesario poner en conocimiento de los notarios del paÃs, la suscripción del Convenio interadministrativo de Colaboración entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuyo objeto es coordinar y aunar esfuerzos para la consulta ágil, segura y confidencial de la información relacionada con permisos de salida del paÃs de niños, niñas y adolescentes. En tal sentido, las partes dispusieron el desarrollo de un repositorio digital, para el cargue y verificación de dichos permisos, a través del cual la Superintendencia entregará copia de la información descriptiva de cada permiso de salida de menores, suministrado por cada notario del paÃs, con destino al repositorio dispuesto para el efecto por Migración Colombia.

Adicional a lo anterior, en caso de que el mencionado repositorio presente fallas, esta Entidad dispondrá de un servicio web, con el fin de garantizar la disponibilidad de la información e inmediata confirmación del cumplimiento de los requisitos de ley para la salida de los menores del paÃs. A su vez, se ha dispuesto que para los casos de fallas en la conectividad o conexión al sistema o a internet, que impidan el cargue del documento, los notarios del paÃs deberán dejar constancia de tal situación en el cuerpo del mismo señalando la fecha y hora en la que sobrevino el imprevisto.

A partir del dÃa 16 de octubre de 2019, la implementación y uso de la nueva plataforma de cargue y verificación de los permisos de salida del paÃs de niños, niñas y adolescentes, es de carácter obligatorio para el notariado a nivel nacional, fecha en la cual los notarios del paÃs deberán dar inicio al cargue de dichos permisos tramitados ante sus Despachos. Sin perjuicio, del término que disponga Migración Colombia para la implementación y capacitación sobre el uso de esta herramienta por parte de sus funcionarios.

Cabe precisar, que la validación y verificación de los permisos otorgados con anterioridad a la implementación de esta nueva herramienta, deberá surtirse bajo el procedimiento tradicional por parte de Migración Colombia al momento de la salida de los menores del paÃs, es decir, a través de la validación fÃsica del documento, como consecuencia lógica de la transición en la implementación de este nuevo repositorio.

Con fundamento en lo anterior y para la consecución de la implementación de la nueva herramienta, se pone en conocimiento de los notarios del paÃs el "MANUAL DE USUARIO SALIDA DE MENORES", contentivo de las disposiciones de orden operativo para su adecuado uso, en el que se detalla de forma clara y precisa el procedimiento a seguir para la adopción de esta medida obligatoria, cuyo texto se adjunta a la presente Circular para su estudio.

Finalmente, se recuerda el compromiso a su cargo de adoptar las medidas que garanticen el cabal cumplimiento de los imperativos legales y constitucionales, que protegen el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Cordialmente GOETHNY FERNANDA GARCÃA FLOREZ Superintendente Delegada para el Notariado Proyectó: William Andrés Toca/ Contratista Revisó: Andrea de la Victoria Fontalvo Torres/ Profesional Especializado Revisó: Luis Fernando Millón Salazar/ Asesor del Despacho Aprobó: Dra. Sumaya Chejne Duarte/ Directora de Vigilancia y Control Notarial